Cómo reducir el riesgo de robo por parte de los empleados

Las estrategias de seguridad y vigilancia han mejorado enormemente en los últimos años gracias a los avances tecnológicos. Los equipos de vigilancia de usos múltiples y las aplicaciones de seguimiento de tendencias menos llamativas son más eficaces para identificar posibles lagunas en el sistema de seguridad. Estas lagunas brindan oportunidades para que ladrones o malversadores obtengan acceso no autorizado a las arcas e inventario de la empresa.

El robo de empleados va en aumento

Según datos de la Cámara de Comercio de EE. UU., El 75 por ciento de los empleados ha admitido haber robado a sus empleadores al menos una vez, y el 38 por ciento admite haber robado a sus empleadores al menos dos veces. El FBI se refiere al robo de empleados como el delito de más rápido crecimiento en los EE. UU., Y le cuesta a las empresas alrededor del siete por ciento de sus márgenes esperados. El problema se vuelve tan grave para algunas empresas afectadas por el robo de empleados que alrededor del 33 por ciento se declara en bancarrota debido a pérdidas por robo o fraude.

Los informes recopilados por Statistic Brain indican que más del 28 por ciento de las pérdidas comerciales oscilaron entre $ 100,000 y $ 499,000, y el 25 por ciento de las pérdidas excedieron $ 1 millón. Estas cifras son inquietantes porque demuestran que las pérdidas comerciales debidas al robo de los empleados no son triviales. El valor medio del dinero en efectivo o de los bienes robados se situó en 75.000 dólares.

Solo en 2014, más de 1,2 millones de ladrones y empleados rebeldes fueron atrapados en el acto, según un estudio realizado por Jack L. Hayes, una firma consultora de prevención de pérdidas y control de merma de inventario. Más significativamente, estas cifras se generaron a partir de 25 grandes minoristas, lo que sugiere que el problema está más extendido y las pérdidas son más sustanciales si se incluyen en la mezcla los minoristas pequeños y medianos. Según varios estudios, las pérdidas por robo de empleados superaron las pérdidas por hurto en tiendas.

Métodos de robo de empleados

El robo por parte de los empleados puede ser difícil de detectar porque el perpetrador es un interno familiarizado con el sistema. Además, estos empleados tienen acceso a las llaves del reino debido a sus puestos y su reputación como jugadores de equipo confiables. Estos son algunos de los métodos que se utilizan comúnmente para robar a la empresa.

El personal de contabilidad y finanzas puede redirigir los cheques recibidos a cuentas personales. Dado que mantienen los libros mayores, pueden encubrir el robo alterando las entradas .
Con acceso a la cuenta corriente corporativa, los empleados pueden emitir cheques para pagos ficticios que se desvían a cuentas personales.
El robo de efectivo requiere planificación, ya que los cajeros tienen que equilibrar su caja de efectivo al cierre del turno. Pueden escatimar efectivo si deliberadamente se subestiman los cambios a los clientes y se quedan con la diferencia. Para las empresas que no escanean, los empleados pueden cotizar un precio más alto por la mercancía sin etiquetar y guardar el saldo.
El robo de mercadería se lleva a cabo mediante el uso subrepticio de contenedores de basura, sistema de reciclaje o bolsas personales para sacar a escondidas bienes comerciales. En el comercio minorista, el proceso de devolución y reembolso brinda muchas posibilidades de robar a la empresa con o sin la ayuda de un tercero.
El robo de suministros puede parecer insignificante, pero la cantidad se acumula rápidamente cuando los empleados se vuelven más descarados al llevar suministros de oficina para uso personal.
El robo de nómina se refiere al pago de tiempo no ganado y al reembolso de gastos no comerciales.

Entender las motivaciones detrás del robo de empleados

En la mayoría de las empresas, los empleados se someten a un riguroso proceso de selección , que incluye verificaciones de antecedentes, historial de empleo y verificación de crédito. El proceso está diseñado para excluir a las personas inadecuadas del grupo de solicitantes. Es seguro asumir que los empleados que superan los obstáculos previos al empleo están calificados, son confiables y dignos de confianza.

En muchos casos, los perpetradores son empleados de confianza desde hace mucho tiempo que pasan de ser trabajadores del tipo empleado del mes a ladrones astutos que crean planes meticulosos para redirigir fondos a sus propias cuentas o ayudarse a sí mismos con el inventario. ¿Qué podría motivar a estas personas a arriesgar su carrera y sus medios de vida para ganar unos pocos miles de dólares?

Cambios drásticos en la vida: la pérdida de un ser querido por muerte, divorcio o separación es un acontecimiento devastador para cualquier persona. Esto podría reducir el flujo de ingresos del empleado y aumentar los gastos. Ante el aumento de las facturas, el empleado aprovecha la oportunidad para llevarse pequeñas cantidades de dinero. A menudo, creen que pueden devolverlo sin que los descubran.

Vivir más allá de su escala salarial: las mayores pérdidas se deben típicamente a los malversadores que buscan vivir más allá de sus posibilidades. Buscan vivir una buena vida, pero no pueden pagar los bienes y las comodidades por sí mismos. Los fondos robados se utilizan para adquirir automóviles, casas y artículos de lujo costosos. El empleado puede tomar vacaciones costosas y participar en actividades que cuestan más de lo que pueden pagar.

Oportunidad: Los empleados pueden comenzar a robar cantidades pequeñas porque la oportunidad se presenta. Los clientes pueden olvidarse de reclamar su cambio o los contables pueden encontrar la oportunidad de ajustar los libros sin ser notados. Aprovechar estas oportunidades puede convertirse en un hábito y pronto se saldrá de control.

