Habilidades laborales importantes para gerentes de oficina

En este momento estás viendo Habilidades laborales importantes para gerentes de oficina

A menudo confundidos con una secretaria o  asistente administrativo , los gerentes de oficina en muchas empresas operan a un alto nivel con uno de los trabajos más desafiantes de la empresa. Los gerentes de oficina suelen liderar y trabajar en estrecha colaboración con otros jefes de departamento para crear un entorno de trabajo saludable.

Aquellos que buscan contratar a un gerente de oficina serán selectivos. Si desea este tipo de trabajo, puede mejorar sus posibilidades de ser contratado al saber cuáles de sus habilidades y experiencias destacar durante el  proceso de solicitud y entrevista .

¿Qué habilidades necesita para ser gerente de oficina?

Los gerentes de oficina asumen la responsabilidad de asegurarse de que toda la oficina o el complejo de oficinas funcione sin problemas. Esto podría incluir tareas como la gestión y supervisión de uno o varios asistentes administrativos. 

Los gerentes de oficina generalmente no necesitan educación especializada, pero necesitan mucha experiencia relevante y conjuntos de habilidades bien desarrolladas tanto en funciones administrativas como de gestión.

No todos los puestos de gerente de oficina requieren exactamente el mismo  conjunto de habilidades . Mucho depende de cuántos asistentes de oficina debe supervisar, cuántas personas usan la oficina que administrará y qué tipo de software y otros sistemas usa su empleador.

Tipos de habilidades de administrador de oficina

Administrativo

Como gerente de oficina, será responsable de completar  varias tareas administrativas . Estos incluyen la contratación y el despido de empleados, la realización de evaluaciones de desempeño, la capacitación de nuevos empleados y la supervisión de otros. 

La aprobación de solicitudes formales, la realización de operaciones comerciales generales y el mantenimiento de documentos y registros de personal también pueden ser competencia de su jurisdicción.

Analítico

Parte de su función será encontrar formas de hacer mejor su trabajo. Si puede identificar ineficiencias en el funcionamiento de su oficina y brindar soluciones, es posible que pueda ahorrarle mucho dinero a su empleador y evitarle a sus colegas muchas molestias.

Un gran gerente de oficina se preguntará continuamente, con respecto a todos los procesos, prácticas y procedimientos: “¿Tiene sentido esto? ¿Es esto lo mejor que podemos hacer?» Se recomienda incluir una  lista de habilidades analíticas  en su currículum.

Atención a los detalles 

Como gerente de la oficina, la responsabilidad se detiene contigo. Usted será responsable de ordenar los suministros de oficina correctos de manera oportuna, de mantener registros de manera precisa y organizada, y de realizar un seguimiento de las necesidades y problemas de todos los demás en la oficina.

Si hace bien su trabajo, la oficina parecerá funcionar sola. Si se equivoca en algunos detalles, es posible que otras personas no puedan hacer completamente su trabajo.

  • Mantenimiento de registros
  • Orientado al detalle
  • Intuición
  • Proactividad
  • Precisión
  • Identificación de problemas sistémicos

Comunicación

Al igual que los asistentes de oficina, a menudo serás una de las primeras personas que vean los visitantes y, en ocasiones, es posible que seas el único que vean si uno de los profesionales que trabajan en tu oficina no está. Debe actuar como un recepcionista eficaz al mismo tiempo que realiza sus otras funciones.

También puede ser el punto de contacto principal entre varias personas que usan la oficina y posiblemente entre su oficina y otras personas dentro de la misma organización.

Puede que tenga que practicar la  resolución de conflictos  y  delegar el  trabajo. Todo eso se suma a una gran cantidad de comunicación, tanto escrita como verbal, toda la cual debe ser precisa, eficiente, amigable y profesional en todo momento.

  • Comunicación escrita
  • Comunicación oral
  • Recepción
  • Etiqueta del teléfono
  • Accesible
  • Escucha activa

Ordenador

Es importante que los gerentes de oficina tengan una amplia gama de  habilidades informáticas . Los detalles dependerán de su empleador, pero generalmente implican la entrada de datos, hojas de cálculo y tareas generales de TI.

Las oficinas administrativas pueden implicar una enorme cantidad de responsabilidad. Los gerentes de oficina generalmente trabajan en la cúspide de una organización, con sus manos en todos los aspectos de la empresa. Si este rol central le atrae, continúe revisando la lista de habilidades para ver si esta podría ser una carrera para usted.

  • Paquete de Microsoft Office
  • Sistemas operativos
  • Entrada de datos
  • Calendarios digitales
  • Gestión de correo electrónico
  • Software de KPI
  • Solución de problemas de software
  • Compartición de archivos

Finanzas

Sus responsabilidades pueden incluir contabilidad, facturación, presupuestos y contabilidad. También es posible que deba manejar nómina, caja chica y   entradas de QuickBooks . Los informes trimestrales y semestrales también pueden pertenecer a su rango de tareas. Como mínimo, si su oficina maneja el dinero, usted será el responsable en última instancia de asegurarse de que se maneje bien.

  • Teneduría de libros
  • Presupuesto
  • Programa de contabilidad
  • Estados financieros
  • Facturas
  • Cumplimiento
  • Integridad

Liderazgo

Como supervisor de lo que puede ser un gran grupo de asistentes de oficina, deberá mantener a todos motivados y coordinados. Tendrás que hacer que   suceda el trabajo en equipo .

Su trabajo incluirá establecer un estándar para el trabajo de todos los demás y asegurarse de que se cumplan esos estándares.

Liderar a menudo significa ayudar a otras personas a crecer en sus carreras y ayudar a las personas a comenzar por sí mismas y a comunicarse bien entre sí.

  • Coordinación
  • Establecimiento y gestión de expectativas
  • Trabajo en equipo
  • Colaboración
  • Motivación
  • Guia
  • Gestión
  • Habilidades interpersonales

Más habilidades de administrador de oficina

  • Revisión de cuentas
  • Benchmarking
  • Integración
  • Facturación
  • Publicación de escritorio
  • Transcripción
  • Formalidad
  • Llevando
  • Proceso de empaquetado y envío de documentos legales
  • Tomar nota
  • Memoria
  • Sensibilidad al problema
  • Gestión del tiempo
  • Priorización
  • Tolerancia al estrés
  • Solución de problemas
  • Gestión de redes sociales
  • Corrección de pruebas
  • Revisando
  • Redacción
  • Uso adecuado de los motores de búsqueda
  • Reporte escrito
  • Desarrollar y mantener procedimientos operativos estándar (POE)
  • Plazos
  • Plurilingüe
  • Profesionalismo
  • Servicio al Cliente
  • Resiliencia

Cómo hacer que sus habilidades se destaquen

Agregue habilidades relevantes a su currículum:Use los nombres de sus habilidades relevantes como palabras clave en su  currículum , para que el supervisor de contratación pueda ver claramente que tiene lo que está buscando.

Resalte las habilidades en su carta de presentación: Asegúrese de que su carta identifique sus competencias básicas utilizando algunas de las habilidades enumeradas anteriormente.

Use palabras de habilidad en su entrevista de trabajo: Cuando se prepare para su  entrevista , presente al menos un ejemplo específico de un momento en el que utilice sus habilidades más relevantes.