La gestión de programas es una elección profesional gratificante y bien remunerada, pero también puede ser un papel desafiante. Si acaba de obtener su primer trabajo de gestión de programas o desea saber si debe dar el salto a una carrera de gestión de programas, es importante comprender lo que implica la carrera. Considere estas 10 cosas que todo nuevo administrador de programas debe tener en cuenta antes de comenzar una función de administración de programas.
La gestión de programas no es lo mismo que la gestión de proyectos
La gestión de proyectos consiste en planificar el trabajo, organizar las tareas y los recursos, controlar los procesos y cumplir un objetivo específico. Ya sea para abrir una nueva oficina, lanzar una nueva aplicación o construir un estadio olímpico, los proyectos tienen un comienzo, un medio y un final definidos con un conjunto claro de objetivos.
La gestión de programas es diferente y, en general, mucho más amplia. Un director de programa puede supervisar varios proyectos a la vez, cada uno de los cuales puede tener su propio equipo de proyecto y su propio director de proyecto. Todos esos proyectos juntos podrían ser parte de un programa más amplio diseñado para entregar algo de valor a la organización a lo largo del tiempo.
Espere incertidumbre
Los programas son intrínsecamente inciertos. Si bien es posible que sepa cuál es el panorama general, es solo una declaración de visión cuando comienza. El camino exacto de cómo llegar allí, y qué proyectos serán necesarios durante un período prolongado de tiempo, es algo que debe resolver sobre la marcha.
Comenzará con una planificación detallada de lo que sabe y creará una imagen de cómo abordar el resto a medida que se acerque. Amplíe progresivamente sus horizontes de planificación y entrega hasta que no pueda seguir adelante.
Reserve tiempo a intervalos regulares para planificar los próximos pasos. También puede aprovechar esta oportunidad para asegurarse de que todavía está en el buen camino para ofrecer valor comercial.
Cuidado con el agotamiento
Si bien un proyecto puede terminar en aproximadamente un año, los programas pueden extenderse, aparentemente indefinidamente.
Los administradores de programas deben proteger a sus equipos contra el agotamiento. No puede trabajar a la máxima velocidad sin cesar, así que asegúrese de que los miembros de su personal tengan el tiempo de inactividad adecuado. Esto debe incluir períodos de tiempo más tranquilo en el trabajo con menos entregables y tiempo suficiente fuera de la oficina para las vacaciones.
Administre las bajas por enfermedad de cerca, observe sus informes de horas extra y esté alerta al hecho de que el bienestar de su equipo es primordial si desea reducir el desgaste y mantener a su gente talentosa durante la vida del programa.
Necesitas controlar el ritmo
Cuando está entregando un programa que tiene una fecha de finalización lejana, necesita administrar el ritmo del trabajo. Es difícil mantener el impulso durante varios años, por lo que su función como gerente de programa es hacer malabarismos con las prioridades y los proyectos para que se obtengan resultados mensurables con regularidad.
Mezcle las ganancias rápidas y el progreso constante hacia los objetivos generales. Esto ayuda al equipo a ver que está avanzando y asegura que haya algunas historias de éxito a corto plazo para compartir para mantener la motivación alta . Finalmente, ayuda a los inversionistas y gerentes ejecutivos a ver que se está avanzando.
Entrene a su equipo para el éxito
Los programas suelen ofrecer algo novedoso, único o transformador para una organización. Uno de los desafíos de trabajar en ese tipo de iniciativas es que probablemente no tenga las habilidades internas para poder completar todas las tareas y proyectos requeridos.
Eso está bien y es de esperar. Su trabajo como nuevo administrador de programas es asegurarse de que pueda mejorar, capacitar y desarrollar a las personas que tiene para que juntos puedan abordar todos los requisitos de recursos.
Puede haber algunas áreas en las que solo necesite un determinado recurso durante un período limitado. Por ejemplo, no va a capacitar a un miembro de su personal sobre cómo conducir un montacargas si esa es una habilidad que necesita durante solo una semana. Sin embargo, si está transformando la forma en que se administra la presencia en línea de su empresa, probablemente sería valioso tener habilidades de desarrollo de sitios web internos junto con cierta experiencia en redes sociales o optimización de motores de búsqueda. Estas son habilidades en las que la empresa dependerá a largo plazo.
