Los puestos de asistente de oficina (similares a los asistentes personales ) se pueden encontrar en todas las industrias y comparten un conjunto bastante amplio de habilidades. Los asistentes de oficina a veces se conocen como secretarias o asistentes administrativos, pero lo que hacen es ayudar en el funcionamiento de una oficina. Ya sea que la oficina pertenezca a un bufete de abogados, una práctica médica, una institución educativa o una corporación, las necesidades son similares; alguien tiene que archivar registros, mantener horarios y ocuparse de la comunicación de rutina en nombre de las personas que usan la oficina.
Ese alguien podrías ser tú.
Responsabilidades laborales del asistente de oficina
Si bien los puestos de asistente de oficina son generalmente similares entre sí, el trabajo sigue siendo variable: solo varía de un día a otro, en lugar de de una oficina a otra. Hoy podría actuar como recepcionista , mañana podría requerir la reparación de la impresora y, al día siguiente, tendrá que llevar todo el archivador al siglo XXI. Necesitará un conjunto de habilidades muy amplio para tener éxito.
Los asistentes de oficina se encuentran entre los grandes héroes anónimos del mundo empresarial, porque cuando haces bien tu trabajo, nadie se da cuenta: la oficina parece funcionar sola. Pero algunas personas disfrutan del trabajo acelerado pero flexible, la sensación de estar en el centro de todo. Y una buena secretaria todavía puede encontrar trabajo en casi cualquier lugar, en cualquier tipo de organización.
Cómo utilizar las listas de habilidades
Puede utilizar estas listas de habilidades a lo largo de su proceso de búsqueda de empleo. Primero, los nombres de estas habilidades funcionan como palabras clave, así que use tantos como pueda al escribir su currículum. No confíe en contratar supervisores para darse cuenta de que tiene lo que ellos quieren, dígales directamente.
En segundo lugar, puede utilizar estas mismas palabras clave en su carta de presentación . Concéntrese específicamente en aquellos que más le importan a su posible empleador. Tendrá que investigar, porque si bien los trabajos de asistente de oficina suelen ser similares, los supervisores de contratación varían en sus prioridades. La descripción del trabajo probablemente incluirá una lista de habilidades requeridas. Presta atención a eso.
Finalmente, puede utilizar esta discusión para planificar su entrevista . Asegúrese de tener listo al menos un ejemplo por un tiempo en el que demostró habilidades de cada categoría enumerada aquí.
También puede ser útil revisar nuestras listas de habilidades enumeradas por trabajo y tipo de habilidad .
Principales habilidades de asistente de oficina
Habilidades de comunicación verbal: la comunicación es una habilidad blanda crítica para un asistente de oficina. Tendrá que interactuar con su supervisor, el personal de la oficina, los profesionales a los que asiste y, posiblemente, los clientes o personas de otras oficinas de la misma organización. Todos ustedes trabajan en equipo y son su principal centro de comunicación. Deberá ser alegre, servicial, bien informado, elocuente y un buen oyente todos los días.
- Contestar telefonos
- Relaciones con el cliente
- Comunicación
- Desvío de llamadas telefónicas
- Toma de mensajes
- Enrutamiento de llamadas telefónicas
- Tablero de conmutadores
- Teléfono
- Comunicación verbal
Habilidades de comunicación escrita: la mayoría de los asistentes de oficina escriben mucho. Pueden escribir notas, completar formularios o redactar cartas o correos electrónicos. Algunos crean contenido para el sitio web de la empresa o editan texto para otros. La comunicación escrita clara y profesional es imprescindible.
- Correspondencia
- Correo electrónico
- Correo
- Correos
- Mecanografía
- Procesamiento de textos
- Comunicación escrita
Amabilidad: Un asistente de oficina puede ser la primera persona que ve un cliente al entrar a la oficina. Si el ocupante principal de la oficina no está en este momento, el asistente de la oficina podría ser la única persona con la que el visitante interactúe. Debes estar listo para recibir a cada visitante con una sonrisa y una palabra amable y ayudarlos en lo que necesiten en la medida de tus posibilidades. Entonces, las buenas habilidades interpersonales son una necesidad.
- Servicio al Cliente
- Dirigir a los visitantes
- Flexible
- Amistoso
- Saludar a los invitados
- Interpersonal
- Actitud positiva
- Fiabilidad
- Bienvenidos visitantes
Habilidades tecnológicas: en los viejos tiempos, las secretarias escribían mucho. Los tiempos han cambiado y también la tecnología, pero los asistentes de oficina aún pueden esperar pasar mucho tiempo frente a un teclado. En lugar de una máquina de escribir, tendrá que conocer una variedad de aplicaciones de software. Saber cómo hacer un poco de soporte técnico ligero y cómo reparar una impresora recalcitrante tampoco está de más.
- Ordenador
- Sobresalir
- Internet
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- QuickBooks
- Tecnología
Organización: los asistentes de oficina deben estar extremadamente organizados para poder hacer malabarismos de manera efectiva con sus muchas tareas. También deberá ayudar a mantener organizadas a otras personas, desde el mantenimiento de los calendarios hasta el orden en la oficina.
- Soporte administrativo
- Equipo
- Facturación
- Calendarios
- Clerical
- Entrada de datos
- Entrega de correo
- Presentación electrónica
- Reporte de gastos
- Presentación
- Operaciones de recepción
- Manejo de dinero
- Responsabilidades en la oficína
- Equipo de oficina
- Inventario de material de oficina
- Material de oficina
- Apoyo administrativo
- Organización
- Papeleo
- Transporte
Habilidades de resolución de problemas : la resolución de problemas o las habilidades de pensamiento crítico son importantes para cualquier asistente de oficina, ya que a menudo serás la persona a la que otros acuden con preguntas o problemas.
- Coordinar las actividades de la oficina
- Reuniones
- Habilidades para resolver problemas
- Responder a las consultas
- Planificación
- Filtrar y dirigir llamadas
- Hojas de cálculo
- Trabajo en equipo
- Gestión del tiempo
- Arreglos de viaje
