En este momento estás viendo Cómo debe pensar el personal de recursos humanos sobre los problemas

La pregunta del empleado parece simple, directa y debería ser fácil de responder. ¿Derecha? No si su trabajo es en Recursos Humanos . Incluso la pregunta más simple de los empleados genera innumerables banderas rojas para el equipo de recursos humanos de un empleador. Una vez más, recorre ese camino de cinco frentes. ¿Cómo satisface a las cinco partes interesadas mientras trata al empleado actual de manera justa?

¿Qué es lo mejor para el empleador? ¿Qué es lo mejor para el empleado? ¿Qué es legal o requerido por una agencia gubernamental? ¿Qué sienta el precedente para futuras decisiones sobre el trato justo de los empleados? ¿Qué decisión hará que lo demanden con todos los costos y agravantes concurrentes?

No puede tomar una decisión a menos que la decisión satisfaga a las cinco partes interesadas, hasta cierto punto. ¿Realmente es de extrañar que a veces sea el empleado el que sufre? Así es como la gente de Recursos Humanos tiene que pensar y tomar decisiones para responder la pregunta de un empleado. Usemos como ejemplo la modificación de la política de viajes a ferias comerciales de esta empresa.

Cómo piensa RRHH, toma decisiones y responde preguntas

La pregunta formulada por un lector parecía bastante simple. Un empleado, que viaja por negocios de la empresa a ferias comerciales y otros eventos de clientes, quería extender su tiempo en la ciudad del evento utilizando el tiempo de vacaciones. No hay problema.

No hay problema, es decir, hasta que RR.HH. le informó de cómo se cargarían los días a su tiempo de vacaciones pagadas . Con simpatía tanto para RRHH como para el empleado, así es como una persona de RR.HH. debe pensar y tomar decisiones.

El empleado viajó el domingo a una feria comercial. (No hay problema con este tiempo de viaje; la compañía, por política, que todos los empleados entienden, no paga el tiempo de viaje de fin de semana para los empleados exentos ). El empleado trabajó de lunes a miércoles en la feria comercial y quería comenzar a usar el día de vacaciones después del evento. .

De acuerdo, dijo el gerente de recursos humanos , el jueves y el viernes son días de vacaciones. No, respondió el empleado, el jueves normalmente viajaría de regreso a la empresa; ya que ese día se pagaría como parte de mi semana laboral normal, no es justo que me tome un día de vacaciones para cubrir el jueves. ¿Estás conmigo?

El pensamiento y la toma de decisiones de RR.HH. comienzan a funcionar

De acuerdo, dice el gerente de recursos humanos, cuya primera inclinación es cobrar el jueves como día de vacaciones ya que el empleado, de hecho, no está usando el día para viajar de regreso a la empresa. La persona de recursos humanos, con razón, no quiere tener que tomar decisiones de tiempo libre de los empleados caso por caso, para los empleados que asisten a eventos patrocinados por la empresa.

Al consultar con un par de directores ejecutivos y otra persona de recursos humanos, ambas decisiones tuvieron partidarios. Si se esperaba que el empleado regresara de la conferencia el miércoles y trabajara el jueves, entonces el jueves debería ser un día de vacaciones.

Si el jueves sería normalmente un día de viaje, contaría como un día de trabajo, no como un día de vacaciones. En circunstancias normales, viajaría de regreso de todos modos y la empresa no debería penalizarlo por extender su estadía con unas vacaciones.

Pero ha optado por no viajar de regreso, sino irse de vacaciones, dijeron los disidentes. Ese no es un problema de la empresa y solo pagamos el tiempo de viaje si el empleado usa el día de la semana para viajar de regreso. Dado que no pagamos por el tiempo de viaje los fines de semana y no existe tal cosa como un día de viaje, a los empleados solo se les debe pagar si están trabajando.

Además, normalmente se espera que un empleado, a menos que se le asigne el desmontaje del stand, viaje de regreso el miércoles y se presente a trabajar el jueves. Podría hacer arreglos para llegar tarde con su gerente si su vuelo era de ojos rojos.

En ese caso, no hay duda de que el jueves se debería cobrar como día de vacaciones. Pero, ¿cuál ha sido la práctica anterior en la empresa? ¿Se espera que los empleados viajen de regreso el miércoles, si es posible, o es el jueves el día normal de viaje para regresar?

