En este momento estás viendo Cómo gestionar con éxito su primer proyecto

Acaba de ser puesto a cargo de un nuevo proyecto importante. Claramente, su jefe está ofreciendo esta oportunidad como un voto de confianza en sus habilidades. Y aunque estás emocionado, esta es la primera vez que eres responsable de un proyecto completo.

Comenzar por primera vez es un desafío. Sin embargo, hay formas de ayudarlo a mojarse los pies. La gestión de proyectos se ha convertido en un proceso con etapas y pasos definidos para guiar a aquellos que son nuevos en la gestión de proyectos hacia un proyecto exitoso.

5 etapas del proceso del proyecto:

  • Inicio: un proyecto se inicia cuando se identifica una necesidad de cambio.
  • Planificación: planificación del trabajo del proyecto.
  • Ejecución: realizar el trabajo
  • Gestión y control: todo el trabajo que realiza durante el proyecto para supervisar el progreso.
  • Cierre: finalización y entrega del proyecto y clausura del equipo. 
  • Estos pasos son idénticos para todos los proyectos. Y recuerde, usted es el director del proyecto, no un supervisor de primera línea. Tu trabajo es gestionar el proyecto, no las personas.

    Pasos básicos para el novato en proyectos:

    Durante la etapa de inicio, se crea el proyecto y se redacta una carta que lo autoriza a ser el administrador del programa y se establece una cadena de informes. La fase de planificación es donde usted:

    Definir el alcance 

    El primer paso y el más importante en cualquier proyecto es definir el alcance del proyecto . ¿Qué se supone que debes lograr o crear? Cual es el objetivo del proyecto? Igualmente importante es definir lo que no está incluido en el alcance de su proyecto. Si no obtiene suficiente definición de su jefe, aclare el alcance usted mismo y envíelo al piso de arriba para su confirmación.

    Si bien este ejemplo está un poco fuera del tema comercial, todos podemos relacionarnos con una recepción de boda. Al planificar una recepción de boda, puede tener como objetivo: preparar una recepción de boda para 100 invitados completa con cena, barra libre, pastel de bodas y una banda en vivo para bailar en una fecha determinada a un costo que no exceda los $ 20,000. 

    Determine los recursos disponibles

    ¿Qué personas, equipo y dinero tendrá disponible para lograr los objetivos del proyecto? Como director de proyecto, normalmente no tendrá el control directo de estos recursos, pero tendrá que gestionarlos a través de la gestión matricial. 

    La gestión de matrices se refiere al uso de la jerarquía establecida dentro de la empresa para lograr lo que necesita hacer. Si Joe trabaja para su proyecto y también para su departamento, tiene que escuchar a dos jefes. Como director del proyecto, intente mantenerse en contacto con los supervisores de las personas o los propietarios del equipo que pidió prestado para poder resolver los conflictos.

    Comprender la línea de tiempo

    ¿Cuándo se debe completar el proyecto? A medida que desarrolle su plan de proyecto, puede tener cierta flexibilidad en la forma en que usa el tiempo durante el proyecto, pero los plazos generalmente son fijos, como en el caso de la recepción de la boda. Si decide utilizar horas extra para cumplir con el cronograma, debe sopesar eso con las limitaciones de su presupuesto.

    Detalle el trabajo

    ¿Cuáles son las piezas o componentes principales que deben crearse para completar el proyecto? Por ejemplo, una recepción de boda requiere a un alto nivel: un salón de recepción, comida, bebida, un pastel, invitados y entretenimiento. Por supuesto, cada uno de esos elementos más grandes se puede dividir en muchos elementos adicionales. Eso es el próximo paso. 

    En el ejemplo de la recepción de la boda anterior, es probable que tenga un equipo o una persona a cargo de diferentes componentes. Trabaje con los miembros de su equipo para detallar los detalles necesarios para lograr cada elemento importante.

    La persona a cargo de los alimentos debe comprender las opciones, las limitaciones de costos y hacer selecciones que apoyen el logro del alcance Enumere los pasos más pequeños en cada uno de los pasos más grandes. La cantidad de niveles a los que llegue en los pasos detallados dependerá del tamaño y la complejidad de su proyecto.

