En este momento estás viendo Las 10 preguntas principales y las mejores respuestas de la entrevista de recepcionista

En muchas organizaciones, los  recepcionistas  son el rostro de la empresa. Cada nuevo cliente, solicitante de empleo, empleado o proveedor externo pasará o se registrará con una recepcionista, por lo que los empleadores están ansiosos por encontrar a alguien que sea responsable, amigable y tranquilo. 

Tómese el tiempo para revisar las preguntas que probablemente le harán durante la entrevista, ejemplos de cómo responder y consejos para causar la mejor impresión durante sus entrevistas de trabajo.

10 preguntas típicas que se hacen en una entrevista con recepcionista

Aquí encontrará preguntas frecuentes para recepcionistas, ejemplos de respuestas y consejos sobre qué decir durante su entrevista.

1. ¿Qué hace para mantenerse al día en un entorno de trabajo acelerado?

Lo que quieren saber: su entrevistador quiere estar seguro de que puede mantenerse al día. Es probable que la forma en que lo haga sea irrelevante, pero debe tener una respuesta clara y segura lista .

Lo primero que hago es mantener la calma, ya que una actitud frenética y estresada no ayuda y no se ve bien frente a ningún personal o cliente. Intento clasificar las tareas, de modo que siempre esté trabajando primero en la tarea más importante. Por lo general, eso es cualquier cosa que involucre a uno de los clientes de la empresa. Además, mantengo una lista actualizada de todo lo que necesito hacer, para no descuidar ninguna responsabilidad importante. 

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2. ¿Cómo mantiene organizado su horario diario?

Lo que quieren saber: la forma en que organiza su día no es realmente el punto. El objetivo es demostrar que está bien organizado y que completará todas sus tareas de manera competente y oportuna.

Comienzo todos los días haciendo una lista de todo lo que necesito lograr. Reviso mi calendario para ver si hay reuniones o citas, para poder estar al tanto de ellas y obtener cobertura en la recepción si es necesario. En mi trabajo, la comunicación es clave, por lo que constantemente respondo el teléfono y reviso mi correo electrónico en busca de nuevas solicitudes, luego actualizo mi lista de tareas pendientes con las tareas de seguimiento en consecuencia. 

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3. ¿Qué papel juega una recepcionista en la primera impresión que un cliente tiene de una organización?

Lo que quieren saber: Su entrevistador debe estar seguro de que usted comprende el puesto que está solicitando, pero esta pregunta también puede ser cultural y tocar su filosofía de trabajo.

Una recepcionista puede causar una gran impresión, positiva o negativa, en los clientes. Dado que soy una de las primeras personas que ven los clientes, una interacción frustrante o deficiente puede realmente amargar su opinión sobre la empresa o la experiencia general que tuvieron. Para mí, es similar a cuando el anfitrión te saluda en un restaurante. Si parecen frenéticos o actúan de manera grosera, más tarde puede sentir que su comida simplemente no sabe tan deliciosa. Es por eso que siempre me aseguro de saludar a las personas con una sonrisa en mi rostro y de que todos los clientes sientan que reciben toda mi atención.

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4. Cuénteme acerca de un momento en el que tuvo que lidiar con un cliente o invitado enojado, ya sea por teléfono o en persona. como manejaste la situación?

Lo que quieren saber: esta es una de varias preguntas que le pueden hacer sobre cómo maneja condiciones estresantes y difíciles. También se le puede preguntar cómo respondió a una actividad delictiva o poco ética. Se honesto. No exagere y tampoco se quede corto.

Como recepcionista del consultorio médico, a menudo trataba con pacientes frustrados por teléfono. Una vez, una mujer estaba tan furiosa que el departamento de facturación no la había llamado el mismo día, que empezó a gritarme por teléfono. ¡Fue desagradable! Lo que trato de hacer en estas situaciones es pensar en lo estresada que debe sentirse la persona para comportarse de esta manera. Después de un minuto de sus gritos, le dije: «Debes estar realmente frustrado. ¿Puedes contarme más sobre lo que está pasando?» Eso ayudó a ralentizar la conversación y reducir su volumen. Ella me explicó toda la situación y le aseguré que nuestro encargado de facturación acababa de salir y estaría en contacto. También le dije que pondría una nota en el escritorio de la persona que facturaba, pidiéndole que volviera a llamar a la mujer como primera tarea. Al final de la llamada, estaba mucho más tranquila, 

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5. ¿Está dispuesto a trabajar horas extras?