La mayoría de los empleados quieren volver a casa y trabajar lo antes posible. Entonces, viajan a casa el miércoles si es posible algún vuelo, en lugar de pasar una noche solos en una ciudad extraña sin nada que hacer.

Ésta es también una cuestión del sector de los empleados públicos y privados. Si usted es un empleado del sector público, que a menudo trabaja bajo las condiciones negociadas de un contrato sindical, espera consideraciones tales como el pago por cada minuto que trabaja. Si no es en compensación directa , un empleado del sector público espera tiempo compensado por las horas trabajadas y también esperaría que le paguen por viajar durante el fin de semana.

Este pensamiento es un anatema para un empleador del sector privado que espera que los empleados exentos hagan el trabajo y cumplan los objetivos. De hecho, pensar como un empleado por horas obstaculizará su carrera y lo hará menos valorado como empleado. A continuación, se muestran algunas reflexiones anteriores sobre la compensación a los empleados por el tiempo de viaje .

Si el empleado es un empleado por horas o no exento , los empleadores deben tener en cuenta el tiempo de viaje pagado, más las horas trabajadas en la feria comercial. Cuando un empleado es elegible para sobretiempo , estas regulaciones se aplican incluso en la carretera.

(Esta es una de las teorías sobre por qué a los empleados no exentos se les pide tan raramente que viajen para eventos y capacitación para clientes. Las regulaciones gubernamentales hacen que su costo de asistencia sea prohibitivo, o al menos, un dolor en el trasero para que los empleadores rindan cuentas y paguen. , por mucho que estas reglas puedan inhibir la utilización y el crecimiento profesional de los empleados por hora, las simpatías de RR.HH. están con los empleadores).

Consideraciones para la decisión de RR.HH. sobre la política de ferias comerciales

El siguiente problema que RR.HH. debe tener en cuenta, en este caso, es que muchos empleados viajan con frecuencia para ferias comerciales y otros eventos de la empresa. Una decisión tomada, en este caso, tiene ramificaciones de gran alcance para el empleador y decisiones sobre las solicitudes de otros empleados en el futuro.

¿RRHH realmente quiere tomar estas decisiones caso por caso? ¿En qué momento termina el trabajo y comienzan las vacaciones? ¿Cuándo termina la feria comercial a las 4 pm del miércoles?

¿Cuándo sale el último avión hacia la ciudad de residencia del empleado el miércoles por la noche? ¿Y si no hay avión el miércoles? ¿Cuánta documentación e investigación deberá requerir RR.HH. de otros empleados en el futuro para garantizar que las decisiones contables de tiempo libre de la empresa sean coherentes y justas?

En algún momento, RR.HH. debe determinar que una decisión a favor de permitir que este empleado use el jueves como día de vacaciones tiene demasiadas ramificaciones para solicitudes similares en el futuro. El empleado se sentirá comprensiblemente infeliz.

Pero nadie en RR.HH., a quien yo conozca, quiere dedicar su tiempo de trabajo como policía a cargo de RR.HH. El empleado está optando por no viajar en tiempo retribuido; puede viajar de regreso si quiere su paga y luego irse de vacaciones. Cualquier otra decisión abre una lata de gusanos demasiado grande.

Un pensamiento final para la persona de recursos humanos tiene que ver con cómo se ha tratado a los empleados en el pasado. ¿Los empleados generalmente viajan el miércoles por la noche o el jueves? Si es jueves, ¿se espera que se presenten en la oficina? Si es miércoles por la noche, ¿cuánto del jueves se espera que trabajen?

Si en el curso normal de los negocios regresaba el miércoles por la noche, el jueves debería contar como vacaciones. Si en el curso normal de los negocios, viajaría el jueves, pero se espera que también se presente en el lugar de trabajo el jueves, entonces el jueves se debería cobrar como día de vacaciones.

Ah, ¿es la primera vez que te encuentras con esta pregunta? Estupendo. Tiene la oportunidad de sentar un precedente y establecer la política y las prácticas de viaje de su empresa.

Probablemente incluso pueda agregar su decisión al manual del empleado , para que todos los empleados conozcan el terreno para guiar su toma de decisiones en el futuro.

RRHH alcanza una solución

¿Qué tal esto para una solución a la pregunta actual? ¿Cómo ha gestionado la empresa los viajes de los empleados a ferias comerciales y eventos para clientes en el pasado? ¿Los empleados vuelan de regreso esa noche y trabajan al día siguiente o la empresa les da margen de maniobra y los deja volar de regreso al día siguiente del evento y presentarse a trabajar al día siguiente?

