La agenda de una reunión es una lista de elementos que los participantes esperan lograr en una reunión. La agenda debe distribuirse antes de una reunión, como mínimo con 24 horas de anticipación para que los participantes tengan la oportunidad de prepararse para la reunión. Preferiblemente, si es posible, la agenda debe estar disponible varios días antes de la reunión. Cuanto más tiempo tengan sus colegas para prepararse para una reunión, más probable es que asistan preparados para participar de manera efectiva.
Desarrollar una agenda de reunión
El primer paso para desarrollar una agenda es identificar si se necesitan otros empleados para ayudarlo a planificar la reunión. Luego, decida lo que espera lograr al realizar la reunión y establezca metas factibles para su reunión . Los objetivos que establezca establecerán el marco para un plan de reuniones eficaz . Asegúrese de no haber planeado más de lo razonablemente posible dentro del plazo de su reunión.
Como dijo Stephen Covey en «Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas», «Comience con el fin en mente». 1 ? El propósito de la reunión determinará el enfoque de la reunión, la agenda de la reunión y los participantes de la reunión.
Luego, considere cuánto tiempo espera necesitar para cada tema de la agenda. Si la reunión va a durar una hora y tiene cinco puntos en la agenda, eso le da una idea general del marco de tiempo con el que está trabajando. No significa que cada tema de la agenda deba ser exactamente de 12 minutos, pero los cinco combinados obviamente no pueden promediar más tiempo que eso.
Decisiones a tomar
Después de determinar su objetivo general, usted o su equipo deben tomar ciertas decisiones. Además del propósito u objetivo de la reunión, también incluya en su agenda:
- Una fecha, hora y lugar para la reunión.
- Participantes necesarios en la reunión
- Temas para discusión
- La cantidad de tiempo que anticipa que el grupo necesitará para discutir cada tema.
- Trabajo previo para la reunión. Esto incluirá cualquier lectura, documentación , datos, minutas de una reunión anterior o cualquier otra preparación que haga que su reunión sea exitosa. Los documentos relevantes deben adjuntarse al aviso de la reunión y al orden del día cuando los distribuya a los participantes invitados.
Identificación de participantes
Una vez que haya decidido que una reunión es necesaria para lograr su objetivo, debe desarrollar una lista de participantes. No todos los empleados pueden o deben participar en todas las reuniones, pero invitar a los participantes adecuados aumentará sus probabilidades de éxito. Determine a sus participantes haciéndose algunas preguntas:
- ¿Quién debe poseer la solución que desarrolla el grupo?
- ¿Quién es el dueño del proceso que está discutiendo el grupo?
- ¿Quién necesita conocer la información que está distribuyendo?
- ¿Quién puede proporcionar datos y hechos para orientar la toma de decisiones?
- ¿Quién tiene experiencia o conocimientos para compartir con el grupo?
- ¿Quién debe apoyar la implementación de cualquier solución o tarea?
- ¿Quién debe proporcionar permiso o recursos para lograr el resultado de la reunión?
- ¿Quién podría oponerse a la implementación de alguna solución o dirección?
Agendas para reuniones programadas regularmente
No todas las reuniones necesitan una agenda desarrollada a medida. La mayoría de los empleados tienen reuniones programadas con regularidad para sus departamentos o grupos de trabajo. También tienes equipos y proyectos en los que participas.
Es posible que un proyecto en curso no requiera una agenda recién desarrollada para cada reunión, pero su equipo estará bien atendido al adoptar un enfoque estándar para su reunión. La reunión de empleados programada regularmente se divide en tres segmentos para los cuales cada uno tiene puntos de agenda estándar:
Elementos informativos
Escriba cualquier tema de la agenda que sea informativo para cada reunión. Por ejemplo, el gerente actualiza al grupo sobre los resultados de la reunión de la alta dirección.
Elementos de acción
Coloque en la agenda cualquier tema que espera que el grupo quiera revisar en cada reunión programada regularmente. Por ejemplo, el desempeño al presupuesto para el período de tiempo y la identificación de ahorros de costos y mejoras continuas que el grupo planea lograr.
Planificación anticipada
Coloque en la agenda cualquier tema que el grupo quiera planificar o preparar con anticipación. Por ejemplo, las metas a corto plazo para el próximo mes o la necesidad de asistencia de un compañero de trabajo en las próximas asignaciones.
Si sigue estas pautas al desarrollar la agenda de su reunión, aumentará la probabilidad de que su reunión sea más productiva.
Qué incluir en la agenda de su reunión
Una agenda para una reunión programada regularmente puede ayudar a producir los resultados que busca al incluir algunos elementos básicos:
- Calentamiento y saludos. Considere un breve rompehielos dependiendo de la frecuencia con la que se reúna el grupo. Incluso en una reunión en línea, los participantes pueden estar bien atendidos por un rompehielos.
- Revise el propósito, la agenda y los resultados esperados y el producto de la reunión.
- Revisar, corregir (si es necesario) y aprobar las actas de la reunión anterior.
- Proporcionar la información departamental y de la empresa adecuada que el equipo necesite.
- Revise el progreso de los elementos de acción, los planes de acción y los compromisos. Revise el progreso del grupo en las metas.
- Discuta y tome decisiones sobre los puntos de la agenda de esta reunión.
- Identifique los próximos pasos.
- Identifique el propósito, el resultado y la agenda de la próxima reunión.
- Al final de la reunión, la persona que toma notas debe revisar los compromisos asumidos por las personas durante la reunión.
- Identifique cualquier ayuda necesaria de personas que no estén en el grupo y asigne participantes para que se pongan en contacto.
- Determine quién, fuera de la reunión, los participantes deben saber qué y decida cómo logrará la comunicación.
- Distribuya las actas dentro de las 24 horas posteriores a la reunión o inmediatamente si la persona que tomó las notas las tomó electrónicamente.
La línea de fondo
Puede hacer que sus reuniones en línea o en persona sean más efectivas y con más probabilidades de producir los resultados que busca cuando elabora una agenda detallada. La agenda es el resultado de su pensamiento disciplinado sobre los resultados que desea lograr. La agenda de la reunión es la manifestación externa de su plan y metas.
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