El líder de la reunión es el empleado responsable de planificar, organizar, administrar los detalles e invitar a los participantes a una reunión. Él o ella es el empleado que está a cargo y es responsable del progreso de la reunión real . Toman acciones específicas antes, durante y después de la reunión para garantizar que la reunión alcance sus objetivos con éxito.
¿Qué es un líder de reunión?
El líder de la reunión es clave para que las reuniones y los equipos sean exitosos . En algunas reuniones, el líder ya es el jefe de departamento, el líder del equipo o la persona designada por la alta dirección para liderar una iniciativa. Estos empleados fueron seleccionados para su rol de liderazgo debido a sus habilidades percibidas como gerente o líder.
Otras veces, un empleado puede emerger como el líder de forma natural. Estos líderes son empleados que otros empleados admiran y respetan. En otras ocasiones, un equipo puede decidir rotar el rol de liderazgo entre todos los miembros. Esto permite que todos los miembros del equipo continúen desarrollando sus habilidades como líderes de reuniones y en la creación de reuniones exitosas, en general.
Responsabilidades del líder de la reunión
Estas son algunas de las responsabilidades clave de un líder de reuniones.
- El líder de la reunión determina la meta, la tarea o el propósito que se debe lograr en la reunión. Suele ser una tarea o parte de la descripción del trabajo del líder.
- El líder de la reunión decide si una reunión es el mejor método posible para obtener la meta o el propósito o lograr el resultado deseado. Responde la pregunta: ¿se necesita una reunión?
- El líder de la reunión determina quién necesita ayudar a planificar la reunión.
- El líder de la reunión decide la agenda de la reunión . (En las reuniones en curso, esta tarea se realiza al final de la reunión actual).
- El líder de la reunión determina la fecha, la hora y el lugar con más frecuencia mediante un calendario organizativo compartido.
- El líder de la reunión reúne el trabajo previo a la reunión, como la lectura, la información financiera, el historial, las actas de la reunión del equipo relacionado, etc.
- El líder de la reunión invita a los participantes y distribuye las asignaciones y el trabajo previo, lo que permite el mayor tiempo posible para que los participantes vengan preparados a la reunión.
- El líder de la reunión se asegura de que la reunión tenga un registrador o un tomador de actas para documentar los procedimientos y cualquier compromiso, acción o decisión. También nombra a un cronometrador cuando es necesario para la conducción ordenada de una reunión.
- El líder de la reunión puede usar un rompehielos para calentar a los participantes y crear un ambiente en el que los participantes de la reunión se sientan cómodos comunicándose entre sí e intercambiando ideas e información.
- El líder de la reunión llega temprano y dirige la reunión manteniéndola encaminada e involucrando a todos los participantes para que cada uno sienta que su presencia fue esencial en la reunión. Esto asegura su participación en la próxima reunión.
- El líder de la reunión condimenta la reunión de la empresa para que los participantes no se sientan aburridos y aburridos. Ya sea usando rompehielos, humor o ejemplos divertidos, ninguna reunión debe terminar sin una risa.
- El líder de la reunión se asegura de que se asignen y gestionen los siguientes pasos y elementos de acción.
- El líder de la reunión informa sobre la reunión y planifica la agenda para la próxima reunión.
- El líder de la reunión hace un seguimiento con los participantes entre reuniones para asegurarse de que los elementos de acción estén bien encaminados y para ofrecer asistencia y / o recursos si el voluntario tiene problemas.
Funciones de líder adicionales
El líder de la reunión asume estas responsabilidades, pero también tiene roles relacionados con la comunicación , la presentación de informes y el desempeño de los compañeros de equipo .
Cada miembro de un equipo o reunión que es multifuncional tiene la obligación de mantener informado a su departamento o función sobre las actividades y el progreso de una reunión o un equipo en curso. También tienen la responsabilidad de buscar información de compañeros de trabajo que no están en el equipo o en la reunión. No todos los empleados pueden asistir a todas las reuniones.
Si un participante de la reunión se está desempeñando de manera ineficaz en la reunión, el líder tiene la responsabilidad de corregir el comportamiento mediante técnicas efectivas de líder de reunión durante la reunión y entrenamiento efectivo fuera de la reunión . Un participante de la reunión que monopoliza la reunión con sus opiniones o critica a otros miembros por las suyas debe ser corregido antes de que el individuo sabotee el éxito de la reunión.
La línea de fondo
Un líder de reuniones eficaz no garantiza que un proyecto o equipo funcione correctamente, pero es un factor clave que contribuye cuando los proyectos, los departamentos, las reuniones o los equipos tienen éxito.
