¡Felicidades! Su empresa celebrará una reunión para un grupo de empleados seleccionados de todos los niveles de la empresa. El CEO le ha dado la responsabilidad de Project Manager para el evento. Estos consejos y un plan de proyecto de muestra demuestran una forma en que un gerente de proyecto podría abordar la creación del plan de proyecto para una reunión de la empresa o un proyecto similarmente complejo.
Planifique previamente el proyecto
Su primer paso es planificar el plan. Empiece por discutir el evento con las partes interesadas. Si esto se hizo el año pasado, ¿qué salió bien? ¿Qué salió mal? ¿Quién administró el proyecto y pueden ayudarlo a evitar problemas este año? Dado que el CEO le asignó el proyecto, ¿qué quiere del evento? ¿Cuándo será el evento? ¿Dónde? Cual es el presupuesto?
Reúna toda la información que pueda. Este será el esqueleto sobre el que construirá el plan del proyecto.
Construye el equipo
¿Qué otros recursos necesitas para que este proyecto sea un éxito? ¿Hay personas en otros departamentos que puedan ayudarlo a que este evento sea un éxito? ¿Qué necesita hacer para obtener ayuda? ¿Puede preguntar o necesita obtener la aprobación formal de su jefe? ¿Cuánto tiempo necesitas de ellos? ¿Qué habilidades específicas necesita que proporcionen? ¿Alguien más puede proporcionar esa habilidad si la persona que desea no está disponible?
Dado que se trata de una reunión para toda la empresa, ¿cómo puede ayudar RRHH? ¿Necesita ayuda del Departamento de Instalaciones? ¿Y el Departamento de Marketing? ¿Necesitas ayuda en esa área?
Planificar la agenda
Una vez que sepa cuánto durará la reunión, comience a completar los bloques de tiempo. ¿Necesitas un orador de apertura? ¿Quien será? ¿Va a mantener a los asistentes juntos o los dividirá en grupos más pequeños para una parte del programa? ¿Cuántos otros altavoces necesitarás? ¿Quién facilitará las sesiones más pequeñas si se rompe?
¿El evento durará más de un día? ¿Cómo cerrará el primer día? ¿Cómo reabrirá el segundo día?
¿Cómo terminarás al final? ¿Necesitas un discurso de clausura? ¿Cómo manejará la logística de las personas que salen del hotel si reserva uno?
Encuentra el espacio
Descubra cuántas personas vendrán. Luego, determine qué tan grande es el espacio que necesita. ¿Dónde se llevará a cabo el evento? ¿Hay espacio en la oficina corporativa o necesita un espacio más grande? ¿Quiere el director ejecutivo que la reunión se lleve a cabo fuera del sitio para que la gente pueda concentrarse, o quiere que se lleve a cabo en la oficina para minimizar los costos?
¿Qué propiedades en su área pueden proporcionar el espacio que necesita? ¿Es un hotel cerca del aeropuerto una buena opción para minimizar el tiempo de viaje para las personas que llegan de fuera de la ciudad o debería encontrar algo fuera de la ciudad que sea más tranquilo?
¿Qué cobran los diferentes recintos por sus instalaciones? ¿Qué incluyen y qué necesitará comprar y traer? ¿Le asignarán una persona con la que trabajar? ¿Cuál es su política con respecto al material y las personas del exterior?
Sácalo
Una vez reunidas las respuestas a al menos la mayoría de estas preguntas, puede comenzar a armar el plan del proyecto. Recuerde que lo que estamos mostrando aquí es la lista de tareas del proyecto, solo la estructura de desglose del trabajo (WBS). No incluye ninguna de las dependencias entre tareas o líneas de tiempo. Aquellos se agregarían más tarde.
Ejemplo de plan de proyecto de reunión de la empresa
En Cómo planificar un proyecto utilizando las herramientas básicas de gestión de proyectos , analizamos el pensamiento detrás de la planificación de proyectos y el uso de habilidades de gestión de proyectos durante el proceso de planificación. Así es como una estructura de desglose del trabajo del plan del proyecto (WBS) podría buscar un proyecto para planificar una reunión de la empresa:
1. Planifique con anticipación el proyecto
2. Construya el equipo del proyecto
3. Desarrollar la agenda
3a Plan Día Uno
3b Plan Día Dos
4. Planifica el espacio
5. Publicite el evento
6. Seguimiento
7. Revisar y calificar
Planificación adicional
La estructura de desglose del trabajo del plan del proyecto (WBS) anterior muestra un ejemplo para planificar una reunión de empresa. Es solo un esbozo. El equipo del proyecto aún tendría que trabajar en estos elementos y ampliar muchos de ellos. Además, necesitarían trabajar en el tiempo necesario para cada tarea, la importancia relativa de las tareas y las interrelaciones / dependencias entre las tareas.
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