Un formulario I-9 es un formulario del gobierno que se utiliza para verificar la elegibilidad de un empleado para trabajar en los Estados Unidos. Es un requisito para todos los empleados y deben incluir documentación de respaldo como prueba.
Obtenga más información sobre cómo completar un formulario I-9 y lo que implica.
¿Qué es un formulario I-9?
Como parte del papeleo de las nuevas contrataciones proporcionado por su empleador, un nuevo empleado debe completar un Formulario I-9, también llamado Formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo.
El formulario I-9 se utiliza para verificar la identidad de un empleado y determinar si es elegible para comenzar a trabajar para la empresa. Fue creado por el sector de Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) y debe completarse para cada empleado contratado en los EE. UU.
¿Quién usa un formulario I-9?
Todos los empleados nuevos deben completar un formulario I-9 durante el proceso de contratación. El empleador debe verificar la elegibilidad del empleado y los documentos de identificación y registrar la información del documento en el Formulario I-9 dentro de los tres días posteriores al empleo .
Si un empleado no puede leer o escribir en inglés, el formulario permite que un traductor o un preparador legal lo complete en nombre del empleado.
No necesita completar un Formulario I-9 si es o estuvo: 1?
- Contratado el 6 de noviembre de 1986 o antes (o el 27 de noviembre de 2007 o antes, si el empleo está en el Commonwealth de las Islas Marianas del Norte) y tiene una expectativa razonable de empleo en todo momento.
- Hacer trabajo doméstico ocasional en una casa privada.
- Un contratista independiente
- Empleado por un contratista que brinda servicios por contrato, como una agencia temporal
- No trabaja en suelo estadounidense
Tampoco necesita su propio I-9 si trabaja por cuenta propia.
Prohibida la discriminación
La Ley de Control y Reforma de la Inmigración de 1986 (IRCA) consideró a los empleadores estadounidenses legalmente responsables de verificar la elegibilidad laboral de todos los empleados nuevos. Si bien el formulario I-9 no es obligatorio para voluntarios o empleados por contrato, los ciudadanos extranjeros con visas de empleo deben completar el formulario.
La legislación también incluye cláusulas contra la discriminación . Según la IRCA, a los ciudadanos estadounidenses, los residentes permanentes y los solicitantes de asilo autorizados legalmente a trabajar en los Estados Unidos no se les puede negar el empleo ni ser despedidos por la fuerza por motivos de origen o ciudadanía. 2 ? La IRCA es aplicable a todos los empleadores con tres o más trabajadores.
Dónde obtener un formulario I-9
Su empleador puede proporcionarle una copia del formulario I-9. También puede descargarlo del sitio web de USCIS .
Qué hacer si no recibe un formulario I-9
Se necesita un formulario I-9 para continuar con el empleo.
Un empleador que viole la ley con respecto a la verificación y el Formulario I-9 podría enfrentar multas o sanciones penales.
Si le falta su Formulario I-9, comuníquese con su departamento de recursos humanos para obtener una copia o descargue uno de Internet y envíelo a su empleador.
Documentos faltantes
Si un empleado no presenta un documento requerido o un recibo por un documento de reemplazo (en el caso de documentos perdidos, robados o destruidos) dentro de los tres días hábiles posteriores a la fecha de inicio del empleo, puede ser despedido .
Un empleado que muestra un recibo de reemplazo tiene 90 días para presentar los documentos de reemplazo. Si necesita obtener una copia de su documentación, puede solicitarla en línea.
Cómo completar y leer un formulario I-9
Además de su información personal básica, cuando completa un formulario I-9, debe proporcionar al menos uno de los formularios de documentación aprobados para demostrar su identidad y elegibilidad para trabajar en los EE . UU .
Los empleados deben presentar documentos originales, no fotocopias.
Documentos I-9 aceptables
Hay tres categorías de documentos que puede enviar. Los empleados deben presentar uno de los siguientes documentos de la Lista A, o uno de los documentos de la Lista B más uno de los documentos de la Lista C. 3?
