Muchas discusiones sobre la subcontratación en los medios lo hacen parecer complejo, pero es bastante simple. Incluso en nuestros hogares, «subcontratamos» muchas tareas: cocinar, mantener nuestro césped y cuidar a los niños, solo por nombrar algunas. Cuando no tenemos el tiempo, el enfoque o las habilidades para hacer el trabajo nosotros mismos, buscamos a alguien que pueda y alguien que haga el trabajo por un precio que podamos pagar. Las corporaciones funcionan de la misma manera, aunque sus decisiones pueden involucrar más factores y tomadores de decisiones.
Proceso de desarrollo
Pero así como las familias toman decisiones diferentes, las corporaciones pueden llegar a decisiones sorprendentemente diferentes sobre la subcontratación. No existe una plantilla que funcione para todas las empresas, pero existe un proceso que todas las empresas deben considerar:
Realización
En el pasado, es posible que muchas empresas ni siquiera supieran qué era la subcontratación. Hoy en día, conocen la subcontratación, pero es posible que no se den cuenta de cuántos programas de subcontratación (y similares a la subcontratación) ya operan: centros de copia, salas de correo, administración de instalaciones, TI e incluso partes de un departamento legal corporativo . Es posible que la subcontratación no resuelva todos los problemas, pero aprender sobre la generación anterior de contratos identificará nuevos proyectos y proporcionará información valiosa.
El establecimiento de metas
Para tener éxito en la creación de un programa de subcontratación, debe definir objetivos específicos, como reducir los costos corporativos generales en un cinco por ciento, concentrarse en la eficiencia para una sola ubicación o solo observar las funciones realizadas en una unidad de negocios. Los goles no necesitan un gran detalle. A medida que aumenta su experiencia de subcontratación, las definiciones cambiarán.
Participación
Necesita participantes de muchas áreas de especialización para que aporten información al plan, verifiquen las suposiciones y proporcionen un juicio de expertos. Cuando pases de un plan general a proyectos específicos, repetirás este proceso y crearás subgrupos con conocimientos aún más específicos.
Identificación
Ahora que tiene metas y expertos para identificar e interpretar la información, es hora de identificar proyectos específicos para su programa de subcontratación . Cada empresa desarrolla diferentes criterios y está impulsada tanto por la cultura como por el análisis financiero u operativo, pero hay criterios comunes que debe tener en cuenta:
- Decisiones anteriores: su empresa probablemente tomó decisiones anteriores sobre el uso de no empleados, como trabajadores temporales o contratos de servicios. Trabaje con Adquisiciones y su PMO ( Oficina de gestión de proyectos ) para obtener más detalles. Vea cómo abordaron los problemas de esta lista y recopile las lecciones aprendidas.
- Experiencia: ¿Está desempeñando funciones o produciendo productos sin la experiencia suficiente, o tiene problemas para retener a los gerentes? ¿Tiene la administración actual un plan para abordar estos problemas? De lo contrario, este podría ser un buen proyecto de subcontratación.
- Calidad: incluso si una función tiene personas con las habilidades adecuadas y gerentes experimentados, es posible que no obtenga el nivel de servicio que necesita. ¿El gerente realiza encuestas a los clientes? ¿Qué dicen los clientes sobre productos o servicios? Una brecha en la calidad o la falta de interés en el servicio al cliente es otro indicador de la subcontratación.
- Costo: un servicio de alta calidad no es necesariamente un buen valor. ¿Cómo se comparan sus costos con los de la competencia? ¿La función produce informes mensuales: costos unitarios, costos operativos, tendencias de costos de varios años? Si esta función no puede producir estos informes, un servicio subcontratado podría proporcionar una mayor transparencia en sus operaciones.
- Escala: cuando examine toda su empresa, hará muchos descubrimientos inesperados. ¡Mantente enfocado! Un gran proyecto es un mejor candidato para la subcontratación que varios proyectos más pequeños. Ese único gran proyecto requerirá muchos menos recursos administrativos y de gestión. Mantenga una lista completa, pero solo seleccione candidatos que brinden un gran impacto en su primera ola de proyectos.
- Seguridad: ahora tiene una buena idea de los proyectos potenciales. Es hora de filtrarlos según los estándares de seguridad. La seguridad es un tema complejo y controvertido. Se aplican diferentes estándares a diferentes industrias, y algunas empresas son más conscientes de la seguridad que sus competidores. Comprenda los estándares internos y de la industria y limite los proyectos de subcontratación en consecuencia. Incluya los departamentos legal, de TI , seguridad corporativa, cumplimiento (si corresponde) y cualquier departamento de «riesgo» en sus discusiones.
- Priorización: cada elemento anterior (y quizás otras características) debe puntuarse, y luego a cada proyecto se le debe asignar un «valor de subcontratación» total. Sin duda, habrá mucho debate sobre qué características son las más importantes, si sus puntuaciones son precisas y si se deben considerar otras características. No se sorprenda si este proceso dura meses o incluso años.
- Comunicación: para cuando haya priorizado los proyectos potenciales, habrá celebrado muchas reuniones y hablado con mucha gente. Espere que estas discusiones sean información pública en los departamentos a los que ha apuntado para la subcontratación. Asuma siempre que estas discusiones llegarán a su población de empleados, a menudo en tiempo real. Las comunicaciones corporativas cuidadosamente pensadas deben estar preparadas y listas. Nunca permita que los rumores se conviertan en una mejor fuente de información que los hechos.
Ejecutando
Al final de este proceso, tendrá su plan de subcontratación inicial. Hay muchos más pasos a medida que ejecuta este plan: Confirmación de datos, creación de subcomités para proyectos específicos, identificación de proveedores, ejecución de pilotos, adjudicación de contratos, etc. Sin embargo, desarrollar su plan le proporciona los primeros y más importantes pasos.
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