Una política efectiva de Internet y correo electrónico que ayude a los empleados a comprender qué se espera de ellos con respecto a cómo usan sus dispositivos para el trabajo es una necesidad para empleadores y empleados. Desea dejar constancia de lo que pueden hacer los empleados desde los dispositivos proporcionados por el trabajo o propiedad de los empleados que utilizan o involucran a sus empleados, su lugar de trabajo o su empresa.
Con casi el 80% de las personas en los EE. UU. Accediendo a las redes sociales, la orientación sobre lo que los empleados pueden decir y compartir se ha vuelto más importante. 1 A la ? mayoría de los empleados no les importan las pautas porque no quieren actuar de manera inapropiada o cruzar una línea sin darse cuenta. Por lo tanto, el desarrollo de una política justa, comprensible y sensata junto con una capacitación exhaustiva debe ser una de las principales prioridades.
Considere utilizar este ejemplo de política de Internet y correo electrónico para proporcionar una guía clara a sus empleados sobre lo que constituye el uso apropiado de Internet y correo electrónico en el trabajo. Adáptelo para que se adapte a las necesidades de su cultura y al entorno que desea proporcionar a los empleados en el trabajo. Para estar seguro de las legalidades en su área y en su industria, consulte a un abogado.
Ejemplo de política de Internet y correo electrónico para empleados
El uso del correo de voz, correo electrónico e Internet asignado a la computadora o extensiones telefónicas de un empleado es únicamente con el propósito de realizar negocios de la compañía. Algunas responsabilidades laborales en la empresa requieren acceso a Internet y el uso de software además del conjunto de productos de Microsoft Office.
Solo las personas debidamente autorizadas, para los fines de la empresa, pueden utilizar Internet para acceder y descargar software adicional. Esta autorización es generalmente exclusiva para las decisiones que toma el departamento de tecnología de la información (TI) en conjunto con los recursos humanos.
Procedimiento de acceso al software
El software necesario además del conjunto de productos de Microsoft Office debe ser autorizado por su gerente y el departamento de TI debe descargarlo. Si necesita acceso a software o sitios web que no están actualmente en la red de la empresa, hable con su gerente y consulte con el departamento de TI para explicar qué devoluciones espera recibir del producto.
Se considerarán todas las solicitudes razonables que no se consideren un riesgo de red. El propósito de esta política no es restringir el acceso de los empleados a productos que lo harán más productivo. Más bien, el objetivo es minimizar el riesgo para la red de la organización.
Equipo de propiedad de la empresa
Cualquier dispositivo o computadora, incluidos, entre otros, teléfonos de escritorio, teléfonos inteligentes, tabletas, computadoras portátiles, computadoras de escritorio y iPads que la compañía le proporcione para su uso, debe usarse solo para negocios de la compañía. Tenga en cuenta que la empresa es propietaria de los dispositivos y la información de estos dispositivos. Si abandona la empresa por cualquier motivo, la empresa le exigirá que devuelva el equipo en su último día de trabajo.
Puede utilizar dispositivos electrónicos personales que no estén conectados a la red de la empresa para acceder a cualquier sitio de Internet adecuado durante los descansos y el almuerzo.
Uso de Internet
El uso de Internet en horario de la empresa o el uso de dispositivos propiedad de la empresa que están conectados a la red de la empresa está autorizado para realizar actividades comerciales de la empresa únicamente. Esto limita la posibilidad de que se produzcan violaciones de la seguridad de la información confidencial de la empresa.
El uso de Internet también crea la posibilidad de contaminación de nuestro sistema a través de virus o software espía. El software espía permite a personas no autorizadas ajenas a la empresa el acceso potencial a las contraseñas de la empresa y otra información confidencial.
Eliminar dichos programas de la red de la empresa requiere que el personal de TI invierta tiempo y atención que se dedican mejor a lograr avances tecnológicos. Por esta razón, y para asegurar el uso adecuado del tiempo de trabajo, solicitamos a los miembros del personal que limiten el uso de Internet.
