En este momento estás viendo 5 formas de hacer que una reunión normalmente aburrida sea más emocionante

Las reuniones son una parte inevitable del negocio . Compartes información, intercambias ideas, generas soluciones y creas procesos y sistemas. El problema es que muchas de estas reuniones son dolorosamente aburridas, lo que significa que las personas que asisten tienen sus cerebros desconectados.

Si las personas no están concentradas y no prestan atención, la reunión es una pérdida de tiempo para todos. Haga que las reuniones aburridas sean más emocionantes (para que logren algo) con estos cinco consejos prácticos:

Prohibir teléfonos inteligentes

La gente insistirá en que deben tener sus teléfonos; después de todo, podría ocurrir una emergencia. El mundo podría llegar a su fin durante su reunión de planificación trimestral, pero es poco probable.

La tecnología le permite concentrarse en lo que no está frente a usted: la reunión. Si las personas estuvieran cara a cara con las personas a las que envían mensajes de texto durante su reunión, estarían enviando mensajes de texto a otra persona. Los teléfonos se quedan en los escritorios .

Sin el teléfono, suceden dos cosas durante una reunión. Te ves obligado a permanecer en el presente y los descansos se dedican a la comunicación con los demás participantes. Las reuniones son más interesantes cuando hablas con tus colegas y los conoces. Los teléfonos son una barrera para esto.

Preparar, preparar, preparar

Las reuniones aburridas y tediosas ocurren cuando el líder o el moderador llega tarde , no tiene una agenda y la vuela. Una reunión bien preparada puede ser fascinante y atractiva. Cuando el líder tiene un plan y un propósito, la reunión será más interesante. Cuando no hay dirección ni meta, la reunión no será interesante.

La otra parte de la preparación es mejorar sus habilidades. Ha estado en reuniones que fueron productivas e interactivas y le hicieron sentir que podía avanzar y lograr grandes cosas. Y ha asistido a reuniones en las que está bastante seguro de que si se queda dormido, nadie lo extrañará y no se perderá nada importante. La diferencia es la persona que dirige la reunión.

Si sus reuniones son aburridas , mírese al espejo. Encuentra una forma de mejorar. Tome una clase (su departamento de recursos humanos podría ayudarlo con sugerencias) y solicite comentarios y tutoría de un compañero de trabajo cuyas habilidades para las reuniones admire. Hay mucha ayuda disponible si la solicita, y gran parte de ella es gratuita.

Todos participan

Si la participación no es necesaria, puede manejar todo el problema por correo electrónico. Es raro que necesite traer un grupo para transmitir información. Temas como los despidos masivos o la reestructuración completa de la empresa son una excepción y es mejor que los maneje un gerente que hable con todos. De lo contrario, las  reuniones deberían ser interactivas .

En una sesión de lluvia de ideas , todos deberían hablar. Si alguien no está hablando, pídale a esa persona que contribuya. Los introvertidos pueden sentirse incómodos, así que hazlo lo más libre de presión posible. La cultura de su reunión debe garantizar que se incluyan las ideas de todos, y los participantes deben saberlo con anticipación para no sorprenderse.

Ya sea una reunión de planificación, una reunión de establecimiento de objetivos o incluso una reunión de informe trimestral, siempre deje tiempo para preguntas y comentarios.

No dejes que nadie domine

Si lidera la reunión , es posible que hable más que los demás, pero no permita que ninguna persona domine la conversación. Esa es la fórmula para una reunión tediosa. Redirija los comentarios y llame a personas con experiencia en el área para disuadir a un hablador compulsivo.

Las personas que se toman el tiempo de asistir a una reunión, aportando sus conocimientos y experiencia, merecen la oportunidad de hablar y compartir sus opiniones. Como líder, puede aprender a controlar el comportamiento que socava la reunión.

Aquí hay una manera de detener cortésmente a una empleada, llamémosla Jane, cuando termine su cuarto comentario y comience a hacer el quinto: “Gracias, Jane, conocemos su posición. Me gustaría escuchar lo que Karen tiene que decir. Y Jim y Bob aún no han tenido la oportunidad de hablar «.

A veces, tendrá que hablar con los Janes de su oficina antes de una reunión para recordarles que el objetivo de unirse como grupo es compartir ideas con todos y, si dominan, la reunión no será tan exitosa. Hablar de este comportamiento inmediatamente después de la reunión también funciona bien, ya que tendrá nuevos ejemplos para proporcionar.

Crea elementos procesables

Una reunión interesante y emocionante termina con cosas que las personas pueden y deben hacer, ya sea para promover sus objetivos individuales, los objetivos de la empresa o, idealmente, ambos. Si la gente no se marcha sabiendo cuáles son sus próximos pasos, la reunión fracasó.

Desarrolle un seguimiento para la rendición de cuentas. Puede tener lugar en una segunda reunión o individualmente, pero debe suceder. Las personas se desconectarán si saben que los elementos de acción son todos para mostrar.

Realice estos cinco cambios y las reuniones aburridas se volverán más emocionantes y productivas. Cuando las personas experimentan reuniones interesantes y productivas, la organización en general se beneficia.