En este momento estás viendo Obtenga apoyo de liderazgo ejecutivo en la gestión de proyectos

Los jefes de proyecto tienen un trabajo difícil. Por la naturaleza de su función, asumen la responsabilidad de formar un equipo eficaz para perseguir y tener éxito con nuevas iniciativas. Debido a que los proyectos pueden abarcar todo el trabajo realizado en una empresa, cada proyecto es una nueva aventura.

Uno de los factores más importantes que promueven el éxito del proyecto es la presencia de un patrocinador ejecutivo eficaz y comprometido. Si bien los gerentes de proyecto pueden saber que los patrocinadores ejecutivos hacen mucho para ayudar a que un proyecto tenga éxito, muchos ejecutivos no entienden cómo pueden ayudar o qué hacer.

Responsabilidades del patrocinador ejecutivo

El patrocinador ejecutivo es esencial para el éxito de un proyecto. Hay muchas razones por las que los proyectos fracasan, pero la falta de apoyo en una organización no debería ser una de ellas. Los patrocinadores ejecutivos deben:

  • Asumir la responsabilidad de nivel ejecutivo por el resultado de un proyecto.
  • Establezca el proyecto y confiera autoridad al director del proyecto y a los miembros del equipo central
  • Apoyar la búsqueda de recursos y visibilidad del equipo del proyecto.
  • Garantizar la presencia de valores de equipo eficaces y respaldarlos, incluida la responsabilidad y la transparencia.
  • Apoyar al equipo ante dificultades extraordinarias
  • Defender al equipo del proyecto contra la interferencia organizacional.
  • Mantente involucrado e interesado
  • Ser responsable como el director del proyecto y los miembros del equipo si la iniciativa fracasa.

Presencia del patrocinador ejecutivo

En ausencia de un patrocinador ejecutivo de apoyo, todas las responsabilidades anteriores recaen en el gerente de proyecto que ya está sobrecargado , que generalmente carece de influencia con otros gerentes o ejecutivos que pueden resistirse al proyecto.

La falta de un patrocinador eficaz aumenta el riesgo de problemas en el proyecto, que incluyen, entre otros, fallas, rendimiento subóptimo, mayores costos y objetivos de calidad, y un posible aumento de la confusión del equipo.

En pocas palabras, la presencia de un patrocinador ejecutivo eficaz marca una diferencia positiva para el proyecto que han patrocinado. Dada la importancia obvia del rol, podría ser razonable suponer que la mayoría de las organizaciones se toman en serio su trabajo con los patrocinadores ejecutivos.

Tratamiento organizacional del rol

Si bien sería razonable esperar que la mayoría de las empresas mostraran prácticas maduras en torno al papel del patrocinador ejecutivo en una era en la que las prácticas de gestión de proyectos están bien establecidas, la situación es exactamente la opuesta.

  • Muchas empresas no tienen prácticas formales en torno al patrocinio ejecutivo.
  • Pocas empresas tienen una formación formalizada o una descripción estandarizada del papel y las responsabilidades del patrocinador.
  • Rara es la firma que brinda capacitación a sus patrocinadores ejecutivos
  • Hay poco acuerdo coherente sobre la responsabilidad del patrocinador por el éxito del proyecto.
  • La mayoría de los directores de proyectos expresan su frustración por la falta de apoyo de sus patrocinadores.

Según el Project Management Institute en 2018, el 38% de las organizaciones encuestadas no tenían patrocinadores ejecutivos activos para los proyectos.

Si bien el estado actual de la práctica del patrocinio ejecutivo puede dejar margen de mejora, los gerentes de proyecto no tienen más remedio que seguir avanzando con sus iniciativas. Sin embargo, hay algunos pasos que los gerentes de proyectos pueden tomar para contratar el apoyo ejecutivo que tanto necesitan.

Pasos para obtener apoyo ejecutivo

  • Recluta un patrocinador. Si su proyecto tiene implicaciones estratégicas para su empresa, ya sea directamente para los clientes o indirectamente al permitir actividades internas más eficientes y efectivas en apoyo de los clientes, debe contratar un patrocinador. Trabaje directamente con su responsable de informes o con el jefe de la Oficina de Gestión de Proyectos para reforzar la importancia del proyecto y pedir ayuda. Enfatice el papel y las responsabilidades del patrocinador y señale la investigación de la industria que correlaciona el éxito del proyecto y el patrocinio efectivo.
  • Entrene a su patrocinador. Enfatice el papel del patrocinador como estratégico, no táctico o como figura decorativa. La mayoría de los ejecutivos asumen el papel de un patrocinador sin una formación formal o ni siquiera un contexto para sus responsabilidades. Si bien se encuentra en el papel algo incómodo de capacitar a un ejecutivo, la mayoría de estas personas apreciarán su contexto y orientación. Las cuestiones de responsabilidad, refuerzo de valores y protección del equipo deben ser su enfoque principal al incorporar a su patrocinador ejecutivo.
  • Involucre e involucre activamente a su patrocinador. Las mejores relaciones entre gerentes de proyectos y patrocinadores ejecutivos son altamente interactivas. Es importante que las dos partes establezcan un protocolo de comunicación claro para las actualizaciones sobre las actividades del proyecto, así como para marcar y responder a las emergencias. El gerente de proyecto debe alentar al patrocinador ejecutivo a que asista a reuniones de estado o de equipo de vez en cuando para mostrar un interés genuino y para servir como un animador activo de la organización por los éxitos del equipo.
  • Solicite apoyo técnico a su patrocinador. Siempre es útil tener a alguien con más experiencia que usted que observe y ofrezca comentarios y asesoría constructivos y positivos sobre su desempeño.
  • Aproveche al patrocinador con cuidado para los grandes problemas . Tenga cuidado de no recurrir demasiado a su patrocinador por cuestiones tácticas. El mejor uso de su patrocinador es ayudar a asegurar los recursos, actuar como portavoz del equipo del proyecto ante el grupo de administración más amplio y ayudarlo a reforzar los valores esenciales del equipo.
  • El lanzamiento final

    El papel del patrocinador ejecutivo es una de las piezas importantes del rompecabezas del éxito de las iniciativas de proyectos. Los gerentes de proyectos exitosos comprenden la importancia de este rol y trabajan para obtener apoyo ejecutivo en el nivel y la intensidad adecuados.

    Si el patrocinador está ausente o es impreciso, tome la responsabilidad de reclutar y / o capacitar a sus patrocinadores ejecutivos para que lo respalden a usted, a su equipo y a su empresa para lograr el éxito.