Tome decisiones sobre cuál de estos necesita integrar en el equipo y cuál debe ser subcontratado, luego asegúrese de que su programa pueda entregar las tareas de capacitación y contratación necesarias para estar listo para administrar los resultados a medida que se entrega cada proyecto.
La gobernanza es más compleja
Si tiene experiencia en gestión de proyectos, la gobernanza no le sorprenderá. Es la forma en que se organizan y controlan las estructuras de proyectos y programas para garantizar que la toma de decisiones se realice de la manera correcta y que las personas adecuadas estén involucradas. Es crucial para garantizar que el trabajo progrese de una manera que se adapte al caso comercial general, y ayuda a que las personas sigan siendo responsables.
La gobernanza también es la forma en que la oficina de gestión de proyectos y los altos ejecutivos pueden garantizar que un programa esté bien encaminado para generar beneficios. También proporciona una ruta formal para cerrar proyectos o un programa completo si se puede demostrar que esos beneficios ya no se lograrán.
La gobernanza es más compleja en un entorno de programa que en un entorno de proyecto. Las juntas de proyectos y los grupos de dirección normalmente tienen una membresía de nivel ejecutivo. Esto es de esperar, ya que el resultado final de un programa es normalmente una transformación empresarial.
La planificación es más difícil
Los gerentes de proyecto, que están involucrados en un programa, normalmente armarán sus planes de proyecto, luego un equipo de administración del programa, bajo su dirección como gerente de programa, se reúne y los planes se integran.
Esto es más fácil dicho que hecho. Requiere identificar las dependencias entre proyectos y tareas del proyecto. Le obliga a observar los requisitos de recursos para todo el programa y a hacer malabarismos con las actividades para adaptarse a la disponibilidad de las personas clave.
Una vez que se establece su plan de programa integrado, puede rastrearlo en un diagrama de Gantt u otra herramienta de software. A medida que sus gerentes de proyecto realizan un seguimiento de sus proyectos en tiempo real, tendrá que realizar ajustes en el plan del programa, mantener a todos informados sobre los cambios y explicar lo que esto significa para sus áreas de trabajo.
No tienes que planificar cada línea
Como director de programa, confía en sus directores de proyecto para realizar la planificación detallada. No es práctico ni deseable que esté rastreando un programa con miles de tareas.
Necesita una vista acumulada de alto nivel de los proyectos con suficiente detalle para mostrarle si algo va a tener un impacto a nivel de programa.
La forma más sencilla de hacerlo es con aplicaciones de software dedicadas . Tratar de administrar su programa multimillonario en una hoja de cálculo básica sería demasiado desafiante.
Necesitas delegar
Por muy bueno que sea para delegar, estar en una función de gestión de programas significa que debe mejorar aún más.
La buena noticia es que debe tener un equipo de gerentes de proyecto, e incluso podría tener una oficina de administración de programas dedicada para respaldar su cambio transformador.
Hay mucho trabajo por hacer en un programa, y ??configurarlo para garantizar que todas las partes móviles se muevan juntas en el momento adecuado es un gran esfuerzo. No puedes hacerlo solo y no deberías intentarlo. Calcule cuánto tiempo necesita para iniciar el programa y luego asegúrese de contar con un equipo que lo respalde.
Si no tiene a nadie en la oficina de administración del programa, solicite que alguien sea adscrito al equipo de administración del programa. Tienen mucho que hacer. Por ejemplo, alguien en un rol de coordinación de proyectos estaría perfectamente ubicado para brindar la coordinación requerida a nivel de programa, lo que le daría libertad para involucrarse en tareas estratégicas.
No tengas miedo a los conflictos
Hay muchos aspectos de los programas. Desde proyectos con partes interesadas difíciles hasta fechas límite aparentemente inalcanzables, todos los días le brindarán oportunidades de conflicto. Tenga cuidado con las cosas que interrumpen el desempeño del proyecto y esté preparado para intervenir cuando sea necesario para evitar una situación de conflicto antes de que comience .
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