Las entrevistas de salida son una de las mejores formas de obtener comentarios verdaderos y honestos de los empleados. La desventaja es que se necesita algo de tiempo para acumular una cantidad significativa de datos de las entrevistas de salida. Sin embargo, aumentar su tasa de participación puede ayudarlo a obtener una mayor cantidad de información procesable más rápido de sus entrevistas de salida.
¿Qué se considera una buena tasa de participación para las entrevistas de salida?
Las investigaciones muestran que la tasa de respuesta promedio para las entrevistas de salida con lápiz y papel es aproximadamente del 30 al 35 por ciento. Esto significa que una empresa con 2000 empleados y una tasa de rotación del 15 por ciento esperaría recibir alrededor de 100 entrevistas de salida completadas por año. En este nivel de participación, la organización está recibiendo retroalimentación de salida de solo el 5 por ciento de la población total de empleados.
Con solo un poco de esfuerzo adicional, debería poder duplicar esa tasa de respuesta. 65 por ciento o más es un buen objetivo para la participación en la entrevista de salida. Puede lograr esto con entrevistas de salida en papel y lápiz, entrevistas de salida en línea basadas en la web y entrevistas de salida por teléfono.
Medir su participación en la entrevista de salida
Para medir su tasa de respuesta, divida la cantidad de entrevistas de salida completadas por la cantidad de empleados a los que solicitó una entrevista de salida. Idealmente, el segundo número debería ser igual al número total de terminaciones, pero por razones prácticas, generalmente no es el caso.
Por ejemplo, si ha completado 125 entrevistas de salida de 300 personas a las que pidió que completaran una entrevista de salida, su tasa de participación es 125/300, lo que equivale a .416 o 41,6 por ciento.
Es importante asegurarse de contar con un buen método para realizar un seguimiento de este tipo de participación. Como mínimo, desea realizar un seguimiento de la tasa de participación al inicio de un proyecto de mejora y luego periódicamente a partir de entonces.
Un escenario ideal es mantener un promedio móvil al que pueda consultar con regularidad. Este número en tiempo real lo alerta inmediatamente sobre una disminución (o aumento) en la participación de los empleados en las entrevistas de salida. Un sistema de gestión de entrevistas de salida en línea debería hacer esto automáticamente.
Es posible que las grandes empresas deseen realizar un seguimiento de las tasas de participación por separado para las subsidiarias, las grandes divisiones o las regiones geográficas. Las empresas pequeñas y medianas generalmente pueden beneficiarse de una tasa de participación total para la organización.
Si decide que su tasa de participación en las entrevistas de salida podría mejorar, el siguiente paso es analizar su proceso de entrevista de salida actual . Las dos áreas más importantes de revisión son:
Empleados que no completan su entrevista de salida
Algunas de las razones por las que los empleados eligen no completar las entrevistas de salida son:
- La entrevista de salida es demasiado larga.
- Las preguntas de la entrevista de salida son confusas o personalmente invasivas.
- El empleado no cree que la entrevista de salida se lea o haga una diferencia.
- El empleado tiene miedo a las repercusiones.
- El empleado está enojado con la empresa.
- El empleado posterga u olvida.
- El proceso es difícil o incómodo.
Si está utilizando una encuesta de entrevista de salida con preguntas calificadas, entre 35 y 60 preguntas se trata de la longitud correcta de la encuesta. Más de 60 preguntas comienzan a resultar largas e incómodas para el empleado. Si supera las 70 preguntas, debe estar preparado para un mayor número de entrevistas de salida incompletas.
Revise las preguntas de la entrevista de salida para simplificar. Póngase en el lugar del empleado y pregúntese cómo se sentiría respondiendo las preguntas. Evite muchas preguntas de la entrevista de salida que pidan sentimientos y emociones.
Muchos empleados no están en sintonía con sus sentimientos (o si lo están, es posible que no quieran compartirlos con usted). Es mucho más fácil para un empleado calificar la efectividad de un proceso en lugar de cómo se siente sobre el proceso.
Comentarios de la entrevista de salida ignorados
Los empleados no completarán sus entrevistas de salida si creen que los comentarios que brindan no se leerán o se ignorarán de inmediato. Es importante que los empleados sepan que valora sus comentarios . Cuando realice mejoras basadas en las sugerencias de las entrevistas de salida, no tenga miedo de decirles a los empleados de dónde vino la idea.
Con el tiempo, los empleados aprenderán que usted escucha . Una vez que esto se convierta en parte de la cultura corporativa , puede estar seguro de recibir muchas ideas, sugerencias y críticas abiertas y honestas.
