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Responder a una solicitud de verificación de referencia es un asunto complicado. El miedo a las represalias y las demandas impiden que muchos empleadores respondan. Estas recomendaciones lo ayudarán a responder razonablemente a las solicitudes de verificación de referencias mientras protege los intereses legítimos de su empresa y sus empleados actuales. Vea qué hacer.

Siga la política de verificación de referencia establecida por su empresa

Primero, muchas empresas solicitan que los gerentes envíen solicitudes de referencias por escrito a Recursos Humanos . Si el del gestor de referencia es positivo, sin embargo, puede estar de acuerdo en que el gestor de proporcionar una referencia verbal directamente a un empleador.

Todo lo que se envíe en un formato escrito debe provenir de Recursos Humanos , o el personal de RR.HH. debe revisar la respuesta para verificar su coherencia y proteger los mejores intereses de la empresa. Un formato de verificación de referencia común le pide que proporcione esta información sobre el ex empleado.

  • Título del puesto y, en ocasiones, responsabilidades laborales.
  • Salario final,
  • Fechas de empleo,
  • Proporciona una lista de verificación que le pide al empleador anterior que clasifique características tales como «trabajo en equipo» y «confiabilidad», y
  • Pregunta si el ex empleado es elegible para que su organización lo vuelva a contratar.

Es mejor dejar este papeleo a Recursos Humanos; al menos, pídale al personal de RR.HH. que revise cualquier respuesta escrita que pueda estar pensando en enviar. No responda preguntas que le pidan que califique numéricamente a un ex empleado en cualquier aspecto de su trabajo o características laborales.

Las calificaciones numéricas no son comparables en base a un significado compartido de la definición del término, ni el significado de los números en una escala numérica se define en estos formularios. Por lo tanto, en el mejor de los casos, es una comunicación defectuosa. En el peor de los casos, puede dañar las perspectivas laborales de su ex empleado.

Asegúrese de que el empleado tenga una autorización firmada en el archivo

En segundo lugar, verifique que la firma del ex empleado, que autoriza la verificación de la referencia, esté en la documentación enviada por la empresa solicitante. Sin la firma del ex empleado que otorga el permiso, no debe proporcionar ninguna información sobre el empleado.

Ocasionalmente, un empleado saliente dejará un formulario de permiso de verificación de referencia firmado en su archivo de empleo. Esto solo ocurrirá si el empleado no ha encontrado un nuevo trabajo, algo inusual para la mayoría de los empleados que dejan su empleo actual.

Responda a una solicitud de verificación de referencia con una referencia positiva

Si el gerente puede, con pocas reservas, recomendar al ex empleado, en consulta con el personal de RR.HH., el gerente puede devolver la llamada al empleador que hizo la pregunta . Al responder a una llamada telefónica, el gerente debe asegurarse de que la firma del empleado que autoriza la verificación de referencias esté archivada en Recursos Humanos antes de devolver la llamada telefónica.

Cuando un ex empleado era un buen empleado y dejó su empresa en buenos términos (tal vez un cónyuge se mudó y la distancia no era conmutable), desea brindarle asistencia al ex empleado para encontrar un nuevo puesto.

O tal vez lo haya utilizado como referencia un empleado que le informó en algún momento, aunque no más recientemente. Si tiene comentarios positivos que hacer sobre el empleado, puede responder al empleador potencial con los comentarios positivos que pueda aportar.

Preguntas de verificación de referencia que no desea tocar

Responda solo las preguntas con las que se sienta cómodo respondiendo si recibe una llamada telefónica o un documento de solicitud de referencia. Un gerente solo debe hablar sobre las áreas de las habilidades y la experiencia del empleado sobre las que tiene conocimiento directo. Hay varias preguntas que un gerente no debe responder:

Pregunta de ejemplo:

Predecir si su ex empleado tendrá éxito en el puesto para el que está siendo considerado. (¿Alguien tiene una bola de cristal?) No es posible que responda a esta pregunta. Incluso si el puesto suena similar, no puede predecir a los compañeros de trabajo, la cultura del empleador , su relación con los clientes o la miríada de factores que ayudan a un empleado a tener éxito, o no.

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Buena respuesta:

Cuando el empleado trabajaba para mí, en su puesto en mi empresa, era un colaborador fuerte cuyo trabajo era apreciado.

Pregunta de ejemplo:

¿Cuáles fueron las debilidades del empleado?

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Buena respuesta:

Él o ella no tenía debilidades que valga la pena mencionar que afectaran su capacidad para realizar el trabajo de manera competente cuando trabajaba para mí.

