Los jefes de proyecto tienen un trabajo difícil. Por la naturaleza de su función, asumen la responsabilidad de formar un equipo eficaz para perseguir y tener éxito con nuevas iniciativas. Debido a que los proyectos pueden abarcar todo el trabajo realizado en una empresa, cada proyecto es una nueva aventura.
Uno de los factores más importantes que promueven el éxito del proyecto es la presencia de un patrocinador ejecutivo eficaz y comprometido. Si bien los gerentes de proyecto pueden saber que los patrocinadores ejecutivos hacen mucho para ayudar a que un proyecto tenga éxito, muchos ejecutivos no entienden cómo pueden ayudar o qué hacer.
Responsabilidades del patrocinador ejecutivo
El patrocinador ejecutivo es esencial para el éxito de un proyecto. Hay muchas razones por las que los proyectos fracasan, pero la falta de apoyo en una organización no debería ser una de ellas. Los patrocinadores ejecutivos deben:
- Asumir la responsabilidad de nivel ejecutivo por el resultado de un proyecto.
- Establezca el proyecto y confiera autoridad al director del proyecto y a los miembros del equipo central
- Apoyar la búsqueda de recursos y visibilidad del equipo del proyecto.
- Garantizar la presencia de valores de equipo eficaces y respaldarlos, incluida la responsabilidad y la transparencia.
- Apoyar al equipo ante dificultades extraordinarias
- Defender al equipo del proyecto contra la interferencia organizacional.
- Mantente involucrado e interesado
- Ser responsable como el director del proyecto y los miembros del equipo si la iniciativa fracasa.
Presencia del patrocinador ejecutivo
En ausencia de un patrocinador ejecutivo de apoyo, todas las responsabilidades anteriores recaen en el gerente de proyecto que ya está sobrecargado , que generalmente carece de influencia con otros gerentes o ejecutivos que pueden resistirse al proyecto.
La falta de un patrocinador eficaz aumenta el riesgo de problemas en el proyecto, que incluyen, entre otros, fallas, rendimiento subóptimo, mayores costos y objetivos de calidad, y un posible aumento de la confusión del equipo.
En pocas palabras, la presencia de un patrocinador ejecutivo eficaz marca una diferencia positiva para el proyecto que han patrocinado. Dada la importancia obvia del rol, podría ser razonable suponer que la mayoría de las organizaciones se toman en serio su trabajo con los patrocinadores ejecutivos.
Tratamiento organizacional del rol
Si bien sería razonable esperar que la mayoría de las empresas mostraran prácticas maduras en torno al papel del patrocinador ejecutivo en una era en la que las prácticas de gestión de proyectos están bien establecidas, la situación es exactamente la opuesta.
- Muchas empresas no tienen prácticas formales en torno al patrocinio ejecutivo.
- Pocas empresas tienen una formación formalizada o una descripción estandarizada del papel y las responsabilidades del patrocinador.
- Rara es la firma que brinda capacitación a sus patrocinadores ejecutivos
- Hay poco acuerdo coherente sobre la responsabilidad del patrocinador por el éxito del proyecto.
- La mayoría de los directores de proyectos expresan su frustración por la falta de apoyo de sus patrocinadores.
Según el Project Management Institute en 2018, el 38% de las organizaciones encuestadas no tenían patrocinadores ejecutivos activos para los proyectos.
Si bien el estado actual de la práctica del patrocinio ejecutivo puede dejar margen de mejora, los gerentes de proyecto no tienen más remedio que seguir avanzando con sus iniciativas. Sin embargo, hay algunos pasos que los gerentes de proyectos pueden tomar para contratar el apoyo ejecutivo que tanto necesitan.
Pasos para obtener apoyo ejecutivo
El lanzamiento final
El papel del patrocinador ejecutivo es una de las piezas importantes del rompecabezas del éxito de las iniciativas de proyectos. Los gerentes de proyectos exitosos comprenden la importancia de este rol y trabajan para obtener apoyo ejecutivo en el nivel y la intensidad adecuados.
Si el patrocinador está ausente o es impreciso, tome la responsabilidad de reclutar y / o capacitar a sus patrocinadores ejecutivos para que lo respalden a usted, a su equipo y a su empresa para lograr el éxito.
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