Cada proyecto de trabajo importante pasa por cinco fases. La duración y los detalles pueden variar de un proyecto a otro, pero todos seguirán el mismo marco básico. Si bien algunas metodologías de proyectos , como los enfoques ágiles, comprimen o repiten las siguientes etapas en ciclos iterativos más rápidos, el trabajo de cada fase es visible y distinto en cada proyecto.
Las cinco etapas
Las etapas formales de un proyecto son las siguientes:
Un director de proyecto guiará a su equipo a través de estas cinco fases sucesivas, independientemente del tamaño del proyecto, hasta que el proyecto esté completo. Para proyectos de tipo de desarrollo ágiles o iterativos, la planificación y ejecución se llevan a cabo en rachas cortas o sprints, y las etapas se repiten hasta que el proyecto se completa a satisfacción del cliente.
Veamos estas etapas con más detalle.
Iniciación
Un inicio de proyecto sólido no solo preparará su proyecto para el éxito, sino que también sentará las bases para todas las etapas futuras. Durante el inicio, obtendrá los miembros del equipo del proyecto asignados, les informará sobre los objetivos generales del proyecto y le hará al cliente o propietario del proyecto tantas preguntas como sea posible para que pueda planificar el proyecto de manera eficiente. También es un buen momento para generar entusiasmo en el equipo sobre el proyecto y recopilar cualquier detalle de último momento que pueda influir en la planificación del proyecto. Los pasos adicionales incluyen:
- Analisis de los interesados
- Asignación de un patrocinador ejecutivo
- Desarrollo y comunicación de documentos de la carta
- Reunión inicial formal
Planificación
Una vez que haya iniciado el proyecto y haya recopilado toda la información relevante, comenzará a planificar su proyecto. La etapa de planificación depende del tamaño de su proyecto, la cantidad de información que tenga que organizar y el tamaño de su equipo. El resultado de la planificación debe ser un plan o cronograma del proyecto claro , a partir del cual todos seguirán sus tareas asignadas.
El uso de un programa de planificación de proyectos como Microsoft Project o Basecamp es extremadamente útil al planificar un proyecto. También hay otras opciones gratuitas disponibles en línea. Aún así, aunque usar un programa de planificación de proyectos es útil, no siempre es necesario. Usar Excel y Word para crear su plan y comunicarlo al equipo es igualmente efectivo.
Las tareas específicas en la fase de planificación incluyen:
- Elaboración de un plan de comunicación para los distintos stakeholders involucrados.
- Desarrollar una estructura detallada de desglose del trabajo.
- Identificar la ruta crítica
- Trazar recursos en el plan del proyecto y refinar la secuencia del trabajo en función de las dependencias del proyecto y las limitaciones de recursos.
- Desarrollar un horario detallado
- Evaluar riesgos y desarrollar un plan de priorización y mitigación de riesgos.
Ejecución
Ahora que tiene un plan de proyecto sólido, el equipo puede comenzar a ejecutar el proyecto en función de sus tareas asignadas. Esta es la etapa en la que todos comienzan a hacer el trabajo. Querrá comenzar oficialmente la etapa de ejecución con reuniones en persona para asegurarse de que todos tengan lo que necesitan para comenzar a ejecutar su parte del proyecto. Hacer que el equipo comience por el camino correcto es fundamental para el éxito de un proyecto, por lo tanto, articule claramente el cronograma y el plan de comunicaciones.
Supervisión y control
Mientras el proyecto se encuentra en la fase de ejecución, comenzará a monitorearlo y controlarlo para asegurarse de que avanza según lo planeado. Hay varias formas de supervisar y controlar un proyecto. Los controles informales con los líderes del equipo, las reuniones diarias organizadas o las reuniones de estado semanales más formales son efectivas. La información que surja de estas reuniones o canales de comunicación informará el circuito de retroalimentación y, en última instancia, cualquier nueva planificación y ajustes que puedan ser necesarios para el proyecto.
Otras actividades importantes en esta etapa incluyen:
- Cumplir con su plan de comunicación preestablecido para garantizar que las partes interesadas conozcan el estado del proyecto.
- Seguimiento de equipos de trabajo y actividades laborales en la ruta crítica
- Identificar oportunidades para mejorar el desempeño del cronograma al acelerar o completar actividades en paralelo o, cuando sea necesario, colapsar el cronograma agregando recursos
- Seguimiento de los costes reales frente a los planificados
- En algunos casos, monitorear, calcular e informar sobre el valor ganado para el plan del proyecto
- Monitorear y mitigar los riesgos y perfeccionar el plan de riesgos según sea necesario
Cerrar Proyecto
Una vez que el cliente o el propietario del proyecto hayan completado y aprobado todos los detalles y tareas de su proyecto, finalmente podrá cerrar su proyecto. Esto puede parecer una formalidad, pero el cierre de un proyecto es tan importante como su inicio, planificación y ejecución.
Un buen director de proyecto documentará toda la información del proyecto y la organizará de forma ordenada para que pueda volver a él si es necesario. Este también es un buen momento para realizar una autopsia del proyecto para que todos los miembros del equipo puedan reflexionar sobre lo que salió bien o mal durante el proyecto. Todas las notas importantes del proyecto también deben documentarse para que el resultado pueda compartirse con otros miembros del proyecto y archivarse en una carpeta de historial del proyecto. Finalmente, es importante clausurar formalmente el equipo del proyecto, proporcionando retroalimentación y evaluaciones de desempeño según lo indique la política de su empresa.
Tabla de contenidos