Adicciones: las personas que se enfrentan a un comportamiento compulsivo que cuesta dinero no son buenos candidatos para trabajos que impliquen el manejo de efectivo o la contabilidad. Las compulsiones pueden superar incluso las mejores intenciones, y los empleados terminan canalizando fondos comerciales para alimentar el juego, las drogas y otras adicciones.

Codicia: la buena codicia pasada de moda impulsa a los empleados de confianza a aprovechar las oportunidades para tomar para sí mismos lo que se les ha confiado para fines comerciales. El robo puede tomar la forma de desvío de fondos o apropiación de equipo y otros bienes para su propio uso.

Manzanas podridas que pasaron el proceso de selección: El proceso de selección de empleo debería descartar a los candidatos con antecedentes penales, pero a veces algunos pasarán la investigación debido a una investigación de antecedentes inadecuada o fallas en el procesamiento de registros. Colocados en una posición de confianza, estos individuos pueden estar tramando su plan para robar a la empresa incluso desde el principio.

Venganza: Los desaires percibidos pueden llevar a los empleados a buscar represalias robando a la empresa. Una persona que es ignorada para una promoción o transferencia lateral a una ubicación preferida o alguien que toma una evaluación negativa de manera demasiado personal puede sentir que está reclamando lo que se le ha negado al robarle a la empresa.

Estrategias defensivas para minimizar el robo de empleados

La mejor defensa es un enfoque proactivo al problema del robo por parte de los empleados. Los expertos en seguridad sugieren que los propietarios y gerentes de negocios deben asumir que está sucediendo o que sucederá cuando surja la oportunidad. Esto no significa tratar a todos los empleados con sospecha porque esa es la forma más rápida de hundir la moral. La estrategia requiere una revisión integral de los sistemas para identificar las lagunas en los procedimientos administrativos y operativos.

Fortalecer el proceso de selección previa al empleo para identificar señales de alerta . Los puestos que brindan acceso a registros contables y financieros deben estar sujetos a verificaciones de antecedentes de alto nivel, que cubran el historial crediticio y todos los encuentros con el sistema de justicia penal. Las asignaciones de manejo de efectivo deben asignarse a los empleados establecidos en lugar de a los nuevos empleados. Tenga cuidado con las inconsistencias en el currículum o las mentiras descaradas porque esto puede ser una indicación de carácter cuestionable.
Establecer un sistema de controles y contrapesos especialmente para los empleados en puestos delicados con acceso a efectivo y otras cuentas financieras. Implemente un sistema de compañeros que involucre al menos a dos empleados trabajando juntos en todo momento. Los procedimientos que exigen la anulación de ventas y la emisión de reembolsos a los clientes deben requerir la aprobación de un supervisor o gerente. En el departamento de teneduría de libros y contabilidad , los libros de contabilidad deben ser mantenidos por un equipo de empleados en lugar de confiar los libros a una sola persona. Bajo ninguna circunstancia debe confiarse a una sola persona el control de todos los registros financieros, los cuales deben estar sujetos a auditorías sin previo aviso por parte de un tercero profesional.
Utilice un contador externo para examinar los registros financieros clave. Un tercero debe verificar los extractos bancarios, los cheques emitidos y recibidos, y los libros de cuentas por pagar y por cobrar. Asegúrese de que los beneficiarios sean verificables y que las firmas de sus cheques corporativos sean legítimas.
Instale un sistema de videovigilancia como elemento disuasorio. Es menos probable que las personas adopten un comportamiento deshonesto si saben que están frente a la cámara. Las cámaras están ahí para disuadir el comportamiento de riesgo antes de que suceda. El monitoreo de video en tiempo real puede ser útil en áreas de alto riesgo y valor, como los almacenes y el piso de ventas de artículos de lujo.
Establezca rutinas de eliminación de basura. Elimine todas las posibilidades de utilizar el sistema de eliminación y reciclaje para robar mercancía para uso personal o para revenderla en otro lugar. El proceso puede incluir desarmar y aplanar todas las cajas y cajones, usar solo bolsas de basura transparentes y garantizar el acceso unidireccional a los contenedores de basura para los empleados.
Mejora la moral de los empleados. Generar confianza es una vía de doble sentido. Conozca a los empleados, establezca una buena relación y establezca relaciones porque es menos probable que las personas cedan a la tentación si son felices en el trabajo y se preocupan por su carrera.
Abra una línea de información para empleados. En relación con la sugerencia anterior, los empleados leales a la empresa pueden ayudar a limitar las pérdidas por fraude y robo informando sus sospechas de forma anónima. Garantice la confidencialidad de todos los informes e investigue cada informe a fondo antes de tomar medidas.

Procesar o no procesar

Las pequeñas y medianas empresas son víctimas de manera desproporcionada de malversadores y estafadores. El sesenta y cuatro por ciento de las pequeñas empresas informan que han sido víctimas de robo por parte de sus empleados, pero solo el 16 por ciento lo informa según un estudio realizado por un estudiante de doctorado en justicia penal de la Universidad de Cincinnati. A menudo, los propietarios de pequeñas empresas no hacen más que despedir al empleado porque entablar un litigio es costoso y no hay garantía de que se devuelvan los fondos robados. Otras empresas se abstienen de demandar para evitar el escrutinio de sus registros confidenciales.

Cuando se trata de robos por parte de los empleados, la prevención es la mejor defensa. Revise sus sistemas y procedimientos para identificar áreas vulnerables y realice los cambios necesarios. Puede ser útil trabajar con una parte neutral con una perspectiva nueva para encontrar las señales de alerta. Cuando se detecten incidentes de fraude y robo por parte de los empleados, actúe con rapidez, decisión y firmeza. Siga una política de tolerancia cero para proteger a su empresa de incurrir en pérdidas sustanciales debido al robo de los empleados.