Las actas de las reuniones son las notas detalladas que sirven como un registro escrito oficial de una reunión o conferencia. El responsable del encuentro suele pedir a uno de los participantes que se ocupe de esta tarea. Un día, ese alguien podrías ser tú. Si bien no es un trabajo terriblemente difícil, tomar minutos es importante. Dado que las actas de las reuniones son un registro oficial de lo que sucedió, la precisión es crucial. Tendrá que tomar notas detalladas de la reunión que las personas deben poder consultar más adelante si es necesario.
Aquí hay algunos consejos que le ayudarán a manejar esta tarea con delicadeza. Averigüe qué hacer antes , durante y después de la reunión para asegurarse de redactar actas efectivas.
Antes de la reunión
- Elija su herramienta de grabación. ¿Irás a la vieja escuela y usarás lápiz y papel o usarás alta tecnología y usarás una computadora portátil, tableta o teléfono inteligente? Consulte con su jefe para ver si prefiere que use un método en particular.
- Asegúrese de que la herramienta que elija esté funcionando correctamente y tenga una copia de seguridad en caso de que la original falle. Si trae una computadora portátil, por ejemplo, tenga a mano papel y lápiz. No querrás tener que detener la reunión mientras buscas algo sobre lo que escribir si tu computadora falla.
- Lea la agenda de la reunión antes de que comience. Le permitirá formular un esquema para sus minutos. Deje un espacio debajo de cada elemento y escriba sus notas allí. Hacer esto facilitará un poco su trabajo, siempre que la persona que dirige la reunión se ciña a la agenda.
Durante la reunión
- Pase una hoja de asistencia y asegúrese de que todos se registren. Deberá incluir una lista de todos los asistentes en el acta oficial de la reunión.
- Asegúrese de saber quiénes son todos. De esa manera podrá identificar quién está hablando y registrar correctamente esa información.
- Tenga en cuenta la hora a la que comienza la reunión.
- No intente escribir todos los comentarios. Está bien incluir solo las ideas principales. Tenga mucho cuidado de no omitir elementos con los que no esté de acuerdo. Tus prejuicios no deberían influir en ti. Recuerde que esta es una cuenta oficial, no su opinión de lo sucedido.
- Escriba todas las mociones, quién las hizo y los resultados de las votaciones, si las hubiera; no es necesario que escriba quién secundó una moción. Por supuesto, las reglas de su organización pueden diferir, así que verifíquelas primero con su jefe.
- Si las votaciones sobre mociones o discusiones se aplazan hasta la próxima reunión, tome nota de ello.
- Registre la hora de finalización de la reunión.
Después de la reunión
- Escriba el acta lo antes posible después de la reunión mientras todo esté fresco en su mente. Si encuentra un error en las notas de la reunión o tiene una pregunta, puede aclararla rápidamente hablando con otros asistentes.
- En la copia final del acta, incluya el nombre de la organización, título del comité, tipo de reunión (diaria, semanal, mensual, anual o especial) y su propósito.
- Indique las veces que comenzó y terminó.
- Proporcione la lista de asistentes y una nota sobre quién dirigió la reunión. Incluya su nombre en la lista de participantes y, entre paréntesis después de su nombre, diga que tomó las actas. Alternativamente, al final del documento, puede firmar escribiendo «Respectivamente enviado por» seguido de su nombre.
- Revise las actas antes de enviarlas. Pídale a otra persona que asistió que también los revise. Ellos podrán avisarle si accidentalmente dejó algo fuera.
- Envíelos a la persona que dirigió la reunión a menos que se le indique lo contrario.
