¿Qué hace un asistente administrativo?

En este momento estás viendo ¿Qué hace un asistente administrativo?

Los asistentes administrativos, incluidas las secretarias, son la columna vertebral de la funcionalidad de la oficina. Escriben y preparan documentos, programan citas y mantienen archivos. Responden teléfonos y dirigen llamadas y ayudan con las reuniones del personal. En algunas oficinas, es posible que se encarguen de tareas fundamentales de contabilidad y que acepten pagos de clientes y clientes.

Un asistente administrativo que trabaja de forma remota se conoce comúnmente como asistente virtual .

Aproximadamente 3.6 millones de asistentes administrativos y secretarios estaban trabajando en los EE. UU. En 2019. 1

Deberes y responsabilidades del asistente administrativo

Las responsabilidades de los asistentes administrativos pueden variar según el tipo de oficina en la que trabajan, pero algunas funciones comunes incluyen: 2

  • Contesta teléfonos y toma mensajes.
  • Genera documentos.
  • Armar presentaciones de diapositivas
  • Crea hojas de cálculo.
  • Gestionar bases de datos.
  • Crear y / o mantener sitios web.
  • Realice la contabilidad básica.
  • Actúe como gerente de oficina, planifique eventos para el personal, como cenas de premios y eventos de recaudación de fondos, programe reuniones con clientes y organice horarios para compañeros de trabajo.

Salario de asistente administrativo

El salario puede depender de la naturaleza del negocio donde se emplea un asistente administrativo, así como del alcance de las funciones. Los ejecutivos en servicio reciben la mejor paga. 3

  • Salario medio anual:  $ 40,990 ($ 19,71 / hora)
  • Salario anual del 10% superior:  más de $ 67,510 ($ 2,46 / hora)
  • Salario anual inferior del 10%:  menos de $ 26,880 ($ 12.92 / hora)

Educación, formación y certificación

Esta ocupación no requiere ninguna educación avanzada específica, pero puede ser útil. 4

  • Educación: necesitará un diploma de escuela secundaria o su equivalente, y puede obtener una ventaja en el campo inscribiéndose en un programa de grado asociado o asistiendo a un programa de capacitación de secretaría después de la escuela secundaria. Los secretarios a menudo poseen títulos de licenciatura o obtienen certificaciones enfocadas en especialidades como el Secretario Legal Acreditado o el Asistente Administrativo Médico Certificado en un número creciente de sectores. Los asistentes ejecutivos y las secretarias deben tener algunos créditos universitarios como mínimo, si no una licenciatura.
  • Capacitación: considere comenzar con una agencia de empleo temporal. A veces, estos ofrecen capacitación a los nuevos reclutas. De lo contrario, si tiene algunas habilidades administrativas o de secretaría básicas, es posible que se le brinde capacitación en el trabajo a medida que aprende los aspectos básicos de un negocio o campo en particular.

Habilidades y competencias de asistente administrativo

Necesitará varias habilidades esenciales para tener éxito en convertirse en asistente administrativo. 4

  • Habilidades informáticas y de software : debe sentirse cómodo con Microsoft Office, el correo electrónico e Internet. Es posible que deba estar familiarizado con QuickBooks u otros programas de software de contabilidad si trabaja para una pequeña empresa.
  • Habilidades multitarea : esto puede ser especialmente importante si también actúa como gerente. Debería poder hacer malabarismos con varias demandas a la vez. 
  • Habilidades de comunicación verbal y escrita : son esenciales. Debe tener un dominio sólido del idioma inglés y poseer buenas habilidades de corrección de pruebas.
  • Habilidades interpersonales : trabajará con otros, incluidos los clientes y otro personal de la oficina. Los buenos modales y la conducta tranquila pueden ser muy importantes.
  • Habilidades organizativas : debe estar orientado a los detalles y organizado, ser capaz de localizar un documento o recordar un protocolo en cualquier momento.
  • Habilidades para la toma de decisiones : a menudo se encontrará manejando varias tareas casi simultáneamente, particularmente en oficinas ocupadas, por lo que debería poder priorizar y tomar decisiones con tiempo efectivo. Un cliente puede querer una cita de inmediato, pero ¿realmente tiene una emergencia o puede esperar unos días?

Perspectiva laboral

Desafortunadamente, este puesto no tiene una perspectiva laboral alentadora. La Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. Proyecta que los avances tecnológicos comenzarán a hacerse cargo de las tareas de muchos asistentes administrativos desde 2019 hasta 2029, lo que resultará en una disminución del 9% en el crecimiento del empleo. 5

Ambiente de trabajo

Esta posición es requerida por casi todas las industrias. Es posible que se encuentre trabajando en un consultorio médico, un bufete de abogados, una oficina del gobierno o para un pequeño contratista del vecindario. En cualquier caso, es probable que se encuentre en un entorno de oficina.

Los asistentes virtuales son cada vez más solicitados, por lo que es posible que pueda trabajar desde casa.

Horario de trabajo

Este es casi invariablemente un trabajo de tiempo completo durante el horario laboral normal, pero la naturaleza del negocio puede exigir algún trabajo de fin de semana, como si estuviera empleado en una clínica médica. Además, aquellos en la profesión legal pueden encontrar que se espera que dediquen muchas horas antes de los juicios y los plazos.

Cómo conseguir el trabajo

OBTENGA RECOMENDACIONES BRILLANTES

Los empleadores que contratan una secretaria o un asistente administrativo buscan una persona con la que puedan trabajar cómodamente, que se integre bien con el resto del personal y en quien se pueda confiar la información confidencial. Las fuertes cartas de recomendación pueden demostrar estas cualidades.

UTILIZA TU RED

Aproveche su red para obtener clientes potenciales sobre vacantes de trabajo. Comuníquese con contactos de Facebook y LinkedIn, amigos de la familia, vecinos y antiguos empleadores. Hágales saber que agradecería las presentaciones de cualquiera que pudiera estar contratando.

APERTURAS DE PISTA HACIA ABAJO

Realice una búsqueda en Google de ofertas de trabajo con palabras clave como asistente administrativo, asistente de marketing, asistente editorial, secretario médico, secretario legal y asistente de oficina para generar listados de trabajo. Muchos trabajos administrativos también se anunciarán en la sección de empleo del sitio web de su periódico local o Cámara de Comercio.

CLAVO QUE REANUDE

Este currículum de muestra puede guiarlo y ayudarlo a asegurarse de que se incluyan las mejores palabras clave. Y no pase por alto el poder de una excelente carta de presentación para acompañarla.

ACEPTA TU ENTREVISTA

Saber de antemano lo que es probable que le pregunten puede ser de gran ayuda para lograr el éxito en su entrevista. Considere algunos ejemplos de preguntas comunes y decida sus respuestas con anticipación.

Comparación de trabajos similares

Algunos trabajos similares y su salario medio anual incluyen: 6