Cada día se te lanza más y más información. El correo nuevo, los informes de varios comités, las facturas, las propuestas y más llegan a su escritorio varias veces al día. Estás demasiado ocupado para lidiar con eso de inmediato, por lo que comienza a acumularse. Su escritorio comienza a verse como una zona de guerra.
El problema aquí no es que su escritorio esté desordenado; el problema es que se pierden cosas importantes. O queda enterrado por el nuevo material que ingresa, o está en el nuevo material pero no se nota. Como resultado, pasa demasiado tiempo en cosas que son simplemente urgentes en lugar de aquellas que son importantes.
Cuando su jefe quiere saber qué tan pronto puede tener ese informe para el vicepresidente , no quiere decirle que no notó el memo que le envió solicitando el informe. Su jefe tampoco se emocionará al saber que el diseño de la nueva línea de productos se retrasó porque lo dejó a un lado y se ocultó y se olvidó de él.
Algunas personas le dirán que la mejor manera de resolver este problema es un escritorio limpio. Otros dicen que un lío está bien. Quien tiene razon
Escritorio desordenado, mente desordenada
No hace mucho tiempo, había una expresión popular «un escritorio desordenado es un signo de una mente desordenada». Esa expresión dio lugar a toda una industria diseñada para ayudar a los ejecutivos de negocios a limpiar sus escritorios como una señal de su agudeza mental.
Sin duda, ha visto películas en las que el jefe se sienta en su oficina en lo alto de un rascacielos en el centro de la ciudad. Se sienta detrás de un escritorio de cristal sin cajones. Los únicos adornos son el impresionante juego de bolígrafos para firmar documentos importantes y un teléfono o intercomunicador para dar órdenes.
Por otra parte…
Muchas personas no ven nada malo en que las pilas de papel cubran el escritorio, incluso se derramen sobre los asientos de las sillas y el piso de la oficina. Citan refranes como ‘un escritorio desordenado es un signo de genialidad’ y ‘un escritorio desordenado es solo un signo de un escritorio desordenado’.
Todos conocemos a alguien cuyo escritorio es así. No ves cómo pueden siquiera saber si el escritorio es de metal o madera. Sin embargo, cuando les pides algo, van directamente a una pila, hojean 2 o 3 hojas y sacan lo que pediste.
Lo que funciona para ti
Ambos lados son correctos. La cuestión no es cuál es la correcta. La cuestión es cuál te hará más eficaz. Hay algunas pautas fundamentales que se aplican a ambos enfoques, pero la clave es trabajar de una manera que le permita ser más eficaz. Casi todo el mundo necesita deshacerse del desorden que hay encima de su escritorio, pero no tener más de un artículo en su escritorio a la vez no funcionará para muchos de nosotros.
Mucha gente está trabajando en varios proyectos al mismo tiempo (o casi al mismo tiempo). Los tipos creativos sienten la necesidad de tener inspiración a su alrededor. Las personas orientadas a los detalles necesitan volúmenes de material de referencia al alcance de la mano. Algunas personas sienten que las pilas de trabajo las hacen parecer ocupadas y, por lo tanto, las mantienen más seguras en tiempos de despidos . Otros sienten que un escritorio limpio muestra cuán eficientes son para hacer el trabajo. Lo importante es hacer lo que funcione para usted.
Cómo domar al monstruo
Ya sea que esté optando por el escritorio de vidrio estéril o simplemente desee poner un poco más de orden en el caos de su escritorio, existen algunas pautas fundamentales:
- Realmente quiero mejorar: no recomendamos el enfoque severo que algunos hacen. Desafortunadamente, eso deja las excusas para ser demasiado fácil contigo mismo. Este intento de hacer que su escritorio sea menos desordenado y más eficiente depende de que haga un esfuerzo serio.
- Conservar, tirar o mover: Encuentra tres contenedores. Etiqueta el más pequeño «mantener». Etiqueta el «lanzamiento» más grande. Pida otro contenedor con la etiqueta «mover». Las cosas realmente importantes irán a su contenedor de conservación para ser ordenadas más tarde. Todo lo que quiera llevarse a casa o regalar va al contenedor de «mudanza». Todo lo demás va al recipiente de lanzamiento.
- Comience con los más antiguos: puede saber al mirarlos qué pila es la más antigua. Por lo general, está más lejos de su silla. Será más fácil tirar elementos de esta pila.
- Evalúe cada pieza solo una vez: observe cada elemento de la pila. Decide en qué recipiente entrará. No puede volver a colocarlo en su escritorio para más tarde, debe decidir ahora. Pon todo en uno de los tres recipientes. No hay otra opción.
- Pregúntese esto: la primera pregunta es «¿tengo esto en otro lugar o puedo obtenerlo de alguien?» Si tiene una copia en su correo electrónico, o en un informe, o en el escritorio de la persona que preparó el análisis de mercado, etc., no necesita guardar otra copia. Echarlo. Luego pregunte «¿por qué necesito esto?» Si la respuesta es a) tomar medidas al respecto, b) hacer algo con él cuando obtenga más información de alguien, oc) referirme a él mientras hago otro trabajo, colóquelo en la pila de conservación. (Después de deshacerse del desorden, volverá a ordenar su pila de conservación por esas tres categorías, así que siéntase libre de separarlas ahora. Ahorrará tiempo más adelante). Si su respuesta fue cualquier otra cosa, arroje ese artículo.
- Sé implacable y valiente: a medida que avanzas en cada pila, acercándote más y más a las cosas que acaban de llegar, sé implacable en tus decisiones. No tomar prisioneros. Si realmente no lo necesita, tírelo. Y sé valiente. No te aferres a algo solo porque alguien te pregunte algo al respecto algún día. No construyas una fortaleza de papel para protegerte.
Gestionar el problema
Su escritorio no tiene que ser estéril y completamente desprovisto de papel, aunque puede serlo si eso ayuda. Su objetivo es organizar su escritorio para maximizar su eficiencia. Si eso significa algunas pilas más en su escritorio que la persona de al lado, está bien, siempre que todo lo que guardó lo ayude a alcanzar su objetivo de mayor eficiencia .
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