Si espera comunicarse con la gente de una manera que comparta información y, especialmente, cambie el comportamiento y tenga un impacto serio, necesita saber quién es su audiencia. Es un principio fundamental de una gran comunicación . Comprender la perspectiva de las personas con las que está hablando lo ayuda a convertirse en un mejor presentador y profesional de Recursos Humanos.
Conozca a su audiencia. Sepa lo que les importa. Sepa lo que quieren escuchar. Y al conocerlos y enfocar su mensaje, puede mostrarles que usted es un gran recurso. Involucra a su audiencia y tiene un mayor impacto.
¿El problema? Conocer a tu audiencia lleva tiempo, y siempre es más fácil hacer un volcado de ideas de todas las cosas que sabes o quieres contarle a tu audiencia sobre un tema. Pensar críticamente sobre lo que su audiencia quiere o necesita escuchar es más difícil. Muchos profesionales de RR.HH. se ven envueltos en dar a su audiencia todo lo que deben saber o hacer sobre una presentación larga de un tema.
Sabes que has caído en esta trampa cuando te encuentras poniendo viñetas en las diapositivas en lugar de pensar en:
- lo que realmente le importa a la audiencia,
- cuáles son sus puntos más importantes, y
- cómo mapearlos en una historia clara que cree una charla atractiva.
La segunda trampa en la que caen muchos profesionales de RR.HH. es repetir la misma presentación día tras día para diferentes audiencias. El problema que esto crea es que diferentes audiencias se preocupan y responden a diferentes cosas, por lo que si desea ser atractivo, debe personalizar su mensaje cada vez que hable. Además, pierde su energía natural y su entusiasmo cuando se repite una y otra vez: otro asesino de la audiencia.
Es cómo asegurarse de personalizar su mensaje, cortar el ruido y mantener a su audiencia comprometida con lo que les está diciendo, sin importar quién o dónde se encuentren. Estos cinco recordatorios clave asegurarán que sus palabras logren el impacto que merecen, cuando gane la atención y el compromiso total de su audiencia.
Sepa lo que le importa a su audiencia
A tu audiencia no le importará lo que digas hasta que hayas demostrado que te preocupas por ellos . Mientras planifica su presentación, pregunte cuáles son los desafíos y las necesidades de su audiencia esperada. ¿Cuáles son las tres o cuatro preguntas o problemas principales en sus mentes sobre su tema?
Si no lo sabe, pregunte a algunas personas que asistirán a su presentación, pregúntele al gerente del departamento o, si no hay información disponible, adivine lo mejor que pueda.
Luego comience su presentación recordando a su audiencia las preocupaciones identificadas. Diga: «Sé que varios de ustedes se han estado preguntando acerca de nuestras opciones de beneficios, o» Me imagino que estas tres cosas son lo que realmente quieren obtener de este taller «.
Cuando habla primero sobre su audiencia y sus problemas y necesidades que abordará en su charla, demuestra que se preocupa por ellos. Eso hace que la gente quiera escuchar.
Planifique sus puntos principales para su audiencia
La mayoría de las presentaciones de RR.HH. se sienten como un volcado de información, no como una historia clara con un conjunto de puntos principales. Los profesionales de RRHH suelen saber mucho más de lo que otras personas quieren o necesitan saber sobre cualquier tema necesario.
Los autores Chip y Dan Heath, en su libro «Made to Stick», llamaron a esto «la maldición del conocimiento». ¿Cuándo fue la última vez que sintió que una presentación era demasiado corta o cubría muy poca información? Probablemente rara vez o nunca.
Las personas que se destacan como presentadoras, las que se escuchan y tienen influencia , comienzan reconociendo el problema de la audiencia que están ayudando a resolver. Luego, mientras preparan su presentación, separan lo que hay que saber de lo que es bueno saber.
