Las reuniones efectivas son eventos interesantes y de gran energía en los que los miembros del equipo trabajan juntos para tomar decisiones o resolver problemas. Desafortunadamente, muchas de las reuniones a las que asistimos parecen ser todo lo contrario. Las peores reuniones hacen que el tiempo se arrastre, dejando a todos mental y emocionalmente agotados y más que un poco frustrados. La diferencia está en cómo se planifican y se ejecutan las reuniones.
Los mejores gerentes comprenden la importancia de estos eventos y comprenden que producir una gran reunión requiere planificación y esfuerzo deliberado. Este artículo ofrece diez consejos que le ayudarán a aprovechar este valioso tiempo de colaboración con su equipo. A continuación, se ofrecen consejos sobre cómo fortalecer las reuniones de su equipo.
Tenga una actitud positiva con respecto a las reuniones
Es lo más importante que puede hacer un gerente como líder para mejorar las reuniones de equipo. Es sorprendente cuántos gerentes se enorgullecen de proclamar su disgusto por las reuniones, pero para lograr resultados significativos, resolver problemas, tomar decisiones, informar, inspirar, colaborar y motivar, los gerentes deben trabajar con las personas.
Eso significa reunir a esas personas de vez en cuando en una habitación o en una conferencia telefónica y hablar con ellas. Administrar no se trata de sentarse en la oficina con la puerta cerrada enviando correos electrónicos. Como líder, trate de ver las reuniones como una manifestación de liderazgo. Es la hora del espectáculo de liderazgo, no algo que temer como una visita al dentista.
Recuerde, usted es dueño de la reunión
No delegue la planificación de la agenda a un asistente administrativo u otro miembro del equipo. Como líder, es su reunión la que debe planificar y ejecutar. Para ponerse en el estado de ánimo adecuado, haga y responda la siguiente pregunta: «Después de esta reunión, ¿qué quiero que la gente haya aprendido, logrado o resuelto?»
Prepare siempre una agenda
Todo lo que leerá sobre las reuniones efectivas en el lugar de trabajo incluye consejos sobre cómo preparar una agenda . Sin embargo, todos nos hemos presentado a una reunión en la que no hay una agenda que encontrar. El acto de planificar la agenda ayuda a enfocar e identificar los temas prioritarios para la reunión.
Solicite su opinión sobre la agenda
Aunque es responsabilidad principal del gerente desarrollar la agenda, se puede invitar a los miembros del equipo a contribuir con los puntos de la agenda. Envíe una llamada para pedir ideas unos días antes de la reunión.
Condiméntalo
Pon un poco de variedad en el formato. Aquí hay algunas cosas que puede hacer para darle vida a las reuniones de su equipo :
- Invitar a oradores invitados
- Celebrar algo
- Lleve a cabo una «mesa redonda de aprendizaje»: haga que los miembros del equipo se turnen para enseñarse algo entre sí.
- Vea una charla de Ted que sea relevante para la agenda de la reunión
- Ejecuta una actividad de formación de equipos
- Cambiar de ubicación (considere llevar la reunión fuera del sitio)
- Trae comida divertida o interesante.
- Tener una reunión de «agenda de un solo tema»
- Solicite actualizaciones de relámpago
- Involucrar al equipo en la lluvia de ideas
- Cambie de silla o cambie cualquier cosa para romper la monotonía
Permita algo de «espacio en blanco» para la creatividad y el compromiso espontáneos
No acumule tantos elementos en la agenda que tenga dificultades para completarla. En su lugar, deje algo de espacio al final para una discusión espontánea. Si la reunión termina temprano, deje que todos se vayan temprano. Todos aprecian el tiempo encontrado también.
Utilice reuniones de equipo para colaborar
En lugar de simplemente compartir información, intente resolver un problema o trabajar con el grupo para llegar a una decisión. Sí, es un desafío y puede ser complicado, pero ahí es donde obtenemos el mayor valor de las reuniones.
Aligerar
Ser el líder de una reunión no se trata de hacer alarde de autoridad o de abusar del poder. Castigar a alguien por llegar tarde al frente del equipo es un ejemplo de cómo hacerlo. Mantén el sentido del humor y la humildad.
Seguimiento
Mantenga un registro de los elementos de acción y asegúrese de que las personas hagan lo que dicen que van a hacer. Es frustrante presentarse en la próxima reunión y descubrir que la mitad del equipo no se molestó en hacer lo que se comprometió en la última reunión. Haga un seguimiento antes de la reunión y responsabilice a las personas por sus compromisos .
Sea un líder modelo a seguir
Las reuniones de equipo no son un momento para bajar la guardia y relajarse con su equipo. Mantén a tu equipo y a ti mismo con los más altos estándares de conducta, lo que significa que no hay bromas subidas de tono, molestar a los miembros del equipo, cinismo y sarcasmo, o criticar a otros departamentos o gerencia. Piense en el tipo de líder que desea ser conocido y luego asista a todas y cada una de las reuniones siendo ese líder.
La línea de fondo
La oportunidad de conocer y trabajar con su equipo es algo horrible que desperdiciar. Es imperativo que desarrolle la disciplina para planificar y dirigir reuniones que la gente valore e impulse iniciativas.
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