Repercusiones de la retroalimentación honesta
Además, tenga claro con los empleados que la retroalimentación honesta no tendrá repercusiones . Las declaraciones hechas en una entrevista de salida nunca deben usarse para evitar la elegibilidad futura para una nueva contratación.
Hay muchos supuestos expertos que les dicen a los empleados que no sean honestos en su formulario de entrevista de salida o que no completen uno en absoluto. Afirman que las empresas utilizan esta información contra los empleados. Los profesionales de Recursos Humanos saben que esto es una tontería, sin embargo, aún deben luchar contra esta percepción infundada.
Comentarios de empleados enojados
Los empleados que están enojados con la empresa pueden sentir que no quieren ayudar participando en la entrevista de salida. Puede alentar a estos empleados a que desahoguen su enojo en la entrevista de salida. Muchos de estos empleados enojados están encantados con la oportunidad de que se escuche su voz, especialmente si saben que la alta gerencia la escuchará.
También es importante un proceso limpio y simplificado. Ya sea que esté basado en la web o en papel y lápiz, el formulario de entrevista de salida debe estar bien diseñado con un formulario de encuesta intuitivo y fácil de entender.
Los problemas logísticos son la segunda área importante que debe revisarse en el proceso de la entrevista de salida. En general, existen vínculos débiles en cualquier proceso y las entrevistas de salida no son una excepción. Su examen debe incluir toda la cadena de eventos que comienza cuando un empleado da aviso y termina cuando el empleado envía la entrevista de salida.
Audite su proceso de entrevista de salida
Puede comenzar a auditar el proceso de su entrevista de salida al encontrar la siguiente información.
- ¿Cómo notifican generalmente los empleados su intención de despido ?
- ¿Quién es la primera persona que se notifica y con cuánta anticipación se suele avisar?
- ¿Quién se lo dice a la división de Recursos Humanos y cómo? ¿Qué tan pronto después de que el empleado notifique se notifica a RR.HH.? ¿A quién de RR.HH. se le notifica primero?
- ¿Quién es responsable de iniciar la entrevista de salida? ¿Cuándo se notifica a esta (s) persona (s) de despidos de empleados ?
- ¿Cómo se notifica al empleado de la entrevista de salida? ¿Por quién? ¿Qué método? ¿Cuándo?
- ¿Existe una propiedad clara en Recursos Humanos del proceso de entrevista de salida? ¿Los involucrados en el proceso comprenden la importancia y urgencia de las entrevistas de salida?
- ¿Qué se le dice al empleado sobre la entrevista de salida? ¿De qué manera se les anima a completar la entrevista de salida? ¿Se les informa a los empleados más de una vez y de más de una forma?
- ¿La entrevista de salida es fácil de completar?
- ¿Cuándo y dónde completará el empleado la entrevista de salida? ¿Existe un fácil acceso a los recursos necesarios?
- ¿Tiene el empleado privacidad para completar la entrevista de salida si la está completando en el trabajo?
- ¿Los supervisores y gerentes apoyan el proceso de entrevista de salida? ¿Tienen miedo de recibir comentarios negativos de los empleados? ¿Confía en supervisores temerosos para transmitir información sobre la entrevista de salida a los empleados?
- ¿Es fácil para los empleados enviar sus entrevistas de salida?
Revise cada una de las preguntas de auditoría anteriores y observe detenidamente su proceso de entrevista de salida. Determina qué puedes hacer para mejorar cada una de estas áreas. Una vez que termine su revisión, puede comenzar a realizar mejoras de inmediato.
Vuelva a medir su proceso de entrevista de salida
Algunos de los cambios que realice proporcionarán una mejora notable en las tasas de participación muy rápidamente. Otros requerirán más tiempo para impregnar efectivamente la cultura de la empresa.
Vuelva a medir sus tasas de participación a los tres meses, seis meses, nueve meses y doce meses. Para la marca de los doce meses, debe esperar ver una mejora dramática en sus tasas de participación en la entrevista de salida. Esto significa que tendrá más datos que se pueden utilizar para limitar la rotación y aumentar la retención de empleados.
Conclusión
Puede aumentar significativamente el valor de sus entrevistas de salida al aumentar el número de empleados despedidos que participan en el proceso de entrevista de salida. Al revisar y mejorar tanto el contenido como la estructura de la entrevista de salida, junto con sus propios procesos internos, puede lograr un aumento sustancial en sus tasas de participación.
Por último, considere la posibilidad de que una entrevista real en persona con un miembro del personal de recursos humanos no solo mejore sus tasas de participación, sino que también brinde mejor información. No se puede subestimar el valor de las preguntas de seguimiento.
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Beth Carvin es la directora ejecutiva de Nobscot Corporation con experiencia en negocios, emprendimiento, recursos humanos, reclutamiento, ventas y desarrollo comercial.
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