Las cartas de reprimenda son cartas escritas por el gerente para proporcionar una declaración oficial de un problema de desempeño que un empleado debe mejorar. Las cartas de reprimenda son a menudo un paso en el proceso de acción disciplinaria formal que puede resultar en una acción disciplinaria adicional para el empleado hasta e incluyendo el despido si el empleado no mejora.
Las cartas de reprimenda son un componente importante en la documentación de un problema de desempeño del empleado para el empleado y el empleador. Las cartas de reprimenda escritas expresan clara y específicamente el desempeño que debe mejorar y las consecuencias si el desempeño no mejora.
Estas cartas comerciales formales generalmente siguen después de cualquier intento de entrenamiento verbal por parte de un supervisor. Sin embargo, con frecuencia vienen antes de una corrección verbal al empleado, llamada advertencia verbal o advertencia verbal formal. Todos los pasos deben centrarse en el problema de rendimiento o los problemas de rendimiento relacionados.
Componentes de las cartas de reprimenda
Las cartas de reprimenda efectivas tienen varios componentes en común. Deben tener una declaración clara del problema o del desempeño que el empleado debe mejorar. La carta podría enumerar varios ejemplos de formas en que el empleado puede cambiar su desempeño para cumplir con las expectativas de desempeño. Dar ejemplos proporciona al empleado una imagen compartida (significado compartido) en torno a las expectativas del gerente y de la empresa .
Si es relevante, incluya un cronograma dentro del cual el desempeño del empleado debe mejorar. Esta referencia puede tener la forma de una fecha de vencimiento o una fecha de finalización, momento en el que el gerente volverá a evaluar el desempeño del empleado.
Explique cómo el incumplimiento afecta no solo a los empleados, sino también al lugar de trabajo y al éxito de la organización. La carta de reprimenda también debe proporcionar una declaración clara sobre las consecuencias que un empleado puede esperar si su desempeño no mejora como se describe en la carta de reprimenda.
La importancia de las firmas
La firma del supervisor o del gerente del empleado es importante cuando se trata de reprimendas. La carta generalmente contiene una declaración de que la firma del empleado representa que ha recibido la carta. No indica necesariamente que estén de acuerdo con su contenido. Debe ser específico en la redacción para que el empleado entienda que está acusando recibo de la carta, no que haya cometido un delito.
Dar una oportunidad para la respuesta de los empleados
Debe darle al empleado la oportunidad de responder a los problemas planteados en la carta de reprimenda. La objeción debe estar por escrito, fechada y firmada por el empleado. El empleado puede estar de acuerdo, en desacuerdo, expresar arrepentimiento, etc. Las refutaciones escritas por el empleado se adjuntan a las cartas de reprimenda originales.
Modelo de carta de reprimenda
Este es un ejemplo de carta de reprimenda. Descargue la plantilla de carta de reprimenda (compatible con Google Docs y Word Online) o vea más abajo para ver más ejemplos.
Modelo de carta de reprimenda n. ° 1 (versión de texto)
Para: Jeffery Jones
De: George Peterson
Fecha: 1 de septiembre de 2018
Re: Carta de reprimenda
Esta es una carta formal de reprimenda para notificarle que su desempeño no está cumpliendo con los niveles esperados de contribución. En su trabajo como experto técnico en soporte al cliente, las expectativas laborales fueron desarrolladas por todo el grupo de expertos en soporte técnico y su gerente. Esto significa que son el estándar aceptado para el desempeño de cada experto en soporte técnico.
No está cumpliendo de las siguientes formas.
- El número de clientes a los que atiende en una semana es un 30% inferior al estándar que cumplen el resto de los expertos en soporte técnico.
- El grado de dificultad de los problemas que elige responder es un 40% inferior al estándar que está logrando el resto del personal.
- El tiempo que los clientes pasan hablando por teléfono con usted supera al resto del personal en un 25%.
Como puede ver, en las tres medidas de desempeño más importantes para su trabajo, no está teniendo éxito. Su supervisor ha hablado con usted en numerosas ocasiones y recibió capacitación adicional. En consecuencia, creemos que no está dispuesto a realizar. Esto está afectando negativamente la carga de trabajo del resto del personal técnico.
Necesitamos ver una mejora inmediata en las tres áreas de desempeño o se producirá una acción disciplinaria adicional hasta e incluyendo el despido. Tenemos fe en que puedes mejorar. Necesitamos ver una mejora inmediata.
George Peterson, supervisor
Marian Demark, Gerente de Recursos Humanos
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Modelo de carta de reprimenda n. ° 2 (versión de texto)
Para: Linda Rodriguez
De: Mary Wilmont
Fecha: 1 de septiembre de 2018
Re: Carta de reprimenda
El propósito de esta carta de reprimenda es notificarle formalmente que su asistencia está afectando negativamente su capacidad para completar su trabajo. Si bien los empleados asalariados exentos no están obligados a trabajar horas específicas, una semana laboral de cuarenta horas es estándar y se espera.
No se ha presentado a trabajar al menos un día a la semana desde que comenzó su nuevo trabajo y está trabajando solo treinta y dos horas a la semana. Su gerente le ha informado de la disponibilidad de tiempo libre FMLA por cuestiones médicas personales o familiares. También le ha preguntado si necesita adaptaciones para poder realizar su trabajo de manera eficaz.
Él ha sugerido que visite el departamento de Recursos Humanos para discutir estos temas y su asistencia. Ha rechazado las tres oportunidades que le ofrecimos para ayudarlo a mejorar este desempeño deficiente.
La realidad es que no puedes realizar tu trabajo en menos de cuarenta horas. No cumple con las fechas límite para sus asignaciones de trabajo y su retraso está afectando negativamente el trabajo de sus compañeros de trabajo del departamento de marketing. No cumplen con sus plazos como resultado de su incumplimiento.
Además, su trabajo sin terminar cuando se asigna a sus compañeros de trabajo está sobrecargando sus cargas de trabajo, ya que ellos ya tienen trabajos que requieren cuarenta horas de trabajo a la semana. Esto es injusto y no toleraremos estos impactos negativos en el lugar de trabajo a partir de ahora.
Necesitamos ver una mejora inmediata en su asistencia o terminaremos su empleo. Esto significa que debe asistir al trabajo cinco días a la semana. Si no asiste al trabajo cinco días a la semana, no podrá cumplir con los objetivos para los que ha estado empleado.
Nuestras políticas estándar de tiempo libre remunerado le otorgan seis días remunerados por enfermedad y dos días de licencia personal que debe utilizar durante un año. Debe solicitar días de vacaciones con anticipación.
Ya ha utilizado cuatro de sus días de enfermedad y todos sus días personales con sus ausencias actuales. No planeamos darle más tiempo. Esto lo deja con solo dos días de enfermedad y su tiempo de vacaciones pagado que debe solicitar con anticipación.
Si tiene una ausencia por encima de su tiempo libre remunerado disponible, terminaremos su empleo. Esperamos que comprenda lo cerca que está de perder su trabajo. No recibirá más advertencias.
Saludos,
Mary Wilmont, Gerente
Thomas Credence, director de recursos humanos
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Acuse de recibo del empleado
Es importante crear un registro en papel de las acciones de reprimenda de los empleados. Este proceso permite la creación de pruebas de que el empleado recibió una notificación adecuada de los problemas y se tomaron medidas, como asesoramiento, para remediar la situación.
Un simple acuse de recibo para orientación aclara que el empleado recibió una reprimenda.
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