Las reuniones de negocios pueden ser interminables, especialmente si abre la sala para responder preguntas de los empleados y no estableció parámetros desde el principio para mantener el control del liderazgo. El dicho «hay uno en cada multitud» se aplica bien en el contexto de las reuniones de negocios, ya que los empleados descontentos a menudo están más dispuestos a hablar en entornos grupales.
Todo lo que se necesita es un comentario negativo o una pregunta para que los demás comiencen a intervenir y estén de acuerdo. Pero lo contrario también puede ser cierto: inicie una conversación positiva e invite a otros a unirse y el resultado puede ser una reunión productiva en la que todos se vayan sintiendo que valió la pena su tiempo.
¿Son las reuniones una pérdida de tiempo?
Una de las mayores quejas sobre las reuniones de negocios es que a menudo son innecesarias y desperdician un valioso tiempo de trabajo. Las reuniones siempre parecen consumir tanto tiempo como se les asigna.
Cuando no hay una agenda precisa o metas definidas para la reunión, ciertamente puede durar incluso más de lo planeado. Sin embargo, con algunos cambios, puede hacer que todas sus reuniones futuras estén enfocadas, sean eficientes y valiosas para cada asistente.
Definir el propósito de la reunión
Indique claramente el propósito de su reunión y envíe una agenda con anticipación que enumere los puntos de discusión específicos y la cantidad de tiempo que dedicará a la reunión (así como a las discusiones abiertas). Luego, limítese a los temas de la reunión y la duración planificada. También es posible que desee hacer que las reuniones sean más interesantes con una actividad para romper el hielo o una actividad de calentamiento por tiempo limitado .
A veces, las reuniones se desvían del rumbo debido a preguntas y discusiones no planificadas. Como líder de la reunión, no tenga miedo de interrumpir y redirigir a los oradores de una manera amable y respetuosa, aunque el orador probablemente tenga buenas intenciones.
Haga que el resultado sea mutuo
Muchos empleados preguntan «¿Qué gano yo con esto?» cuando se les notifica de una reunión. Cuando cree la agenda de la reunión y elija los temas de discusión y los resultados deseados para su reunión, manténgalos limitados a los elementos que se aplican a todos los asistentes. Puede aumentar el éxito de sus reuniones y garantizar el logro de sus objetivos mutuos eligiendo sabiamente los temas de la reunión y los asistentes.
Las siguientes son estrategias adicionales para tratar con empleados que plantean preguntas durante las reuniones que no desea responder de inmediato o que no desea abordar en ningún momento durante una reunión porque están fuera del alcance de la reunión.
Responder preguntas y mantener el rumbo
Si una pregunta es oportuna, está enfocada en la tarea y cree que debe abordarse, respóndala de inmediato pero brevemente, y luego haga un seguimiento indicando que tomará más preguntas al final de la reunión si tiene tiempo.
Apoye su afirmación de que está avanzando con el lenguaje corporal . Mire sus notas o gire hacia una pizarra. Al romper el contacto visual momentáneamente, demuestras que estás avanzando. Si miras a la audiencia (especialmente con las cejas levantadas), es posible que estés enviando una señal de que estás dejando una oportunidad para más preguntas.
Si la audiencia es negativa u hostil, reconozca sus preocupaciones, pero solo indirectamente. Tómese un momento para explicar que comprende y comparta sus preocupaciones, pero si se aleja demasiado del tema, no se logrará nada. Sugiera a las personas que escriban sus preguntas para más tarde o hagan arreglos para reunirse con usted en privado para discutir sus inquietudes con más detalle.
Responder una sola pregunta es útil por eso:
- Permite al organizador de una reunión abordar algo en lo que quizás no haya pensado
- Envía un mensaje de que estás escuchando a tu audiencia.
- Comunica que todavía tiene el control de la reunión, pero que se preocupa por lo que piensan los asistentes
Cuándo y cómo aplazar las preguntas con tacto
Si la pregunta que se hace se abordará más adelante en la reunión, diga: «Esa es una buena pregunta y la abordaremos en breve». Si la pregunta que se hace no está relacionada con el tema y no se abordará en la reunión, proporcione un conjunto de instrucciones específicas para su resolución. Si simplemente se niega a responder una pregunta o emitir un juicio diciendo, «ese no es el propósito de esta reunión», puede terminar enviando un mensaje equivocado a sus empleados: a la gerencia no le importa.
Otra forma de aplazar preguntas de las que no se hablará en la reunión es pedirle a la persona que se reúna con usted (u otro miembro apropiado de la gerencia) en privado para discutir sus inquietudes con más detalle. Incluso podría sugerir que la pregunta es lo suficientemente importante como para justificar la consideración de ser tratada en una reunión separada en el futuro.
Aplazar una pregunta es útil porque:
- En un entorno de trabajo informal, los empleados pueden sentirse demasiado libres para decir lo que piensan y pueden tomar el control de una reunión.
- La mayoría de los empleados enojados o descontentos quieren ser escuchados más que cualquier otra cosa. Darles una caja de resonancia en el momento adecuado y en el entorno adecuado puede ayudar a evitar que los pequeños problemas se conviertan en problemas mayores.
- Los empleados necesitan y responden a un buen liderazgo. Si la administración mantiene el control de una manera justa y equilibrada, envía el mensaje a los empleados de que la administración está escuchando, pero debe establecer límites adecuados.
Mantenga el control de las reuniones de negocios al:
- Declarar el propósito de la reunión
- Enviar una agenda precisa con anticipación
- Tener metas claras para la reunión
- Establecer límites de tiempo en la agenda para cada punto de discusión
- Aprender a cortar y redirigir a los hablantes cuando sea necesario
- Crear resultados mutuamente beneficiosos para los asistentes y para usted
- Manejar preguntas de manera eficiente y discreta diferir las preguntas cuando corresponda
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