Además, bajo ninguna circunstancia se pueden utilizar computadoras u otros equipos electrónicos propiedad de la empresa, incluidos los dispositivos propiedad del empleado, durante el horario laboral de la empresa para obtener, ver o acceder a Internet pornográfico o inmoral, poco ético o no relacionado con los negocios. sitios. Hacerlo puede dar lugar a medidas disciplinarias que pueden llegar a incluir el despido .
Medios de comunicación social
Su empleador comprende que parte de lo que hace en las redes sociales es la divulgación que recluta nuevos empleados y mejora la marca de nuestra empresa. Muchos empleados incluso tienen responsabilidades en las redes sociales en las descripciones de sus funciones, incluidos los especialistas en marketing de redes sociales, el soporte técnico y los reclutadores.
Su empleador también comprende que la relación de nuestros empleados con un mundo en línea en el que pasa tiempo las 24 horas del día, los 7 días de la semana, puede hacer que el tiempo de trabajo y el tiempo libre se difuminen. Le recomendamos encarecidamente que limite el uso de las redes sociales al contenido relacionado con el trabajo y la divulgación durante el horario laboral.
Además, se le prohíbe compartir cualquier información confidencial o protegida que pertenezca o sea sobre la empresa. Se le recomienda encarecidamente que no comparta información despectiva que coloque a su empresa o compañeros de trabajo en una situación desfavorable.
Todos los empleados deben proteger la reputación y la marca de la empresa. Las vidas y acciones de sus compañeros de trabajo nunca deben compartirse en línea. Tenga en cuenta las preferencias de los compañeros de trabajo; por ejemplo, obtenga el permiso de los padres antes de usar el nombre de sus hijos en línea.
En la participación en las redes sociales desde dispositivos de trabajo o durante el horario laboral, se prohíbe el contenido de las redes sociales que discrimine contra cualquier clasificación protegida, incluida la edad, la raza, el color, la religión, el género, el origen nacional, la discapacidad o la información genética.
Es política de nuestra empresa incluir también la preferencia sexual, la identidad de género y el peso bajo protección contra la discriminación. Cualquier empleado que participe en las redes sociales y viole esta política será tratado de acuerdo con la política de acoso de la empresa .
Uso de correo electrónico en la empresa
El correo electrónico se debe utilizar únicamente para los negocios de la empresa. La información confidencial de la empresa no debe compartirse fuera de la empresa, sin autorización, en ningún momento. Tampoco debe realizar negocios personales utilizando la computadora o el correo electrónico de la empresa.
Tenga esto en cuenta también cuando considere reenviar correos electrónicos no comerciales a asociados, familiares o amigos. Los correos electrónicos no relacionados con el negocio hacen perder tiempo y atención a la empresa.
Ver pornografía o enviar chistes o historias pornográficas por correo electrónico se considera acoso sexual y se abordará de acuerdo con nuestra política de acoso sexual. La rescisión inmediata es la acción disciplinaria más frecuente que la empresa puede tomar en estos casos.
Correos electrónicos que discriminan
Se prohíbe cualquier contenido de correo electrónico que discrimine a cualquiera de las clasificaciones protegidas mencionadas anteriormente. Cualquier empleado que envíe un correo electrónico que viole esta política será tratado de acuerdo con la política de acoso.
Estos correos electrónicos están prohibidos en la empresa. Enviar o reenviar correos electrónicos discriminatorios resultará en una acción disciplinaria que puede resultar en la terminación del empleo.
La empresa posee el correo electrónico del empleado
Tenga en cuenta que la empresa es propietaria de cualquier comunicación enviada por correo electrónico o que se almacena en el equipo de la empresa. La gerencia y otro personal autorizado tienen derecho a acceder a cualquier material en su correo electrónico o en la computadora de su empresa en cualquier momento. No considere que su comunicación, almacenamiento o acceso electrónicos sean privados si se crean o almacenan en sistemas de trabajo.
Si necesita información adicional sobre el significado de esta comunicación, comuníquese con su gerente o el personal de recursos humanos para obtener una aclaración.
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