El Formulario I-9, Verificación de elegibilidad de empleo, es el formulario requerido por el Departamento de Seguridad Nacional, Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS), para documentar la elegibilidad para el empleo en los Estados Unidos. Como empleador, debe completar un formulario I-9 por cada empleado que contrate.
Requisitos del Formulario I-9
Todos los empleados, ciudadanos y no ciudadanos, contratados después del 6 de noviembre de 1986, deben completar la Sección 1 del Formulario I-9 al momento de la contratación. El empleador es responsable de asegurarse de que el empleado complete oportuna y adecuadamente la Sección 1 del Formulario I-9.
El empleador también debe verificar la verificación de empleo y asegurarse de que las Secciones 2 y 3 del Formulario I-9 estén debidamente completadas. Los empleadores deben completar la Sección 2 del Formulario I-9 examinando evidencia de primera mano sólo documentos originales y no vencidos de identidad y elegibilidad de empleo dentro de los tres días hábiles posteriores a la fecha de inicio del empleo.
El empleado debe estar físicamente presente y sus documentos originales deben revisarse en persona. El empleado que revisa los documentos originales debe firmar la Sección 2 del I-9.
El formulario verifica que ha marcado dos formas de identificación aprobadas que prueban que el empleado está legalmente autorizado para trabajar en los Estados Unidos.
Los empleadores o sus representantes autorizados deben completar la Sección 3 al volver a verificar que un empleado es elegible para trabajar en los Estados Unidos. Cuando se vuelve a contratar a un empleado dentro de los tres años posteriores a la fecha en que se completó originalmente el I-9, los empleadores tienen la opción de completar un nuevo formulario I-9 o completar la Sección 3.
Periódicamente, debe auditar los formularios I-9 para asegurarse de tener un formulario completo para cada empleado. Debe verificar la veracidad y la integridad, y guardar evidencia de la auditoría y de cualquier capacitación que hayan recibido los miembros del personal que completen o almacenen los formularios I-9. Por lo tanto, es importante mantener todos los I-9 de los empleados y la documentación adjunta en un archivo de personal separado.
Almacenamiento de formularios I-9 completos
El gobierno puede inspeccionar estos formularios para verificar su cumplimiento. Si los empleados del gobierno lo hacen, no querrá permitirles el acceso a los archivos privados de personal de sus empleados ni a la información confidencial que contienen. Por lo tanto, en aras de la confidencialidad de los empleados y el acceso restringido, aísle los I-9 de sus empleados en una carpeta que esté específicamente dedicada al almacenamiento de I-9.
Esto protege la privacidad de sus empleados y también evita que el empleador tenga que responder a preguntas adicionales que surgen del contenido del archivo de personal del empleado. Por lo tanto, es importante evitar abrir su empresa a una mayor investigación por parte de los empleados de USCIS.
Investigación del archivo I-9 y sanciones
Por ley, los empleadores tienen al menos tres días hábiles para producir los Formularios I-9. A menudo, ICE solicitará que el empleador proporcione documentación de respaldo, que puede incluir una copia de la nómina, la lista de empleados actuales, los artículos de incorporación y las licencias comerciales.
Si se encuentran violaciones técnicas o de procedimiento, el empleador tiene 10 días hábiles para hacer las correcciones. El empleador también puede ser multado por infracciones sustanciales o correcciones incompletas.
Línea de fondo
Debido a los esfuerzos de ejecución de ICE , los empleadores se han enfrentado cada vez más a cargos penales impuestos a los gerentes, propietarios y miembros del personal de recursos humanos (RR.HH.) por no completar y almacenar correctamente los formularios I-9 de cada empleado. Las empresas han recibido cada vez más multas importantes y han sido excluidas. Por lo tanto, es imperativo que los empleadores den prioridad a garantizar que estos formularios se llenen, mantengan y almacenen con precisión para proteger a la empresa y a sus empleados de sanciones, que pueden ser costosas.
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