Los nuevos dueños de negocios y los aspirantes a emprendedores no llegarán lejos en los negocios sin comprender qué es un diario de contabilidad y por qué es tan fundamental para el éxito. Necesitará un diario contable para las operaciones diarias, para la elaboración de presupuestos y, por supuesto, para fines fiscales. Y deberá realizar un seguimiento de todas esas cosas tan pronto como abra sus puertas a clientes o clientes y comience a participar en el comercio.
Registro de transacciones financieras de su negocio
Un diario de contabilidad es exactamente lo que parece: es un lugar para registrar los detalles de todas las transacciones financieras de su negocio. Y mantiene un registro de a qué cuentas afectan estas transacciones. En términos contables, un diario se refiere a un registro financiero que se mantiene en forma de libro, hoja de cálculo o software de contabilidad. Contiene toda la información de transacciones financieras registradas sobre una empresa. También se conoce como libro de primera entrada.
Llevar un diario de contabilidad puede evitar que su empresa gaste de más en algunas áreas y menos en otras. También puede evitar que usted (y sus ejecutivos) sobregiren fondos y puede ayudarlo a detectar cualquier irregularidad antes de que se salga de control. En resumen, aunque es solo un simple libro o una hoja de cálculo de computadora, un diario de contabilidad puede evitar que comience una posible crisis; o esparciendo.
Antes de las computadoras, un diario de contabilidad era un libro de registro físico con varias columnas para registrar las transacciones financieras de una empresa. Hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan algún tipo de software de contabilidad financiera para registrar y administrar sus transacciones comerciales. Estas transacciones luego se asignan a una clase de libro mayor específica usando un número de «plan de cuentas» para preparar estados de pérdidas y ganancias, estados financieros y otros informes financieros importantes.
Cómo crear un diario contable
Un diario de contabilidad se crea ingresando información de recibos, tickets de venta, cintas de caja registradora, facturas y otras fuentes de datos que muestran transacciones financieras que han ocurrido, incluyendo inventario devuelto, dañado o robado. Las transacciones comerciales deben presentarse en el diario en orden cronológico.
Las entradas se registran inicialmente utilizando el método de entrada doble o el método de contabilidad de entrada única. Normalmente, aunque las transacciones se ingresan básicamente en el orden en que ocurren, las deudas se ingresan en su propio orden, antes de ingresar los créditos.
No tiene que ceñirse a este formato, pero todos los que registren en la revista deben cumplir con las mismas pautas acordadas para evitar confusiones. Cada transacción enumerada se denomina entrada de diario . Luego, la información del diario se registra en los libros de contabilidad comerciales.
Empezando
Si aún no ha iniciado su negocio, piense qué personas de su empresa desea que tengan acceso a su diario de contabilidad. Obviamente, solo deben ser personas en las que confíe y personas con roles financieros o administrativos designados dentro de su organización. Esta es definitivamente una situación en la que menos es más y podría significar solo otorgar acceso a su director financiero o tesorero o, en una organización más simple, a usted y a su contable.
Aunque no desea que demasiadas personas tengan acceso a su diario de contabilidad, también es una mala idea dejar que solo una persona lo supervise. Unos pocos deben conocer el contenido de la revista para evitar que cualquier gasto inapropiado o déficit presupuestario cause estragos en las finanzas de su empresa.