Pregunta de ejemplo:

¿Por qué dejó el empleado el puesto en el que le reportaba?

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Buenas respuestas:

  • Buscó una mayor responsabilidad y completar su conocimiento de nuestra empresa y productos, o
  • Abandonó nuestra organización por motivos personales que eran importantes para ellos.

Estos son los tipos de preguntas de verificación de referencias que un empleador potencial hará si devuelve una llamada telefónica de verificación de referencias.

Responder a una solicitud de verificación de referencia: no positivo

Si el empleado dejó su empresa en una nube, ya sea que no se adaptara bien a su trabajo , un empleado que no contribuya por otras razones o sea inmanejable, refiera la llamada o el formulario al personal de Recursos Humanos para obtener una respuesta estándar.

A veces, hay circunstancias inusuales que rodean la salida de un empleado de su empresa. Quizás un empleado estaba viendo pornografía en su computadora; sí, le pidió a su director de recursos humanos que sirviera como una de sus referencias. Otro ex empleado puede haber amenazado con violencia o haber cometido un acto violento mientras era empleado de su empresa.

Si bien estos ex empleados rara vez incluirán su empresa como referencia, esté preparado. Estas llamadas deben enviarse al personal de recursos humanos para obtener una respuesta estándar.

Sin embargo, aquí hay una advertencia. Hable con su abogado antes de responder a cualquier verificación de referencias sobre un empleado potencialmente violento. Si no revela un comportamiento violento a un empleador potencial y el ex empleado comete un acto violento mientras trabaja con el nuevo empleador, su empresa puede ser responsable de no revelar esta información. Por lo tanto, consulte con su abogado bajo cualquier circunstancia inusual en la que se separó de un empleado.

Cuando un ex empleado solicita una carta de referencia genérica

 No se recomienda
dar a los ex empleados una carta de referencia genérica como una buena política. Una vez que existe un documento, vive para siempre. Los posibles empleados han proporcionado a las oficinas de RR.HH. copias de cartas con 10 y 20 años de antigüedad, a veces apenas legibles en múltiples sesiones de fotocopias.

Después de un cierto período de tiempo, no tiene idea de en qué tipo de empleado se ha convertido su antiguo empleado, a menos que sea la rara excepción que se mantiene en contacto con usted. Y nunca se sabe cómo usará el empleado su carta o cómo los posibles empleadores interpretarán sus palabras. Adopte una política que establezca que los gerentes nunca deben entregar cartas de referencia genéricas por escrito .

Informe al ex empleado que su empresa estará encantada de proporcionar la confirmación de empleo de Recursos Humanos a empleadores específicos que pregunten directamente.

Reflexiones finales sobre cómo responder a una solicitud de verificación de referencia

Pocos empleados se proponen la meta de fracasar en el trabajo. Sin embargo, los empleados fracasan y las empresas y los empleados se separan. Cuando se le solicite una referencia, tenga en cuenta que todos los ex empleados merecen la oportunidad de comenzar de nuevo, sin importar los términos en los que se separaron de su organización.

Quizás el ex empleado no era adecuado para el puesto que ocupaba en su empresa. La cultura de su empresa puede haber sido un completo desajuste con las necesidades del empleado. El empleado puede haber tenido una visión diferente de los requisitos de su trabajo a la de su jefe. Quizás su vida personal y su matrimonio se desmoronaron durante su mandato en su empresa. 

Nunca se conocen todos los detalles y las razones por las que un empleado fracasa o sigue adelante . Es fácil con el empleado de alto rendimiento que lamenta perder por un mejor trabajo, una mudanza familiar por el país o una oportunidad soñada. Es más difícil con el artista marginal.

Sea honesto o proporcione información mínima. No haga predicciones de éxito con bolas de cristal ni proporcione calificaciones numéricas y clasificaciones para términos indefinidos. Si es necesario, proporcione información mínima que describa el desempeño del ex empleado. Siempre que sea posible, déle al empleado un descanso y hable con el posible empleador.

La línea de fondo

Las cifras recientes relacionadas con la verificación de referencias indican que los empleadores se están tomando muy en serio la verificación de referencias . Como se menciona en el sitio web de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) , consultado el 26/06/19, «En un informe de HR.com de 2018 patrocinado por la Asociación Nacional de Evaluadores de Antecedentes (NABS), el 95% de los empleadores encuestados indicaron que utilizan uno o más tipos de investigación de antecedentes laborales «. Siempre que sea posible, dé un respiro a sus antiguos empleados, cuando pueda hacerlo con la conciencia tranquila.