Tómese la mitad del tiempo de preparación que tenga para concentrarse en el corazón de su presentación y en lo que su audiencia necesita saber que los ayudará. La mejor manera de romper la maldición del conocimiento es enfocarse en lo que es más importante tanto para usted como para la audiencia.
Trace su presentación en una pizarra o en una hoja de papel, o use un conjunto de notas adhesivas. ¿Qué secuencia de puntos es la mejor? ¿Existe un orden en los puntos que tendrá más sentido para su audiencia? ¿Cómo se relacionan sus puntos entre sí? Déjalos claros. Si no es así, dígale a la gente: «Aquí hay un tema totalmente diferente, pero importante».
Cuente historias y use ejemplos que su audiencia encontrará relacionados
Además de tratar de presentar demasiadas cosas a la vez, con demasiada frecuencia las presentaciones de RR.HH. suenan abstractas y sin relación con la vida diaria y el trabajo de la audiencia. Lo que sucede entonces es que las personas se desconectan, se sientan durante la charla, asumen que no se trata de ellos y no toman medidas. Esto hace que la presentación sea una pérdida de su tiempo y del suyo.
Para relacionarse con ellos, para ayudarlos a actuar, las personas necesitan ideas basadas en historias y ejemplos. Los cerebros humanos están conectados para relacionarse con historias y recordarlas . Por lo tanto, cubra menos puntos, mejor, con muchos ejemplos. Y, siempre que sea posible, haga los ejemplos de su departamento y su experiencia diaria en el trabajo.
Cuente historias sobre cómo usar la idea que está compartiendo. Ya sea cómo resolver un problema de compensación , cómo dar comentarios , cómo inscribirse en su plan de visión o en qué se diferencia la nueva organización de la anterior, cuente historias. Deje claro el puente entre su tema y sus vidas e intereses.
Muestre, no se lo diga, a su audiencia
Una imagen vale más que mil palabras en muchos casos. Los videos se están convirtiendo en la norma para una comunicación efectiva. En este día de herramientas de video accesibles, los presentadores que usan demasiado texto a menudo usan excusas. Dicen: «Pero tengo que comunicar información muy específica». o «Mi audiencia podrá digerir mejor esta idea complicada si la escribo». No, no lo haces, y no, no lo harán.
A menos que su objetivo sea aburrir, alienar y decepcionar a su audiencia, y no tener influencia en el peor de los casos, corte el texto. Envíelo en un correo electrónico de seguimiento o compártalo en un documento de Google. Las imágenes que uses deben respaldar la historia, no convertirse en tu guión. Una vez que tenga un conjunto claro de puntos principales y un buen flujo respaldado por historias y ejemplos, solo entonces debe iniciar una herramienta de presentación.
De lo contrario, terminará con sus diapositivas cumpliendo una doble función como notas del orador. En ese caso, debería haber enviado la presentación por correo electrónico en lugar de perder el tiempo de su audiencia.
Personaliza e improvisa conociendo a tu audiencia
Una vez que haya creado una buena presentación que respalde visualmente su mensaje principal, tiene la libertad de adaptarla a cada audiencia a la que sirve. Puedes expresar tu punto y luego preguntar en voz alta: «Entonces, ¿por qué debería preocuparte por esto?» y adapte su respuesta a la audiencia que está frente a usted. Lo que les importa a los miembros de su equipo de marketing puede ser muy diferente de las necesidades de su personal de desarrollo.
La línea de fondo
En años de brindar capacitación y hacer presentaciones para líderes en docenas de organizaciones como Apple, Oracle, SAP y T-Mobile, el poder de un simple conjunto de mensajes ha brillado. Cuando los mensajes estaban respaldados por imágenes simples y entregados por un presentador enfocado que podía dejar puntos claros y conectarlos con la vida diaria de su audiencia, se produjo la comunicación. Y, ¿no es ese el punto de hacer una presentación?
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Tobey Fitch es socio gerente de Fitch Associates. Anteriormente ha contribuido a publicaciones como «Entrepreneur».
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