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Las descripciones de trabajo de los empleados son declaraciones escritas que describen los deberes, responsabilidades, calificaciones requeridas y relaciones de informes de un trabajo en particular. Se basan en información objetiva obtenida a través del análisis del trabajo , la comprensión de las competencias y habilidades necesarias para realizar las tareas necesarias y las necesidades de la organización para producir trabajo.

Las descripciones de puestos de los empleados identifican y detallan las responsabilidades de un puesto específico. También incluyen información sobre las condiciones laborales, las herramientas, el equipo utilizado, los conocimientos y las habilidades necesarias y las relaciones con otros puestos, incluido el jefe inmediato.

Las descripciones de puestos de los empleados, desarrolladas de manera eficaz, son herramientas de comunicación que son importantes para el éxito de su organización. Las descripciones de trabajo de los empleados mal redactadas, por otro lado, aumentan la confusión en el lugar de trabajo, la falta de comunicación y hacen que las personas sientan que no saben lo que se espera de ellos.

Si utiliza las descripciones de puestos de los empleados como documentos vivos que se actualizan periódicamente para reflejar los requisitos cambiantes de cada empleado, estas descripciones pueden convertirse más en un plan de trabajo que en un documento irrelevante.

Aspectos positivos de las descripciones de puestos

Las descripciones de trabajo que tienen un impacto positivo en la comprensión de un empleado de su trabajo y el estándar de desempeño que se espera proporcionan los siguientes componentes.

Brinde la oportunidad de comunicar la dirección de su empresa e informar a los empleados cómo encajan en el panorama general

Ya sea que sea una empresa pequeña o grande o una organización de varios sitios, las descripciones de trabajo de los empleados bien redactadas lo ayudarán a alinear la dirección de los empleados con la dirección de su liderazgo senior y su plan estratégico para la empresa.

La alineación de los empleados con sus objetivos,  visiónmisión significa el éxito de su organización. Como líder, está garantizando la transfuncionalidad de todos los puestos y roles necesarios para satisfacer a sus clientes.

Establezca expectativas claras sobre lo que espera de las personas:

Ferdinand Fournies, en «¿Por qué los empleados no hacen lo que se supone que deben hacer y qué hacer al respecto? «, Dice que la expectativa del trabajador es el primer lugar al que debe fijarse si las personas no están haciendo lo que usted quiere que hagan. Él dice que debe asegurarse de que todos los empleados comprendan claramente sus expectativas, y esa comprensión comienza con la descripción del trabajo del empleado. 1?

Esto es cierto ya sea que esté contratando nuevos empleados o publicando trabajos para  solicitantes internos .

Ayúdese a cubrirse legalmente

Por ejemplo, para cumplir con la  Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) , querrá asegurarse de que la descripción de los requisitos físicos del trabajo sea exacta hasta la letra. Esto lo ayudará a responder de manera adecuada si un empleado solicita una adaptación según la ADA.

Ayude a los empleados de la organización, que deben trabajar con la nueva contratación, a comprender los límites de las responsabilidades de la persona

Las personas que han estado involucradas en el proceso de contratación tienen más probabilidades de apoyar el éxito del nuevo empleado o compañero de trabajo ascendido . Desarrollar descripciones de puestos de los empleados es una manera fácil de involucrar a las personas en el éxito de su organización.

Recuerde, a medida que desarrolle las descripciones de funciones de los empleados, reconozca que son un componente de un sistema de gestión del desempeño eficaz . Tenga en cuenta estas advertencias sobre las descripciones de funciones de los empleados.

Potencial negativo de las descripciones de puestos de los empleados

Las descripciones de puestos de los empleados tienen sus desventajas, incluidas las siguientes: 

Se vuelven obsoletos en un entorno de trabajo acelerado, cambiante y orientado al cliente

Debe complementar las descripciones de los puestos de trabajo de los empleados con objetivos negociados regularmente y oportunidades de desarrollo , como mínimo, trimestralmente, preferiblemente mensualmente. Requiere que el empleado se reúna con el jefe o el equipo para establecer el siguiente conjunto de objetivos específicos y mensurables.

Esta reunión también debe ser realista. Si el empleado recibe nuevas metas y sigue siendo responsable de todas las tareas enumeradas en la descripción original del trabajo del empleado, esto es injusto. Es desalentador para el empleado que nunca siente que está logrando el éxito en su trabajo.

Especialmente, si las metas y los logros laborales están vinculados al salario o al bono, debe observar dónde está invirtiendo el tiempo el empleado. Si las descripciones de los puestos de trabajo del empleado proporcionan una imagen inexacta, cambie la descripción del puesto del empleado.

No siempre tenga suficiente flexibilidad para que las personas puedan «trabajar fuera de la caja»

Las descripciones de puestos de los empleados deben ser flexibles para que los empleados se sientan cómodos con la capacitación cruzada. Deben permitir que otro miembro del equipo realice una tarea y que el empleado tenga la confianza de que puede tomar decisiones adecuadas para atender a sus clientes. Desea desarrollar personas que se sientan cómodas tomando oportunidades razonables para estirar sus límites. 

No proporcione siempre una revisión del trabajo diario de un empleado

Además de la actualización periódica de las metas y los objetivos sugeridos, las descripciones de los puestos de los empleados son una parte integral del sistema de evaluación y gestión del desempeño. Se utilizan para determinar los aumentos salariales y la elegibilidad para bonificaciones. Son una referencia laboral para determinar cómo un empleado pasa su tiempo en el trabajo a diario. Proporcionan un enfoque medible para la energía y la atención de un empleado. 

Pueden quedar sin usar en un cajón y, por lo tanto, son una pérdida de tiempo.

Las descripciones de los puestos de los empleados deben ser parte integral de su proceso de selección de contratación . Si no utiliza las descripciones de trabajo que desarrolla en sus sesiones de gestión de comentarios y desempeño, todo el proceso ha sido una pérdida de tiempo y energía. En las organizaciones de ritmo rápido de hoy, ¿quién tiene tiempo para eso?

La línea de fondo

Puede utilizar las descripciones de puestos de los empleados para obtener la propiedad del empleado y rastrear los parámetros de las habilidades y habilidades que busca para el puesto. Al contratar, las descripciones de trabajo de los empleados bien escritas pueden ayudarlo a tomar decisiones de contratación acertadas. Y contratar al equipo adecuado es fundamental para su éxito futuro.