No puede comunicarse en exceso cuando le pide a su organización que cambie. Cada gerente senior exitoso que ha liderado un esfuerzo exitoso de gestión del cambio expresa la necesidad de comunicarse en exceso durante una experiencia de cambio y hace esta declaración en retrospectiva.
No existe ninguna organización en la que los empleados estén completamente satisfechos con la comunicación . La comunicación es uno de los problemas más difíciles en las organizaciones. Es un área de la que los empleados se quejan con más frecuencia durante el cambio organizacional y las operaciones diarias. ¿La razón?
La comunicación eficaz requiere cuatro componentes que se interconectan perfectamente para crear un significado compartido, una de las definiciones favoritas de la comunicación.
- La persona que envía el mensaje debe presentar el mensaje de manera clara y detallada, e irradiar integridad y autenticidad.
- La persona que recibe el mensaje debe decidir escuchar, hacer preguntas para mayor claridad y confiar en el remitente del mensaje.
- El método de envío elegido debe adaptarse a las circunstancias y necesidades tanto del remitente como del destinatario.
- El contenido del mensaje tiene que resonar y conectarse en algún nivel con las creencias ya sostenidas del receptor (el empleado). Debe contener la información que el empleado desea escuchar. Debe responder a las preguntas más queridas y preocupadas por el empleado.
Con todo esto sucediendo en cualquier comunicación, ¿es de extrañar que las organizaciones rara vez lo hagan bien? Afortunadamente, los profesionales de la gestión del cambio han proporcionado una amplia gama de sugerencias sobre cómo comunicarse bien durante cualquier cambio organizativo.
Recomendaciones sobre comunicación para una gestión eficaz del cambio
Desarrolle un plan de comunicación escrito para garantizar que todo lo siguiente ocurra dentro de su proceso de gestión de cambios. Cada uno es importante cuando le pide a la gente que cambie su forma anterior de hacer las cosas.
Recuerde siempre que las personas no le temen tanto al cambio sino que tienen miedos e inquietudes acerca de las nuevas formas de hacer negocios. También tienen algo de dedicación a la forma en que siempre han hecho el trabajo antes. A cambio, está pidiendo a sus empleados que abandonen sus zonas de confort.
- Comuníquese de manera constante, frecuente y a través de múltiples canales, que incluyen oratoria, escritura, video, capacitación, grupos focales, tableros de anuncios, intranets y más sobre el cambio.
- Comunique todo lo que se sabe sobre los cambios, tan pronto como la información esté disponible. Deje en claro que su tendencia es hacia la comunicación instantánea, por lo que algunos de los detalles pueden cambiar en una fecha posterior. Dígale a la gente que su otra opción es mantener toda la comunicación hasta que sea positivo acerca de las decisiones, los objetivos y el progreso, lo cual es desastroso en la gestión del cambio eficaz.
- Proporcione una cantidad significativa de tiempo para que las personas hagan preguntas, soliciten aclaraciones y brinden comentarios. Si alguna vez ha sido parte de un escenario en el que un líder presentó cambios a un grupo grande a través de transparencias y luego huyó, sabe qué malas noticias son estas para la integración de cambios. La gente debe sentirse involucrada en el cambio. La participación crea compromiso, nada más es tan importante durante un proceso de cambio.
- Comunique claramente la visión , la misión y los objetivos del esfuerzo de gestión del cambio. Ayude a las personas a comprender cómo estos cambios les afectarán personalmente. Si no ayuda con este proceso, la gente inventará sus propias historias, generalmente más negativas que la verdad.
- Reconozca que la verdadera comunicación es una conversación. Es bidireccional y debe producirse una discusión real. No puede ser solo una presentación.
- Los líderes del cambio o los patrocinadores deben dedicar tiempo a conversar uno a uno o en grupos pequeños con las personas que se espera que realicen los cambios.
- Comunique las razones de los cambios de tal manera que las personas comprendan el contexto, el propósito y la necesidad. Los profesionales han llamado a esto «construir un marco conceptual memorable» y «crear un marco teórico para respaldar el cambio».
- Proporcione respuestas a las preguntas solo si conoce la respuesta. Los líderes destruyen su credibilidad cuando brindan información incorrecta o parecen tropezar o retroceder cuando brindan una respuesta. Es mucho mejor decir que no sabe y que tratará de averiguarlo.
- Los líderes necesitan escuchar. Evite ponerse a la defensiva, hacer excusas y dar respuestas demasiado rápidas. Actúa con seriedad.
- Haga que los líderes y los patrocinadores del cambio estén disponibles, todos los días cuando sea posible, para mezclarse con otros en el lugar de trabajo.
- Realice talleres y foros interactivos en los que todos los empleados puedan explorar los cambios juntos mientras aprenden más. Utilice la capacitación como una forma de comunicación interactiva y como una oportunidad para que las personas exploren de manera segura nuevos comportamientos e ideas sobre el cambio y la gestión del cambio. Todos los niveles de la organización deben participar en las mismas sesiones.
- La comunicación debe ser proactiva. Si la fábrica de rumores ya está en acción, la organización ha esperado demasiado para comunicarse.
- Brindar oportunidades para que las personas se relacionen entre sí, tanto formal como informalmente, para compartir ideas sobre el cambio y la gestión del cambio.
- Revise públicamente las medidas que están en su lugar para trazar el progreso en la gestión del cambio y los esfuerzos de cambio.
- Dar a conocer las recompensas y el reconocimiento por los enfoques y logros positivos en los cambios y la gestión del cambio. Celebre cada pequeña victoria públicamente.