Lista A (documentos que establecen tanto la identidad como la elegibilidad laboral):
- Pasaporte o tarjeta de pasaporte de los Estados Unidos
- Tarjeta de residente permanente o tarjeta de recibo de registro de extranjero (I-551)
- Pasaporte extranjero que contiene un sello I-551 temporal o una notación impresa I-551 temporal en una visa de inmigrante legible por máquina
- Documento de autorización de empleo que contiene una fotografía (I-766)
- Pasaporte extranjero con un sello I-551 temporal
- Para un extranjero no inmigrante autorizado a trabajar solo para un empleador específico debido a su estado: un pasaporte extranjero y el Formulario I-94 o el Formulario I-94A con registro de llegada-salida y endoso de trabajo
- Pasaporte de los Estados Federados de Micronesia (FSM) o la República de las Islas Marshall (RMI) con el Formulario I-94 o I-94A
Lista B (documentos que establecen la identidad únicamente):
- Licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por un estado o posesión periférica de los Estados Unidos
- Tarjeta de identificación emitida por agencias o entidades gubernamentales federales, estatales o locales.
- Identificación escolar con fotografía
- Tarjeta de documento de marino mercante de la guardia costera de EE. UU.
- Documento tribal nativo americano
- Licencia de conducir emitida por una autoridad gubernamental canadiense
- Tarjeta de registro de votante
- Tarjeta militar de EE. UU. O registro de reclutamiento
- Tarjeta de identificación de dependiente militar
Para las personas menores de 18 años que no pueden presentar un documento mencionado anteriormente :
- Registro escolar (como boleta de calificaciones)
- Registro médico o hospitalario
- Registro de guardería
- Registro de la escuela de párvulos
Lista C (documentos que establecen la elegibilidad de empleo únicamente)
- Tarjeta de número de cuenta del Seguro Social que no está restringida
- Acta de nacimiento original emitida por un estado, condado, autoridad municipal o territorio de los Estados Unidos, con un sello oficial (se acepta copia certificada)
- Certificado de informe de nacimiento emitido por el Departamento de Estado (Formularios DS-1350, FS-545 y FS-240)
- Tarjeta de identificación de ciudadano de EE. UU. (Formulario I-197)
- Tarjeta de identificación para uso de ciudadano residente en los EE. UU. (Formulario I-179)
- Documento tribal nativo americano
- Documento de autorización de empleo emitido por el Departamento de Seguridad Nacional.
Cómo presentar un formulario I-9
Los empleados pueden completar el formulario I-9 electrónicamente. Luego, el empleador conserva el formulario en el archivo. Deben conservar un Formulario I-9 para cada empleado.
Los empleadores pueden verificar la información I-9 de un empleado en línea para evitar multas o sanciones mediante el sistema E-Verify . Este es un servicio en línea proporcionado por el gobierno federal que compara la información del Formulario I-9 de un empleado con la información de los registros de la Administración del Seguro Social y del Departamento de Seguridad Nacional de EE. UU. Se requiere el número de Seguro Social del empleado para usar E-Verify.
Los formularios I-9 son válidos indefinidamente a menos que haya una brecha en el empleo de más de un año. Los ciudadanos extranjeros con una visa de trabajo o los estudiantes y visitantes de intercambio deben tener su I-9 nuevamente verificado con cada extensión, o después de que su visa haya expirado, cuando se emita un nuevo permiso de autorización de empleo. 4?
El empleador debe conservar los formularios I-9 durante tres años después de la fecha de inicio del empleado o un año después de que finalice su empleo, lo que ocurra más tarde.
Conclusiones clave
- Un formulario I-9 es el papeleo del gobierno que se requiere para que los empleados trabajen en los Estados Unidos.
- Los formularios I-9 verifican la identidad de una persona y su elegibilidad para el empleo.
- Los formularios requieren documentación de respaldo como prueba, como licencia de conducir o pasaporte.
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