Lo que quieren saber: si no está dispuesto a trabajar horas extras, dígalo. Si está dispuesto a trabajar horas extras pero solo dentro de ciertos límites, dígalo también. Sí, hay empresas en las que no trabajar horas extras le costará el trabajo. Pero hacer un compromiso que no puede cumplir, o ponerse en una posición en la que tenga que sacrificar su bienestar o el de su familia por su trabajo, no es una opción aceptable. Necesita un trabajo que coincida con su disponibilidad.

Me siento cómodo trabajando horas extras algunas veces al mes, siempre que tenga un día de anticipación. Tener un mano a mano me facilita reorganizar mis planes. En caso de necesidad, es muy probable que también pueda hacer horas extras el mismo día, pero realmente prefiero tener un aviso con un día de anticipación.  

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6. ¿Cuántos empleados trabajaron en su última oficina?

Lo que quieren saber: el entrevistador quiere saber en qué tipo de entorno trabajó, cómo se compara con la empresa con la que está entrevistando y si se siente cómodo trabajando en lugares de trabajo pequeños y / o grandes.

En mi última oficina, había cinco empleados. Eso es tan pequeño que empezamos a sentirnos un poco como una familia. Sabes, todos sabían que Martha en el departamento de facturación necesitaba dos tazas de café antes de que pudieras hacer preguntas complicadas. Sin embargo, antes de eso, mi oficina era bastante grande: 60 empleados. Me sentí cómodo en ambos entornos, aunque el primer mes en la oficina grande fue un poco desafiante, ya que tuve que averiguar quién hacía qué y dónde dirigir las llamadas con muchas opciones disponibles.

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7. Describa sus deberes anteriores como asistente administrativo, secretario o recepcionista.

Lo que quieren saber: El entrevistador quiere repasar las responsabilidades que enumeraste en tu currículum y confirmar que encajan con el puesto que se ofrece. Esta también es una buena oportunidad para ampliar los puntos destacados en su experiencia laboral.

Como recepcionista de ABC Financials, fui la primera persona para los clientes. Respondí la línea telefónica general, además de contestar los teléfonos de los cinco vicepresidentes de la empresa. También estaba a cargo de recibir paquetes y distribuir correo, saludar y acompañar a los clientes y proveedores a las salas de reuniones, y mantenerme al día con la dirección de correo electrónico de información general de la empresa. También tenía muchas responsabilidades administrativas: administraba los calendarios de esos vicepresidentes, organizaba sus viajes de negocios y ayudaba a crear y perfeccionar presentaciones de PowerPoint y otros materiales para distribuir en eventos.

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8. ¿Cómo prioriza las llamadas, los clientes, las entregas y otros problemas que deben abordarse de inmediato?

Lo que quieren saber: el entrevistador quiere saber qué tan bueno eres para realizar múltiples tareas , organizar el tiempo y priorizar las tareas. Esta también es una buena oportunidad para señalar cómo enfrentó múltiples prioridades y explicar cómo las manejó todas.

La multitarea es esencial cuando la oficina está ocupada. Siempre que no es de mala educación, trato de realizar algunas tareas al mismo tiempo. Por ejemplo, puedo contestar fácilmente una llamada telefónica mientras firmo un paquete de la persona de entrega. Cuando la multitarea no es posible, pongo mi atención en los clientes y los clientes como la prioridad número uno. Si es necesario, les preguntaré si pueden darme un minuto para hacer otra tarea primero y, si las cosas están realmente ocupadas, trato de llamar a un compañero de trabajo para que me brinde cobertura.

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9. ¿Qué tan fuertes son sus habilidades informáticas?

Lo que quieren saber: el entrevistador quiere que confirmes qué habilidades informáticas tienes, si tu nivel de habilidad es compatible con las expectativas de la empresa y qué programas te sientes más cómodo usando. Si es posible, es una buena idea investigar qué programas está utilizando la empresa antes de la entrevista. 

