Cuando un empleado asciende a su primer puesto de gestión , es probable que sea la primera vez que gestiona el presupuesto de un departamento.
La mayoría de los nuevos gerentes reciben poca o ninguna capacitación formal sobre cómo desarrollar un pronóstico presupuestario, hacer un seguimiento de sus gastos o cómo hacer ajustes a mitad de año. A menudo se les entrega una hoja de cálculo o un informe de su gerente o del departamento de finanzas, y se espera que sepan cómo hacerlo, o que aprendan por ensayo y error.
Si bien el «ensayo y error» puede ser una forma eficaz de aprender una nueva habilidad, sería mejor si un nuevo gerente no tuviera que cometer demasiados errores dolorosos. A continuación se ofrecen algunos consejos si acaba de ser ascendido a gerente con responsabilidad presupuestaria.
Invierta el tiempo para aprender desde el principio
No hay mejor momento para hacer preguntas estúpidas que cuando eres nuevo en algo y nunca lo has hecho. Es mejor preguntar y dedicar el tiempo a aprender por adelantado, que esperar hasta que alguien tenga que señalar tus errores . Solicite tiempo a su gerente (o predecesor si puede) para revisar la filosofía subyacente, los objetivos generales, el formato y cada línea de pedido. Si su organización tiene una persona de finanzas, pídale a esa persona que también pase tiempo con usted. La mayoría se sentirá halagada y estará dispuesta a compartir su experiencia.
Después de todo, si pueden entrenarlo a hacer las cosas de acuerdo con sus especificaciones por adelantado, será menos un dolor de cabeza para ellos más adelante.
Realice un curso de «Finanzas y presupuestos para gerentes no financieros»
Consulte con las escuelas de negocios de su universidad local, en «Educación ejecutiva». La mayoría de las escuelas de negocios ofrecen cursos sin crédito de uno a tres días. Durante o después del curso, tómese el tiempo para revisar el informe anual de su empresa y comprender los distintos índices e informes financieros.
Administre el presupuesto de su departamento como si fuera su propio negocio
Cuando trabajamos para organizaciones grandes, solemos tratar el dinero de la empresa como si creciera en los árboles. No es así, y ahora es su trabajo como gerente tomar la propiedad personal de los recursos de su departamento.
Ser un jugador de equipo
Si es posible, revise el presupuesto de su gerente. Si bien es importante hacerse cargo de su presupuesto, su unidad es parte de una entidad más grande. Pídale a su gerente que le muestre dónde encaja su presupuesto y cómo respalda el panorama general, así como las interdependencias con sus pares. Puede haber ocasiones en las que otro departamento necesite dinero para objetivos que sean de mayor prioridad que los suyos. No espere a que se lo pidan o se lo quiten: sea proactivo y ofrézcase a ayudar a su jefe de grupo. Serás visto como estratégico y colaborativo .
No juegues juegos estúpidos
El hecho de que todo el mundo lo haga no significa que no sea estúpido ni malo para la empresa. Un ejemplo de un juego de presupuesto estúpido típico que juegan los gerentes es «gastar o perderlo». Es cuando se acerca el final del año y su presupuesto está por debajo de su pronóstico. En años anteriores, cuando no gastaba menos, el presupuesto del próximo año se establecía en base al real de ese año. Entonces, para que su presupuesto no vuelva a ser recortado, vaya de compras, comprando cosas que no necesita o abasteciéndose en caso de que las necesite.
Realice un seguimiento de sus gastos mensualmente y realice correcciones proactivas
No asuma que alguien le dirá cuando se le exceda el presupuesto. De hecho, es posible que incluso tenga que solicitar informes mensuales o realizar un seguimiento usted mismo. No espere hasta fin de año, cuando se convierta en una sorpresa para usted y su jefe. Para entonces, es demasiado tarde para investigar y hacer correcciones. Sea responsable, mida usted mismo e informe proactivamente a su gerente.
Sea transparente e involucre a su equipo
Comparta su presupuesto con su equipo, quizás incluso involucrándolos en la configuración del pronóstico. Involucrar a su equipo y ayudarlos a comprender el proceso de presupuestación crea un sentido de propiedad compartida y alienta a sus empleados a encontrar formas creativas de administrar los gastos.
Sea estratégico
No solo tome los datos reales del año pasado y agregue un 10 por ciento al pronóstico del próximo año. Empiece por desarrollar una estrategia y metas, luego determine los recursos necesarios para lograr esas metas. Si necesita más que el año pasado, prepare un caso comercial para justificar su solicitud de financiación adicional.
No exageres
Si bien administrar el presupuesto es un papel importante para un gerente, nunca pierda de vista los activos más importantes: ¡su gente! Asegúrese de dedicar al menos cinco veces más tiempo a desarrollar su equipo que a calcular números.
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