El archivo de nómina de empleados es el repositorio de todo lo que tiene que ver con el cheque de pago de un empleado. La razón principal para crear un archivo de nómina es limitar el acceso al resto de la información confidencial que se encuentra en el archivo de personal.
El propósito de un archivo de nómina de empleados
El archivo de nómina permite al personal de contabilidad pagar al empleado sin acceder a la información confidencial del empleado. El personal de contabilidad puede mantener registros de nómina cuando tenga sentido para pagar al empleado. En los casos en que se subcontratan la nómina y la contabilidad, esta es una práctica aún más recomendada para los registros de nómina del empleado.
El archivo de nómina limita el acceso a la información confidencial de los empleados. El archivo de nómina de empleados permite al personal de contabilidad y finanzas tener la información que necesitan para pagar al empleado en una ubicación práctica. La ubicación debe ser segura y estar fuera del alcance de otros empleados.
Debe convencer al personal de contabilidad de que la información de los archivos de nómina es confidencial y no debe compartirse sin el permiso y la aprobación del personal de recursos humanos. El personal de contabilidad tampoco debe compartir información sobre aumentos de empleados, promociones, bonificaciones y cualquier otra información que sea confidencial sobre los empleados.
Recursos Humanos no necesita monitorear el acceso de la contabilidad a los archivos de nómina de los empleados. Como se recomienda para los archivos de empleados relacionados, como los archivos de personal y médicos, debe limitar el acceso al archivo de nómina. Solo las personas que necesitan tener la información para hacer su trabajo deben ver el contenido.
Contenido de un archivo de nómina de empleados
Esta es una lista sugerida de lo que pertenece a un archivo de nómina de empleados.
- Carta de oferta firmada por el gerente de contratación, Recursos Humanos y el empleado
- Autorización de pago firmada por Recursos Humanos y el gerente de contratación cuando existe un contrato de empleado
- Formulario W-4
- Trámites y autorización relacionados con cualquier beneficio para empleados que implique una deducción de nómina
- Formulario de autorización de depósito directo
- Formularios de contabilidad de tiempo asalariado
- Hojas de tiempo semanales por hora
- Registros del reloj de tiempo, cuando se utilicen
- Registros de asistencia
- Solicitudes de reembolso de gastos, incluida la documentación y los recibos de viajes y otros gastos autorizados
- Formularios de reembolso de matrícula y recibos de pago, libros, etc.
- Formularios de solicitud de pago por adelantado
- Documentos de préstamos de la empresa y calendario de pagos
- Órdenes y registros de embargos
- Autorización para la divulgación de información privada
- Trámites relacionados con el aumento de cada empleado
- Trámites relacionados con cualquier bonificación , participación en las ganancias o premio de reconocimiento.
- Formularios W-2
- Autorización para cualquier otra acción de nómina que permita su empresa
También conocido como archivos de empleados, registros de empleados , archivos de recursos humanos, documentación
Nota: Susan Heathfield hace todo lo posible para ofrecer asesoramiento preciso, ético y de sentido común sobre la gestión de recursos humanos, el empleador y el lugar de trabajo en este sitio web, pero no es abogada. El contenido del sitio no debe interpretarse como asesoramiento legal. El sitio tiene una audiencia mundial y las leyes y regulaciones laborales varían de un estado a otro y de un país a otro, por lo que los artículos no pueden ser definitivos en todos ellos para su lugar de trabajo. En caso de duda, busque siempre asesoría legal. La información en el sitio se proporciona solo como guía.
