A medida que las organizaciones crecen, la planificación de la dotación de personal y la utilización del espacio se vuelve fundamental. Necesita cubículos y oficinas para sus nuevos empleados y, al mismo tiempo, mantiene la proximidad para los empleados que trabajan juntos con frecuencia. Debe planificar las áreas comunes y las salas de conferencias, creando un entorno que fomente la positividad, la motivación y la satisfacción de los empleados .
Cuando el espacio se convierte en un problema, los gerentes tienden a pensar en «construir más oficinas». A menudo, una solución de planificación del espacio menos costosa es razonable con la planificación y el rediseño del espacio. Obtener información de la administración para las necesidades de las personas proporciona un enfoque probado para tratar de mantenerse un paso por delante del crecimiento de su empresa.
Acomodarse a lo que quieren los empleados
Si se le pregunta, casi todos los empleados le dirán que se sentirían más cómodos, productivos y exitosos trabajando sin distracciones en una oficina privada. A menudo, la decisión de utilizar cubículos depende del espacio y el costo.
Dependiendo del tamaño de su negocio, los cubículos pueden tener sentido. Si es una gran empresa con 300 empleados o más en cada piso, los cubículos maximizan los pies cuadrados y permiten que los empleados permanezcan en departamentos cuidadosamente categorizados. Sin embargo, algunos encuentran el ambiente sofocante. Esto permite la opción de una estructura de oficina de planta abierta, que no sacrifica nada del espacio de los cubículos y crea un entorno de trabajo menos restrictivo.
Además, los códigos y regulaciones de construcción rigen algunas decisiones de planificación espacial que toma. Lo mismo ocurre con aspectos de la legislación laboral en áreas como el alojamiento y la accesibilidad de los empleados.
Pasos en la planificación espacial
Reconozca que muchas de las respuestas serán opiniones, y necesitará confiar en diseñadores y constructores profesionales para obtener respuestas y recomendaciones definitivas en la planificación del espacio. Si bien recopilar comentarios de los empleados puede hacer maravillas para su satisfacción, vale la pena no olvidar los aspectos económicos del cambio. En proyectos a gran escala, esta será una consideración más importante.
- Para determinar si agregar al edificio actual, construir, mover ubicaciones, alquilar espacio, construir un edificio de oficinas o rediseñar el espacio actual, es necesario contar con su plantilla proyectada para este año y el próximo.
- De este aumento de personal proyectado, ¿cuántos empleados requieren oficinas y cuántos requieren cubículos?
- En cuanto a su nivel actual de personal, ¿tiene la vivienda adecuada para cada empleado (por ejemplo, tiene gerentes sin oficinas)?
- En cuanto a los empleados actuales y futuros , ¿es apropiado su acceso a las salas de conferencias, los comedores, el espacio de almacenamiento y los baños? ¿Cambiará esto a medida que agregue nuevos empleados?
- Enumere cualquier pensamiento adicional que tenga sobre nuestra planificación de espacio. ¿Ha visto conceptos exitosos implementados en otras organizaciones? ¿Qué más debería considerar la organización a medida que se desarrolla el plan espacial? Las fotografías de diseño de espacios que te hayan impresionado también son bienvenidas. Envíe los enlaces al personal de Recursos Humanos.
La línea de fondo
Antes de construir, debe calcular la cantidad de espacio que realmente necesita. Usando la oficina existente como punto de partida, considere cómo podría utilizar mejor los pies cuadrados existentes antes de agregar espacio adicional en el proyecto final. A menudo, una simple reorganización le encontrará el espacio que necesita, incluso si a veces afecta la comodidad de los empleados.
Oficinas frente a espacios abiertos siguen siendo el principal debate, aunque durante los últimos 25 años, el porcentaje de empleados que trabajan en un cubículo ha aumentado al 70 por ciento, según Robert J. Grossman en un artículo titulado «Oficinas frente a espacios abiertos».
