Todos los departamentos de Recursos Humanos mantienen registros extensos. La ley exige que RR.HH. conserve muchos de ellos durante determinados períodos de tiempo. Los empleados saben muy bien que existen estos registros (y algunos tienen la impresión de que el archivo los sigue de una empresa a otra, lo cual no es cierto).
Debido a que los empleados saben que existen estos registros, querrán verlos de vez en cuando para ver qué contiene el archivo.
Al decidir cómo proporcionar acceso a los empleados (y ex empleados), tenga en cuenta las leyes que se aplican a su negocio. Muchos estados tienen leyes que requieren que una empresa ponga partes específicas del archivo a disposición de los empleados actuales y anteriores. Consulte con su abogado de empleo para asegurarse de que su póliza cumpla con todas las leyes.
La ley federal, por ejemplo, requiere que los registros relacionados con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades se mantengan separados de los registros del personal. Si su empresa está sujeta a HIPAA, asegúrese de que el mantenimiento de su registro médico también lo cumpla.
Es posible que tenga un gran margen de maniobra en lo que permite que los empleados vean en su expediente. Pero tenga en cuenta que incluso si determina que un empleado no puede tener acceso a cierta información, como verificaciones de referencias, en el caso de una demanda, esa información es detectable.
Por lo tanto, instruya a su personal para que registre las cosas con precisión y cumpla la ley en todo momento. Los registros de los empleados no son el lugar para bromas internas o comentarios sarcásticos. Estos no funcionan bien en un tribunal de justicia.
Como regla general, tener un guardián de los registros asegura que los procedimientos se sigan y sean consistentes. No desea que un gerente de recursos humanos permita a las personas llevar sus registros a sus escritorios mientras que otro rechaza el acceso en absoluto.
Exigir que todos utilicen una única fuente ayuda a mantener la coherencia y la legalidad. Las leyes sobre registros y retención y acceso a registros son complicadas. Asegúrese de mantenerse actualizado.
La política a continuación es un buen comienzo para su negocio , pero tenga en cuenta que las leyes locales y estatales pueden variar.
Ejemplo de política de acceso a registros de empleados
Todos los empleados, ex empleados y representantes de los empleados pueden ver cierto contenido de su archivo personal con aviso previo al personal de Recursos Humanos. Se pueden ver los documentos que se relacionan con las calificaciones del empleado para la contratación, como la solicitud, promoción , acción disciplinaria y transferencia. Además, el empleado puede revisar los formularios de firma de políticas y los registros de capacitación.
Los documentos que el empleado no puede revisar incluyen referencias o verificaciones de referencias, registros de cualquier investigación realizada por la gerencia, registros médicos, documentos relacionados con un procedimiento judicial, cualquier documento que viole la confidencialidad de otro empleado y documentos utilizados para la planificación del empleado.
Procedimiento
Un empleado que desee revisar los contenidos permitidos de su archivo de personal debe comunicarse con Recursos Humanos con 24 horas de anticipación (excluidos los fines de semana). Los ex empleados, o personas desconocidas para el personal de Recursos Humanos, deben presentar identificación y / o comprobante de permiso para acceder al expediente personal.
Los empleados deben revisar sus archivos de personal en presencia de un miembro del personal de Recursos Humanos.
Los empleados no pueden sacar de la oficina ninguna parte del archivo de personal .
El empleado puede solicitar fotocopias del archivo o partes del archivo. Dentro de lo razonable, el miembro del personal de Recursos Humanos proporcionará fotocopias. Para copias extensivas, el empleado deberá pagar por las fotocopias.
Si el empleado no está satisfecho con un documento en su expediente personal, en presencia del miembro del personal de Recursos Humanos, el empleado puede escribir una explicación o aclaración y adjuntarla al documento en disputa. Bajo ninguna circunstancia el personal de RR.HH. o el empleado alterarán el documento real.
El empleado también puede solicitar que se elimine un documento del archivo de personal. Si el miembro del personal de Recursos Humanos está de acuerdo, el documento puede ser eliminado. Si el miembro del personal de Recursos Humanos no está de acuerdo, se puede apelar el asunto de la manera prescrita en la Política de puertas abiertas de la empresa .
Con suerte, ha encontrado útil esta política a medida que desarrolla su propia política de acceso a archivos de personal para su organización. Personalice la política para que se adapte a las necesidades y la cultura de su organización.
