El primer paso y el más importante que se debe dar para trabajar de manera más eficiente es tener un plan diario en su lugar. Es importante que su plan esté escrito en algún lugar: en un calendario, bloc de notas o guardado en su computadora. No revise simplemente una lista de verificación mental todos los días.
Tener un plan escrito es imprescindible para mantener los pensamientos molestos fuera de su cabeza y para ayudar a prevenir desastres porque se olvida de algo importante. La mayoría de las personas encontrarán que necesitan desviarse de un plan diario de vez en cuando, pero tener uno lo ayudará a organizar mejor su tiempo, a prepararse para proyectos específicos con anticipación y un plan le dará una imagen mental más clara de todas las cosas. tu tienes que hacer.
Deshacerse de las distracciones diarias con un plan
Si llega al trabajo todos los días y se siente abrumado de inmediato con su larga lista de «cosas por hacer» y el desorden de su escritorio, en el mejor de los casos, comenzará su día como un caballo de carreras (y se agotará rápidamente después de un sprint, como un caballo de carreras) concentrándose en lo que parezca más urgente en un momento dado. El peor de los casos es que te quedarás sentado sin saber por dónde empezar. De cualquier manera, simplemente «apagar incendios» todos los días es la forma menos eficiente de atacar su carga de trabajo y la mejor manera de agotarse y quedarse más atrás.
Sin un plan, las distracciones de los días se harán cargo rápidamente: suena el teléfono, comienzas a responder correos electrónicos, los compañeros de trabajo comienzan a charlar y, antes de que te des cuenta, ha llegado la hora del almuerzo y has logrado poco. Su plan diario puede incluir una hora cada mañana para acomodarse devolviendo llamadas, revisando el correo electrónico antes de comenzar con otras tareas, pero servirá más que una guía sobre qué hacer con su tiempo. Por ejemplo, si reserva deliberadamente una hora para hacer algo y excede ese límite de tiempo, sabrá que necesita ajustar su plan para el día siguiente.
Al mapear su día en segmentos o por tareas, puede identificar más fácilmente las áreas problemáticas y los tiempos de máxima eficiencia (es decir, puede ser menos eficiente después del almuerzo si sufre de depresión por la tarde o puede empezar lentamente por la mañana ).
Evite asumir más de lo que puede manejar
Un optimista es alguien que puede ver lo positivo en una situación dada, generalmente se enfocará en la creencia de que «todas las cosas son posibles». No hay nada de malo en ser optimista a menos que lo lleve a subestimar sus habilidades, el tiempo que le tomará lograr algo, y resultará en que asuma más de lo que puede manejar.
Un realista puede ser optimista, pero un realista también ve la logística que puede estar involucrada al lidiar con una situación y tendrá en cuenta los posibles obstáculos y restricciones.
Si no tiene su plan de juego programado para el día, es posible que tenga más dificultades para decir que no a ayudar a otros o emprender proyectos adicionales porque tiene una actitud positiva de «puedo hacerlo» que anula la realidad o el sentido común . Es fácil subestimar cuánto tiempo tomarán las cosas para realizar tus tareas y mucho menos las de otra persona si crees que eres una supermujer y una perspectiva alegre es todo lo que necesitas para hacer las cosas.
Saber lo que está en su plato para el día y haber determinado ya un presupuesto para su propio tiempo para tareas específicas puede ayudarlo a cumplir con los plazos, hacer más cada día y ser más realista al asumir trabajo adicional.
Creando su plan de ataque
Antes de ir al trabajo, decida con anticipación en qué se concentrará cuando llegue allí. Mejor aún, planifique su día la noche anterior y prepare su escritorio para las tareas que desea realizar por la mañana. Por ejemplo, organice los archivos o el material de lectura para la mañana para que pueda comenzar de inmediato, o coloque los elementos que necesita escribir o las llamadas telefónicas para devolver en el orden en que necesita terminarlos.
Tener un plan puede ayudarlo a crear rutinas predecibles que, a su vez, lo mantendrán mejor preparado para enfrentar días caóticos en los que su jefe o un cliente de alto mantenimiento exigen más de su tiempo.
