En la gestión de proyectos , un plan de gestión de las partes interesadas es un documento formal que describe cómo las partes interesadas participarán en el proyecto. Un interesado es una persona o grupo que tiene un interés personal en el proyecto. Al pensar en cuándo y cómo se involucrarán las partes interesadas, un equipo de proyecto puede maximizar el impacto positivo de las partes interesadas en el proyecto.
¿Qué son las partes interesadas?
Las partes interesadas pueden ser internas y externas a la organización. Los ejemplos de partes interesadas internas incluyen ejecutivos y unidades de negocios como contabilidad y tecnología de la información. Las unidades de negocio suelen tener representantes en el equipo del proyecto. Las partes interesadas externas pueden ser grupos de interés, empresas y organizaciones cívicas. Es raro que las partes interesadas externas estén representadas en el equipo del proyecto. Para las agencias con autoridad reguladora, las industrias que regulan suelen ser el grupo de partes interesadas externas más importante para cualquier proyecto.
Si el equipo del proyecto identifica a una parte interesada, esa parte interesada debe estar contemplada en el plan de gestión de partes interesadas.
No es práctico que un equipo de proyecto esté formado por miembros que representen a todos los grupos de interés. En muchos casos es imposible. Sin embargo, el equipo del proyecto necesita la participación y la aceptación de las partes interesadas para que el proyecto tenga éxito. Por ejemplo, una organización gubernamental desea renovar y modernizar por completo su programa de software propietario más utilizado. Casi todos en la organización usan el programa de alguna manera. Todos los tipos de usuarios no pueden estar representados directamente en el equipo del proyecto, por lo que el equipo diseña formas de recopilar comentarios de las partes interesadas y decide formas de informar a las partes interesadas sobre el estado del proyecto.Estos métodos de recopilación de aportes y estrategias de comunicación están documentados en el plan de gestión de las partes interesadas.
Partes interesadas vs plan de comunicación
Puede haber una cantidad significativa de desbordamiento entre el plan de gestión de las partes interesadas y el plan de comunicación de un proyecto. Sus funciones son muy similares. Un plan de gestión de las partes interesadas es más amplio en el sentido de que facilita las aportaciones al proyecto y describe los resultados. Un plan de gestión de partes interesadas es más restringido en el sentido de que solo se dirige a aquellos con intereses creados, mientras que un plan de comunicación podría incluir audiencias más amplias.
Evolución
El plan de gestión de las partes interesadas normalmente lo mantiene el director del proyecto . A medida que avanza un proyecto, el director del proyecto revisa el plan de gestión de las partes interesadas y lo trae periódicamente al equipo del proyecto para considerar las actualizaciones. Un proyecto puede verse muy diferente en la mitad de su cronograma que en las etapas de planificación, por lo que es importante asegurarse de que los documentos rectores de un proyecto se cambien si las circunstancias lo requieren.
Ejemplo
A continuación, se muestra un ejemplo de cómo un plan de gestión de las partes interesadas puede cambiar en el transcurso de un proyecto. Una agencia estatal se embarca en un proyecto de reglamentación. Cuando comienza, el patrocinador y el director del proyecto elaboran una lista de partes interesadas para incluir en el plan de gestión de las partes interesadas. Una de las primeras tareas del equipo del proyecto es desarrollar el plan. Después de unos meses, un miembro del equipo del proyecto identifica a una parte interesada en la que nadie pensó al comienzo del proyecto. El director del proyecto agrega al nuevo interesado al plan y convoca una reunión del equipo del proyecto para discutir cómo involucrar al nuevo interesado.
Una vez que el equipo decide qué hacer, el director del proyecto informará al patrocinador del proyecto.
El plan de gestión de las partes interesadas es un documento vivo. A medida que cambia el proyecto, el plan de gestión de las partes interesadas puede cambiar con él para atender mejor las necesidades del proyecto. Con un plan de gestión ágil de las partes interesadas, un equipo de proyecto puede recopilar adecuadamente las opiniones y comentarios de las partes interesadas, así como mantener informadas a esas partes interesadas.
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