La mayoría de la gente no piensa en un documento importante hasta que lo necesita. Si sus papeles están esparcidos por todas partes y no tiene un sistema de organización central en su oficina en casa , puede perder mucho tiempo y energía buscando cosas. Incluso podrías perder algo.
Empezando
Con unos sencillos pasos, puede organizar sus documentos importantes en papel: necesitará un archivador pequeño de dos cajones o una caja de archivos colgante portátil, archivos colgantes en seis colores diferentes, carpetas de manila de tercer corte y pestañas superiores y una caja fuerte ignífuga opcional. O puede comprar una carpeta grande e inserciones con pestañas. Ahora estás listo para empezar.
Reúna sus documentos
Antes de que pueda organizar todos sus documentos importantes, debe ubicarlos. A veces es más fácil decirlo que hacerlo. Revise los cajones de su oficina en casa y los papeles apilados en su escritorio o mesa. Revise las pilas de papel que abarrotan las encimeras de su cocina, así como los cajones y cestas de la cocina. Mire el tocador y la mesita de noche de su dormitorio. Por último, pero no menos importante, revise su bolso o maletín en busca de documentos importantes que esté cargando accidentalmente.
Clasificar por categorías
Los documentos más importantes pertenecen a una de las siguientes seis categorías. Ordene todos sus documentos recopilados de la siguiente manera:
Documentos vitales separados
La mayoría de sus documentos importantes se pueden almacenar en un archivador normal o en un archivador colgante portátil. Algunos, sin embargo, deberían guardarse en una caja fuerte a prueba de fuego o en una opción de almacenamiento fuera del sitio, como una caja de seguridad.
Los documentos vitales son aquellos que serían muy difíciles de reemplazar o que llevarían mucho tiempo. Pueden contener información personal sensible que podría verse comprometida por ladrones de identidad en caso de robo. Mientras tanto, si su casa fue destruida por un incendio o una inundación, querrá que estos documentos vitales permanezcan intactos.
Para la mayoría de las personas, los siguientes documentos se considerarían vitales: información del Seguro Social, certificados de nacimiento, pólizas de seguro e información de contacto del agente, testamentos, escrituras de propiedad, títulos de automóviles, pasaportes y cualquier contrato o acuerdo que requiera una firma original.
Haga una lista maestra de todos los documentos vitales que coloque en su caja fuerte a prueba de fuego o en una opción de almacenamiento fuera del sitio.
Duplica tu billetera
La mayoría de nosotros llevamos información crítica en nuestra billetera todos los días y sufriríamos graves inconvenientes si la perdiéramos o nos la robaran.
Haga copias de su licencia de conducir, tarjeta de donante de órganos, tarjeta (s) de seguro médico, tarjetas de membresía para el gimnasio, biblioteca, programas de lealtad de supermercados, clubes de almacén, etc. y, lo más importante, todas las tarjetas de crédito y débito (copia al frente y viceversa). Guarde estas copias con sus otros documentos impresos importantes.
Crea un sistema de archivo simple
Cuanto más simple sea el sistema de archivo, es más probable que lo use de manera constante. Tome cada categoría de documento importante y asígnele un color de archivo colgante:
- Registros de vivienda y propiedad
- Registros automáticos
- Registros de salud
- Registros financieros
- Registros electrónicos
- Records personales
Agregue la cantidad apropiada de archivos colgantes a su sistema de archivo para la cantidad de documentos que tiene en cada categoría.
Utilice las carpetas de manila y cree una carpeta para cada documento individual dentro de cada categoría. Coloque las carpetas en la sección de archivos colgantes del color correspondiente.
Si compró una carpeta grande de tres anillos e inserciones con pestañas, etiquete las pestañas con los mismos nombres de registro, haga agujeros en todos los documentos y organícelos. Si los papeles no se pueden perforar, colóquelos dentro de una carpeta y haga un agujero en la carpeta.
Si el papeleo no es lo tuyo, este puede ser un momento de liberación. Puede escanear todos estos documentos, guardarlos en un disco duro y luego triturar los originales.
Pero use su propia discreción, ya que es mejor dejar algunos documentos guardados. Conserve los originales de todos los documentos vitales. Use su mejor juicio sobre los demás. La mayoría de las instituciones financieras se sienten felices cuando no utiliza papel.
Mantenimiento en proceso
Una vez que sus documentos importantes estén organizados, manténgalos así. Cada mes, cuando pague sus facturas, presente cualquier documento nuevo en la sección correspondiente de su sistema de archivo. Al mismo tiempo, busque cualquier documento que haya eliminado del sistema durante el mes y que aún pueda estar fuera del sistema de archivo. Vuelva a presentarlos. Al menos dos veces al año, revise los documentos en su sistema de archivo para ver si se pueden eliminar. Un buen horario a seguir es el primero del año calendario y al final de cada año escolar.
Con un poco de esfuerzo, puede obtener beneficios a largo plazo y ahorrar tiempo organizando sus importantes documentos en papel.
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