En este momento estás viendo La importancia de la documentación en recursos humanos

La documentación es el registro escrito y retenido de los eventos laborales de un empleado . Estos registros se componen de elementos gubernamentales y legales, documentos requeridos por la política y práctica de la empresa, documentos sugeridos por las mejores prácticas de recursos humanos y mantenimiento de registros formales e informales sobre eventos laborales.

Documentación sobre un registro de empleo

El registro de documentación de un empleado es un relato escrito de sus acciones, discusiones, incidentes de entrenamiento de desempeño , violaciones de políticas presenciadas, acciones disciplinarias, contribuciones positivas, recompensa y reconocimiento, investigaciones, incumplimiento de los requisitos y metas, evaluación del desempeño y más.

Piense en la documentación de empleo como su historial de la relación de un empleado con su organización, para bien y para mal.

El mantenimiento de estos registros permite al empleador y al empleado preservar un historial escrito de los acontecimientos y discusiones que ocurrieron en torno a cualquier evento específico. La documentación de la relación laboral proporciona un registro escrito que puede ser necesario para respaldar acciones tales como ascensos de empleados , aumentos de sueldo de empleados y medidas disciplinarias, incluida la terminación del empleo .

La documentación sobre los empleados, cuando es necesaria, suele ser tanto positiva como negativa. Es fáctico, no crítico. Describe los eventos a medida que ocurren, no se basa en las opiniones y pensamientos del espectador sobre el evento. La documentación también describe las acciones que se tomaron en casos notables, como otorgar un reconocimiento formal a los empleados o tomar medidas disciplinarias.

Recuerde, debe crear documentación lo más cerca posible del momento en que ocurre el incidente para que los registros sean oportunos, detallados y precisos. 

En un procedimiento legal, la documentación sobre el desempeño pasado de un empleado a menudo es fundamental para el resultado que el empleador experimenta del evento. El objetivo es presentar una imagen justa del desempeño del empleado sin centrarse únicamente en los sucesos negativos.

Tipos de documentación

Las políticas, los procedimientos, el manual del empleado y los planes de desarrollo del desempeño también son formas de documentación que registran el comportamiento esperado de los empleados y los requisitos del lugar de trabajo para mantener un lugar de trabajo ordenado y justo en el que los empleados saben lo que se espera de ellos.

Los registros también son las declaraciones escritas del acusado, el acusador y los testigos de eventos hostiles en el lugar de trabajo que involucran mala conducta de los empleados, como acoso sexual u otra transgresión grave.

Esta documentación también incluye registros permanentes como la solicitud de empleo firmada, referencias de empleo escritas , materiales de solicitud como currículums y cartas de presentación, y verificación de antecedentes. Aparte del archivo de personal del empleado , también se mantiene otro papeleo como el formulario I-9 (que verifica la elegibilidad del empleado para trabajar en los EE. UU.), Al igual que los registros médicos, los registros de la FMLA , etc.

La documentación también puede ser informal, como en el registro de un gerente de sus discusiones con un empleado durante el transcurso de un año. Es importante que los gerentes mantengan esta documentación sobre todos los miembros del personal que informan. Ningún empleado debe ser señalado por su desempeño para documentar. Este trato de un empleado de manera diferente a los demás podría interpretarse como discriminación en una fecha posterior.

La documentación puede ser formal y retenida en el archivo de personal del empleado . Se espera que los empleados firmen esta documentación para confirmar que han recibido una copia y han revisado el contenido en su totalidad. La firma del empleado no significa que esté de acuerdo con las declaraciones en la documentación.

Uso de documentación

También se recomienda la documentación de incidentes críticos, ya sean positivos o negativos, para que los gerentes tengan un registro del desempeño de los empleados durante un período de tiempo.

Las organizaciones pueden utilizar la documentación que conservan de otras formas. Estos pueden incluir procedimientos, instrucciones de trabajo e instrucciones de software de computadora, por nombrar algunos, pero para propósitos de la función de recursos humanos, estos son los usos comunes de la documentación. La siguiente sección describe las instrucciones sobre cómo documentar adecuadamente .

Muestras de documentación de rendimiento

La documentación sobre el desempeño de un empleado le permitirá disciplinar , despedir o promover, recompensar y reconocer a los empleados de manera justa . Sin documentación, defender cualquiera de estas acciones es difícil y potencialmente riesgoso para el empleador.

El empleador debe evitar posibles acusaciones sobre el trato discriminatorio de los empleados . Dejando a un lado todas las legalidades, los buenos empleadores quieren crear un ambiente de trabajo que sea justo, consistente y que apoye los objetivos y planes de carrera de los empleados.

Este entorno está respaldado por la documentación profesional del gerente sobre el desempeño de los empleados, tanto el comportamiento elogioso como las acciones que necesitan corrección o mejora. La forma de documentarlos se discutió anteriormente en detalle. Las siguientes situaciones le brindan más ejemplos de documentación apropiada.

Documentar la tardanza y el absentismo

Equivocado:

Mark suele llegar tarde al trabajo. Mark pierde demasiado trabajo.

Derecha:

1 de abril: Mark se reportó enfermo y perdió ocho horas de trabajo.

4 de abril: Mark llegó al trabajo a las 10 am, dos horas más tarde de la hora de inicio programada.

6 de abril: Mark programó una cita con el médico y luego se quedó en casa para instalar un nuevo horno.

12 de abril: Mark se reportó enfermo y faltó ocho horas al trabajo.

Documentar el desempeño

Equivocado:

Mary no es de fiar. Casi nunca hace lo que se comprometió a hacer.

Derecha:

2 de mayo: Mary prometió que el primer borrador de la propuesta de producto estaría disponible para su revisión en la reunión semanal de hoy. Mary no produjo un borrador de documento como se esperaba. Dijo que había estado demasiado ocupada y que las personas cuya ayuda necesitaba no la habían recibido.

El gerente respondió: ¿Qué ayuda necesitabas? ¿Información? ¿Quién no se ha comunicado contigo y qué necesitas de ellos?

Carl y Michael necesitaban poner al día a Mary sobre su progreso.

¿Qué te hace estar tan ocupado que no tuviste tiempo para cumplir con tu compromiso? Hace demasiados compromisos con horario limitado para cumplirlos.

¿Qué puedo hacer para ayudarte?

¿Cuándo estará disponible el borrador del documento para su revisión? 

En conclusión

Estos ejemplos proporcionan una descripción general de cómo se ve la documentación efectiva en comparación con la documentación que está escrita incorrectamente. Siga este consejo para documentar de manera efectiva y legal las políticas, el desempeño y los eventos en su lugar de trabajo.

Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no garantiza su exactitud y legalidad. El sitio es leído por un público y en todo el mundo las leyes laborales  y las regulaciones varían de estado a estado y de país a país. Por favor, buscar ayuda legal , o ayuda de Estado, federal o recursos gubernamentales internacionales, para asegurarse de que su interpretación jurídica y las decisiones son correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.