Ya sea que esté buscando trabajo , estableciendo nuevas conexiones de red o simplemente tratando de sobresalir en su trabajo actual, es esencial saber cómo escribir y enviar mensajes de correo electrónico profesionales.
Esto puede ser más difícil de lo que parece. Muchos profesionales se han acostumbrado a un enfoque muy informal del correo electrónico en sus vidas personales. Si bien la jerga, los emoticonos y los mensajes de texto suelen estar bien cuando envía correos electrónicos a amigos cercanos, no se transmitirán en la correspondencia del trabajo. 1 ? Es importante saber cómo limpiar sus comunicaciones cuando lo necesite.
¿Cuándo podría necesitar enviar un correo electrónico profesional? Hay un numero de posibilidades. Es posible que deba enviar su carta de presentación a un empleador potencial, una carta de agradecimiento a un colega que aceptó ser una referencia , una carta de renuncia a su jefe actual o una solicitud de una carta de recomendación .
Es posible que tenga otras razones para enviar correos electrónicos no personales y, de hecho, es una buena idea asegurarse de que todo su correo electrónico esté organizado y sea profesional.
Siempre que envíe mensajes de correo electrónico profesionales, es muy importante asegurarse de que el mensaje sea perfecto. No querrá desperdiciar una oportunidad cometiendo errores, ya sea en la forma en que envía correos electrónicos o en la forma en que los rastrea.
Aprenda qué incluir en sus mensajes, qué no incluir y cómo cerrar, firmar y enviar sus mensajes de correo electrónico.
Directrices profesionales para mensajes de correo electrónico
Revise estos pasos para escribir un correo electrónico profesional de alta calidad y siempre causará una gran impresión en el destinatario.
Ilustración de Melissa Ling. © El equilibrio
Qué incluir en su mensaje de correo electrónico
- Línea de asunto: la línea de asunto debe transmitir de manera concisa su propósito al escribir. Su línea de asunto puede ser tan simple como «Gracias» o «Solicitud de recomendación».
- Saludo: incluso si está escribiendo un correo electrónico muy breve, incluya un saludo . Si conoce el nombre de la persona, inclúyalo. A menos que esté hablando por su nombre de pila con la persona, llámela por su título.
- Longitud: mantenga su correo electrónico lo más conciso posible. La gente tiende a leer los correos electrónicos largos, por lo que solo incluye información esencial.
- Cierre: cierre la sesión con un breve «Gracias», «Lo mejor» u otra simple despedida, y luego su nombre. La mayoría de las cuentas de correo electrónico le permiten incrustar una firma con su nombre, cargo e información de contacto en cada correo electrónico. Es una excelente manera de hacer que cada correspondencia sea más profesional.
Qué no incluir en su mensaje de correo electrónico
- Estilo de fuente: evite las fuentes ornamentadas, divertidas o de colores; estos simplemente distraen al destinatario de su mensaje real. 2 ? Evite el uso excesivo de negrita y cursiva, que hacen que un correo electrónico se vea desordenado. Tampoco escriba en mayúsculas; esto aparece como enojado o sobreexcitado en un correo electrónico.
- Emoticonos: no incluya emoticonos en un correo electrónico profesional; guárdelos para correspondencia personal.
Consejos para garantizar mensajes de correo electrónico profesionales perfectos
Una vez que haya escrito su correo electrónico, siga todos estos pasos antes de hacer clic en el botón «enviar»:
- Asegúrese de que su mensaje esté completo: verifique dos veces para asegurarse de que la línea de asunto de su correo electrónico esté completa, haya incluido una firma , esté enviando el mensaje a la persona de contacto correcta y haya completado el campo CCO para enviar una copia para usted mismo, para que tenga un registro del mensaje de correo electrónico.
- Prueba tu mensaje de correo electrónico: antes de presionar enviar, también asegúrate de revisar la ortografía y la gramática y las mayúsculas. Son tan importantes en la correspondencia por correo electrónico como en una carta en papel.
- Envíe un mensaje de correo electrónico de prueba: antes de enviar su correo electrónico, envíese el mensaje a sí mismo primero para comprobar que el formato funciona y que nada parece fuera de lugar. Si todo se ve bien, envíe el correo electrónico a la empresa o persona con la que se está comunicando.
