Las políticas y los procedimientos de la empresa garantizan un lugar de trabajo seguro, organizado, cordial, empoderador y no discriminatorio. Las políticas protegen a los empleados de un entorno libre para todos de favoritismo y trato injusto. Sin embargo, tenga cuidado de no crear políticas para cada contingencia, porque la gerencia no tendrá la libertad para abordar las necesidades individuales de los empleados. Una sobreabundancia de políticas aumenta la probabilidad de que los gerentes las apliquen de manera desigual e injusta.
Puede lograr un equilibrio saludable. En la mayoría de las circunstancias, si se dirige directamente a los empleados que se comportan de manera inapropiada para su lugar de trabajo, es posible que no necesite desarrollar una nueva política de la empresa.
Directrices de política
Considere la posibilidad de crear una política en estas situaciones:
- Confusión sobre la forma más adecuada de comportarse ( códigos de vestimenta , correo electrónico, políticas de Internet o uso de teléfonos inteligentes )
- Orientación para manejar situaciones comunes (estándares de conducta, gastos de viaje o compra de mercadería de la empresa)
- Protección legal para la empresa (evitar acusaciones de acoso o contratación y promoción discriminatoria )
- Cumplimiento de las leyes y agencias gubernamentales (Ley de Licencia Familiar y Médica, Ley de Estadounidenses con Discapacidades, Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo o salario mínimo )
- Establecer estándares de trabajo, reglas y regulaciones consistentes ( disciplina progresiva , reglas de seguridad, descansos o reglas para fumar)
- Brindar un trato uniforme y justo a los empleados (elegibilidad para beneficios, tiempo libre remunerado, asistencia para la matrícula , tiempo de duelo o servicio como jurado )
Puede haber otras razones para desarrollar una política, pero no permita que el mal comportamiento de un empleado fuerce la implementación de una política que afectará a otros.
Articular los objetivos de la política
Una vez que haya determinado que una póliza es necesaria, documente por escrito sus objetivos para crear la póliza. Cuando sea posible, dígales a los empleados por qué está implementando la política. Incluya suficientes detalles para aclarar la posición de la empresa, pero no trate de cubrir todas las situaciones potenciales.
Mantenga la política breve y simple si es posible. Es posible que algunas políticas sobre áreas legales, como el enfoque de la empresa hacia la Ley de Ausencia Familiar y Médica , la discriminación o la investigación de quejas, o el sistema de disciplina progresiva, deban ser extensas y completas.
Recopilar información
Consulte las políticas de muestra . Es posible que no encuentre un ajuste exacto para las circunstancias, el idioma y la cultura de su empresa, pero puede usarlos como punto de partida. No tienes que empezar de cero.
La Society for Human Resources Management (SHRM) proporciona ejemplos de políticas para sus miembros. Otras fuentes son sus abogados de derecho laboral. Los bufetes de abogados suelen redactar políticas genéricas que sus clientes pueden personalizar cada vez que se aprueba una ley relevante o el Departamento de Trabajo de EE. UU. Emite nuevas reglas.
Desarrolle, escriba y revise la política
Escriba la política usando palabras y conceptos simples. Hable directamente con los empleados que leerán, aplicarán y vivirán la política.
Después de cada párrafo, hágase preguntas de «qué pasaría si» para asegurarse de que la póliza cubra los conceptos básicos y las excepciones y preguntas normales. Sin embargo, no se obsesione con esto; ninguna póliza cubrirá todas las posibles contingencias.
Seleccione un grupo piloto de empleados para leer la política y hacer preguntas para determinar si los empleados podrán comprenderla y seguirla. Ajuste según los comentarios.
Obtenga apoyo administrativo y revisión legal
Revise la política con los gerentes que tendrán que seguirla para obtener su apoyo y propiedad de la política . Es probable que este proceso haya comenzado cuando identificó una necesidad, pero el apoyo administrativo es crucial para la implementación. También es una buena idea mostrárselo a su abogado para evitar desafíos legales en el futuro.
Implementar la política
Distribuya y revise la nueva política a los empleados en grupos pequeños, individualmente o en una reunión de toda la empresa, dependiendo de si la política es controvertida y si es fácil de entender. Dé a los empleados la oportunidad de hacer preguntas.
Proporcione a los empleados una copia de la política y pídales que firmen que la han recibido y la han entendido. Deben conservar una copia para sus propios archivos.
Ejemplo de declaración de aprobación de la política
Reconozco haber recibido y comprendido la política de [Su empresa]. La política entra en vigencia el [Fecha] hasta nuevo aviso.
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Firma del empleado
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Nombre del empleado (en letra de imprenta)
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Fecha
Decidir cómo comunicar la política en el futuro
Incluya la política en su manual del empleado . También es posible que desee que la política se convierta en parte de la orientación para nuevos empleados . Algunas empresas colocan las políticas en su intranet o en una carpeta de políticas en la unidad común de la red informática. Determine si también desea distribuir la política mediante métodos adicionales.
Feche y archive cualquier política anterior que sustituya a esta. Es posible que los necesite para fines legales o como referencia.
Interpretar e integrar la política
La aplicación de su política y las prácticas laborales determinarán el significado real de la política. Recuerde ser coherente y justo al interpretar la política a lo largo del tiempo. Si encuentra que sus prácticas difieren de la política escrita, revise y vuelva a escribir la política según sea necesario.
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