    Desarrollar un plan preliminar

    Reúna todos sus pasos en un plan. Una buena forma de hacerlo es utilizar una tabla de precedencia que identifique qué elementos deben preceder a otros elementos. Las prácticas formales de gestión de proyectos exigen desarrollar lo que se denomina un diagrama de red e identificar la ruta crítica. Si bien esto puede estar más allá de sus necesidades o nivel de conocimiento, el tema central es secuenciar las actividades en el orden correcto y luego asignar los recursos a las actividades.

    Las preguntas para hacer incluyen: ¿Qué sucede primero? ¿Cuál es el próximo paso? ¿Qué pasos se pueden seguir al mismo tiempo con diferentes recursos? ¿Quién va a dar cada paso? ¿Cuánto tiempo tardará? Hay muchos paquetes de software excelentes disponibles que pueden automatizar muchos de estos detalles para usted. Pregunte a otras personas en posiciones similares qué usan.

    Cree su plan básico

    Obtenga comentarios sobre su plan preliminar de su equipo y de cualquier otra parte interesada. Ajuste sus cronogramas y horarios de trabajo para adaptar el proyecto al tiempo disponible. Realice los ajustes necesarios al plan preliminar para producir un plan de referencia.

    Solicitar ajustes al proyecto

    Casi nunca hay suficiente tiempo, dinero o talento asignado a un proyecto. Su trabajo consiste en arreglárselas con los recursos limitados que tiene. Sin embargo, a menudo se imponen límites a un proyecto que simplemente no son realistas. Debe presentar su caso y presentarlo a su jefe y solicitar que se modifiquen estos límites poco realistas. Pregunte por los cambios al inicio del proyecto. No espere hasta que tenga problemas para solicitar los cambios que necesita.

    Cuando ha comenzado a adquirir recursos y a adquirir los materiales necesarios, se encuentra en la fase de ejecución. En esta fase, también estás:

    Armado de su equipo de proyecto

    Reúna a las personas de su equipo e inicie un diálogo. Son los expertos técnicos. Por eso su supervisor funcional los asignó al proyecto. Tu trabajo es gestionar el equipo.

    Trabaje su plan

    Hacer el plan es importante, pero el plan se puede cambiar. Tiene un plan para conducir al trabajo todas las mañanas. Si una intersección está bloqueada por un accidente, cambia su plan y toma un camino diferente. Haga lo mismo con los planes de su proyecto. Cámbielos según sea necesario, pero siempre tenga en cuenta el alcance y los recursos.

    A medida que se desarrolla su plan y se completa el trabajo, ingresa a la fase de seguimiento y control. En esta fase, trabaja para controlar los costos, los recursos y la calidad, así como para:

    Supervise el progreso de su equipo

    Avanzará poco al comienzo del proyecto, pero comience luego a monitorear lo que todos están haciendo de todos modos. Eso facilitará la detección de problemas antes de que se conviertan en problemas.

    Documentar todo

    Mantener registros. Cada vez que cambie su plan básico, escriba cuál fue el cambio y por qué fue necesario. Cada vez que se agrega un nuevo requisito al proyecto, anote de dónde vino el requisito y cómo se ajustó el cronograma o el presupuesto debido a ello. No puede recordar todo, así que escríbalos y podrá buscarlos en la revisión al final del proyecto y aprender de ellos.

    Mantenga a todos informados

    Mantenga a todos los interesados ??del proyecto informados sobre el progreso todo el tiempo. Hágales saber su éxito a medida que completa cada hito, pero también infórmeles de los problemas tan pronto como surjan.

    Además, mantenga informado a su equipo. Si se están considerando cambios, infórmeselo al equipo con la mayor antelación posible. Asegúrese de que todos los miembros del equipo estén al tanto de lo que hacen los demás.

    Sigue los pasos

    No es necesario ser un director de proyecto formal para liderar una iniciativa de proyecto. Sin embargo, debe aplicar las herramientas, la lógica y los pasos de la administración de proyectos para aclarar sus objetivos, detallar el trabajo y construir un equipo para ejecutar mientras lo administra todo.