- Envíese una copia del mensaje de correo electrónico a sí mismo: use el campo CCO para enviarse una copia del mensaje de correo electrónico a sí mismo, de modo que tenga un registro de cuándo envió el mensaje y a quién se lo envió. 3 ? También puede encontrar esta información en su carpeta de enviados.
- Archiva tus copias: con muchos programas de correo electrónico, puedes configurar carpetas para que sea más fácil encontrar correos electrónicos pasados ??importantes. Configure carpetas para todos sus correos electrónicos de búsqueda de empleo y otros correos electrónicos profesionales y archive sus copias después de enviar sus mensajes.
Revise los ejemplos de mensajes de correo electrónico profesionales
Ejemplo de mensaje de correo electrónico n. ° 1: carta de renuncia
Asunto: Renuncia – Bob Smith
Estimada Sra. Jones,
Le escribo para presentar mi renuncia a mi puesto como coordinador de unidad en Town Hospital, a partir del 10 de junio.
Estoy más agradecido de lo que puedo decir por todo su apoyo y asistencia durante los últimos cinco años. Trabajar aquí ha sido una educación de primera clase en el trabajo en equipo, la administración de la salud y hacer el trabajo. Extrañaré trabajar con todos ustedes y espero que se mantengan en contacto.
Por favor, avíseme si puedo ser de ayuda durante la transición.
Atentamente,
Bob Smith B.Smith@email.com 555-123-4567
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Ejemplo de mensaje de correo electrónico n. ° 2: solicitud de referencia
Asunto: Cynthia Dailey: solicitud de remisión
Estimada Barbara Cho,
Recientemente en LinkedIn, vi un anuncio de trabajo para el puesto de asistente de marketing en XYZ Corp. Como sé que ha estado allí durante varios años, me preguntaba si estaría dispuesto a darme una recomendación para el trabajo.
Estaba especialmente emocionado de ver que el trabajo implica trabajar intensamente con su equipo en campañas de marketing por correo electrónico y redes sociales. Desde la última vez que trabajamos juntos en ABC LLC, he ganado una amplia experiencia con HubSpot, Google Analytics y SurveyMonkey. Me encantaría poner estas habilidades a trabajar para XYZ.
Adjunto una copia de mi currículum y un enlace a mi portafolio, para que pueda ver mi experiencia reciente. Hágame saber si tiene alguna pregunta o si desea ver más muestras de mi trabajo.
Mejor,
Cynthia Dailey
cynthia@email.com portfoliosite.com/cdailey 555-091-7865
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- Ortografía y gramática: el hecho de que esté escribiendo un correo electrónico no significa que deba ser descuidado con la ortografía y la gramática. Edite su correo electrónico con cuidado antes de enviarlo. Un mensaje sin errores le dice al destinatario que su correo electrónico debe tomarse en serio.
Conclusiones clave
Manténgalo profesional: La correspondencia comercial debe pulirse, incluso cuando la envíe por correo electrónico.
Sé conciso: Vaya a su punto y sea lo más claro posible sobre lo que necesita o tiene para ofrecer.
Editar, revisar, probar: Asegúrese de que su mensaje no contenga errores ni errores tipográficos. Envíe un mensaje de prueba a sí mismo antes de presionar «enviar».
Mantener un registro: Cco usted mismo en correspondencia importante y archive cada mensaje en la carpeta de correo electrónico correspondiente para referencia futura.
Conclusiones clave
Manténgalo profesional: La correspondencia comercial debe pulirse, incluso cuando la envíe por correo electrónico.
Sé conciso: Vaya a su punto y sea lo más claro posible sobre lo que necesita o tiene para ofrecer.
Editar, revisar, probar: Asegúrese de que su mensaje no contenga errores ni errores tipográficos. Envíe un mensaje de prueba a sí mismo antes de presionar «enviar».
Mantener un registro: Cco usted mismo en correspondencia importante y archive cada mensaje en la carpeta de correo electrónico correspondiente para referencia futura.
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