Tengo unas habilidades informáticas muy sólidas. Además de estar familiarizado con Microsoft Office, también solía hacer actualizaciones en el sitio web de la empresa en mi último puesto, así que también me siento cómodo usando WordPress. Cuando comienzo a usar un nuevo programa o aplicación, generalmente encuentro que la mayoría de mis preguntas se pueden responder con una búsqueda en línea, aunque también aprecio recibir un tutorial de un compañero de trabajo. 

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10. Hábleme de su experiencia con el servicio al cliente.

Lo que quieren saber: El entrevistador quiere una descripción general de su experiencia de servicio al cliente: cuántos años, ejemplos específicos y qué habilidades se siente cómodo usando para resolver problemas.

Trabajo en servicio al cliente desde que era un adolescente. Mi primer trabajo fue trabajar en una librería, donde ayudaba a los clientes a encontrar libros y, a veces, cubría la caja registradora. Durante la universidad, también tuve un trabajo minorista a tiempo parcial, esta vez vendiendo ropa. Luego, por supuesto, como recepcionista en ABC Company, también traté con los clientes, aunque en este rol, no estaba haciendo ninguna venta directamente. Me siento muy cómodo interactuando con los clientes y resolviendo sus problemas, ya sea para encontrar el libro que buscan o para cambiar la hora de reunión con un ejecutivo.

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Míralo ahora: Cómo responder 4 preguntas comunes de entrevistas con recepcionistas

Consejos para responder a las preguntas de la recepcionista

Los mejores recepcionistas están orientados a los detalles, son organizados y excelentes comunicadores . Por lo tanto, los candidatos deben presentarse preparados para responder preguntas de entrevistas abiertas que evaluarán la experiencia, la familiaridad con las herramientas del lugar de trabajo, el proceso y el conjunto de habilidades, incluido el trabajo con el servicio al cliente, la multitarea y la capacidad de tomar decisiones rápidas.

En este caso, los entrevistadores no necesariamente buscan respuestas de sí o no. En cambio, esperan que los candidatos respondan con ejemplos específicos que describan cómo manejaron situaciones pasadas en el lugar de trabajo y hagan preguntas cuidadosamente investigadas sobre las prioridades, expectativas, metas y desafíos de la empresa. 

Debido a los crecientes avances tecnológicos en el lugar de trabajo, los recepcionistas también deben tener fuertes habilidades técnicas. Debe tener experiencia en el uso de sistemas telefónicos y máquinas de oficina como impresoras, fotocopiadoras, escáneres y máquinas de fax (sí, todavía), además de aplicaciones informáticas como MS Office y software específico de la industria.

7 preguntas para hacerle al entrevistador

Los entrevistadores esperarán que haga preguntas. Aquí hay una lista de preguntas que puede hacer durante o al final de su entrevista:

  • ¿Puede contarme más sobre las responsabilidades diarias de este puesto?
  • ¿Qué cualidades busca en una persona que desea contratar para la empresa?
  • ¿Cuáles son sus expectativas para este trabajo y cómo mide el éxito?
  • ¿Por qué se fue la última persona que tenía este trabajo?
  • ¿A quién reporta este puesto?
  • ¿Cuáles son las oportunidades de avance profesional en la empresa?
  • ¿Ofrece la empresa oportunidades de formación para los empleados?
  • Cómo causar la mejor impresión

    Una posición de recepcionista puede considerarse de nivel de entrada, pero también puede ser el primer paso en la escalera corporativa. Un posible empleador se sentirá atraído por una persona segura y segura de sí misma. A menudo, usted será la primera persona con la que se encontrarán sus clientes o pacientes cuando ingresen a la oficina por primera vez.

    Asegúrese de que su primera impresión sea la mejor posible. A continuación, le indicamos  cómo prepararse para una entrevista . Junto con un currículum destacado, tómese el tiempo para vestirse como el papel cuando realice la entrevista. Si obtiene el trabajo, será la persona de primera línea y es importante mostrarle al empleador su imagen profesional.

    Si no está seguro de qué ponerse para la entrevista, consulte estos consejos sobre  cómo vestirse para una entrevista . Si tanto su currículum como su atuendo profesional son adecuados y está preparado para responder a las posibles preguntas, tendrá éxito en obtener el puesto para el que está entrevistando.