Determine qué ha regido la gestión de estas prácticas en el pasado, según varios de sus gerentes que son responsables de los empleados que asisten a eventos de cara al cliente. La práctica anterior determinará el uso de un día de vacaciones, o no, para la ausencia del jueves.

¿Qué pasa si descubre, como es probable, que las prácticas han sido inconsistentes en todos los ámbitos y no existe una práctica previa clara? Dibuja la línea en la arena. Dígale al empleado que pregunta actualmente, que no tenía reglas para guiarlo, que puede usar un día de vacaciones para el jueves. Luego:

  • Desarrolle su póliza,
  • Agregue la política al manual del empleado ,
  • Capacitar a los empleados que viajan sobre la política revisada,
  • Informe a los gerentes que la discreción de la gerencia ya no guiará las decisiones de viaje de los empleados porque las decisiones no han sido consistentes y justas, y
  • Utilice la nueva política para tomar decisiones justas y consistentes en el futuro.

Lenguaje de la política de viajes para el futuro

En una empresa donde los empleados viajan con frecuencia por negocios, y especialmente si el grupo de empleados es grande, sería una pesadilla para la empresa tomar decisiones caso por caso y la empresa nunca podría ser justa en todos los ámbitos. Los requisitos de documentación para los empleados agregan una carga innecesaria.

Ser molestos con los empleados buenos y contribuyentes sobre el seguimiento del tiempo de un minuto es insultante y degradante, para el gerente, RR.HH. y el empleado. Y frustra su propósito de confiar en los empleados , tratar a los empleados como adultos y esperar que los empleados tomen decisiones responsables dentro de las pautas establecidas.

Entonces, dependiendo de las necesidades de su empresa, esta es la política recomendada como parte de su política general de viajes. (Tiene muchas decisiones adicionales para una política integral).

Y, por cierto, ¿si solo tienes un par de empleados que viajan? Ignore todo este pensamiento y toma de decisiones de RR.HH. ¡Duh! Los gerentes pueden tomar decisiones sobre la contabilidad del tiempo caso por caso.

Viajes hacia y desde eventos patrocinados por la empresa:

En (nombre de la empresa), los empleados viajan con frecuencia por negocios. Los empleados asisten a reuniones de capacitación o asociaciones profesionales, visitan proveedores y competidores, se reúnen con clientes y asisten a ferias comerciales y otros eventos de interacción con el cliente, por nombrar solo algunos ejemplos. Debido a que estos eventos a menudo se llevan a cabo en lugares deseables, los empleados con frecuencia solicitan usar su PTO o tiempo de vacaciones para extender su estadía en el lugar del evento.

En estos casos, la empresa es responsable del costo de viaje de los empleados, incluidos aviones, taxis, autobuses del aeropuerto y los medios de transporte necesarios desde el día en que el empleado viaja al evento hasta que el empleado completa los negocios de la empresa en el evento. El empleado debe contabilizar cada día adicional de la semana libre del trabajo después del evento como tiempo de vacaciones pagadas, tiempo de PTO o licencia no pagada con permiso de la gerencia.

Todos los costos incurridos por el empleado, o compañeros de viaje, por viaje, comida, alojamiento, transporte, etc., mientras se toma el tiempo libre, deben ser pagados por el empleado. La parte del boleto de avión, comprada por la compañía para el regreso del empleado después de la asistencia al evento, o el millaje contabilizado , normalmente pagado por la compañía por el regreso del empleado , puede usarse para el regreso a casa del empleado.

La empresa no pagará gastos adicionales. El empleado debe contabilizar cada día de descanso posterior al evento patrocinado por la empresa.

Sí, esta es una respuesta larga a la pregunta del empleado sobre el uso del tiempo de vacaciones para extender los viajes a eventos de su empresa. Pero es un buen ejemplo de todos los factores que RR.HH. debe considerar en el pensamiento y la toma de decisiones de RR.HH. No es divertido para RR.HH., pero es necesario el pensamiento y la toma de decisiones de RR.HH. para satisfacer las necesidades de las cinco partes interesadas de la empresa.

¿No odias la jerga de recursos humanos ? Empiece con la palabra: incentivar.