Con cierta simpatía por los empleadores que están tratando de controlar los costos de viaje, pedirles a los empleados que compartan habitaciones no es por dónde empezar ni por dónde terminar.
Estas ideas son menos estresantes y ofensivas para el empleado promedio que viaja por negocios para su empleador. Los empleados son seres humanos normales que quieren algo de privacidad y distancia de sus compañeros de trabajo durante un viaje de negocios , especialmente si han pasado el día con compañeros de trabajo. Los empleadores no necesitan pedirles a los empleados que compartan habitaciones.
Otras formas de ahorrar en el costo de los viajes de negocios de los empleados
- Exija a los empleados que viajen el mismo día siempre que sea posible.
- Desarrollar e implementar una política de viajes firme que proporcione detalles específicos sobre los pagos por día en varios destinos, cadenas de hoteles preferidas donde el empleador puede haber establecido una tasa de descuento, reembolsos de gastos y límites que requieren la firma de un gerente por adelantado si se exceden.
- Hacer que los empleados cumplan con la letra de la ley como se establece en la política de viajes sin autorización previa de excepciones. No reembolse gastos que no fueron permitidos por la política o la excepción.
- Renegocia o negocia tarifas corporativas con cadenas hoteleras comunes a tus destinos. Busque hoteles que ofrezcan servicios como desayuno de cortesía, una hora de cóctel de cortesía, refrigerios y aperitivos por la tarde, y refrigeradores y cafeteras en las habitaciones. Exija a los empleados que utilicen estos hoteles y servicios cuando estén disponibles.
- Utilice una cadena de hoteles menos costosa al hacer las reservas. La mayoría de los empleados regalarían una estrella por una habitación privada. No espere estándares más bajos en áreas como la limpieza y otras comodidades para la comodidad de los empleados de los hoteles que están clasificados con menos estrellas. Encuesta a los empleados que viajan periódicamente para asegurarse de que las ubicaciones seleccionadas satisfagan sus necesidades.
- Utilice un servicio de reserva de viajes consistente como American Express Global Business Travel para ayudar a controlar los costos. Le ayudarán a planificar, adoptar políticas, ahorrar costos y limitar los gastos de los empleados. Incluso los servicios de viajes locales pueden ayudarlo a ahorrar en viajes de negocios. Pero, la ventaja de una empresa de American Express es su alcance a nivel nacional e internacional y sus servicios en línea.
- Haga arreglos con una aerolínea para utilizar sus servicios siempre que sea posible para recibir un descuento corporativo en cada vuelo. Exigir a los empleados que utilicen el servicio de reservas de la aerolínea, por ejemplo, Southwest Airlines Corporate Travel. Los empleadores también pueden ahorrar cuando los aviones se reservan con mucha anticipación.
- Haga que los empleados que toman decisiones de viaje de última hora obtengan autorización. En un caso, en una empresa cliente, un boleto de avión que habría costado $ 300 si se reservaba con algunas semanas de anticipación costaba más de $ 1200 cuando el empleado hizo la reserva dos días antes del evento. Esto solo debería suceder en caso de emergencia, ya que la mayoría de los boletos son transferibles incluso si no son reembolsables.
- Reducir los costos de viaje en otras áreas, como las dietas de comida y alcohol y el transporte. Varíe las dietas según la ubicación. La ciudad de Nueva York es cara en comparación con Las Vegas, por ejemplo. Las áreas más pequeñas que no son centros turísticos son aún más asequibles. Su política de viajes debe reflejar los costos que sus empleados experimentarán cuando viajen a diferentes estados y lugares.
- Experimente con reuniones virtuales , servicios como Skype Empresarial y videos. Aunque inicialmente son incómodas, las reuniones no presenciales son una habilidad que se adquiere. Los empleados se sienten más cómodos a medida que utilizan estos servicios con el tiempo. Los seminarios web funcionan bien para varios tipos de capacitación, especialmente los seminarios que permiten la asistencia de varios empleados.
- Exija a sus empleados que utilicen transporte público y servicios de transporte menos costosos, cuando estén disponibles, en lugar de taxis, especialmente cuando los empleados viajen entre aeropuertos y hoteles. La mayoría de las grandes conferencias ofrecen un servicio de transporte gratuito entre los hoteles y el centro de conferencias. Un menor uso de taxis o el requisito de que los empleados se reúnan para pagar un taxi grupal pueden ahorrar mucho dinero.
Pedir a los empleados adultos que hagan reservas a tiempo, presupuestar los gastos de sus viajes de negocios y explorar opciones distintas a los viajes para reuniones y capacitación es el enfoque correcto para racionalizar los costos de los viajes de negocios. Son respetuosos con los empleados.
Benefician al empleador porque los empleados se sienten respetados y cuidados, lo que produce una moral positiva. Mantienen el ciclo de la relación positiva moviéndose en la dirección correcta.
