¿Eres el planificador de la reunión mensual o periódica de la empresa o del departamento? Pueden ser mortalmente aburridos si no tienes cuidado. Ya sabes que hacer. Un grupo de cabezas parlantes se alinean para brindar a las personas información sobre la empresa. Sí, definitivamente te felicito por celebrar esta reunión periódica.
Los empleados necesitan la información para alinearse con la dirección estratégica de la empresa . Quieren saber qué está sucediendo en toda la empresa, especialmente cuando la información afecta a su trabajo o al éxito general de la empresa. Están sinceramente interesados ??en lo que está sucediendo en los distintos departamentos.
Entonces, sus empleados están interesados, pero déles un descanso de las cabezas parlantes y los interminables powerpoints. Las reuniones más efectivas atraen su atención con preguntas y respuestas que invitan a la reflexión , audiovisuales y participación. Estos consejos le traerán éxito.
Lo que necesita para una reunión exitosa
- Soporte de altavoz o mesa
- Micrófono
- Agenda
- Ayudas visuales
- Camara de video
- Trípode
- Dispositivo de codificación
- Tecnología de transmisión en vivo
10 consejos para mejores reuniones
Inicie sus reuniones, presentaciones y sesiones de formación con una actividad para romper el hielo o de calentamiento . En una reunión grande o una reunión corta, el rompehielos puede ser una sola pregunta que hace que la gente piense y hable con su vecino. Como ejemplo, haga una pregunta que haga que la gente levante la mano. La duración del rompehielos depende de la duración de su reunión, así que planifique sabiamente.
Diversifica tus métodos de presentación. Si cada orador habla con la audiencia, en formato de conferencia, incluso las cabezas interesadas asienten pronto. Pídale a la gente que hable en grupos pequeños. Utilice materiales audiovisuales como videos, diapositivas y presentaciones e imágenes de PowerPoint. Si está hablando de un nuevo proceso de pintura, muestre a sus empleados el antes y el después de las piezas pintadas. Distribuya encuestas de clientes positivas y tarjetas de comentarios.
Invite a oradores invitados para que la audiencia participe y entusiasme. Sus clientes tienen mucho que decirle a su personal sobre sus necesidades y requisitos de calidad. Una organización cliente que se asocia con asociaciones benéficas sin fines de lucro presenta oradores invitados de las organizaciones que reciben sus donaciones. Los oradores de las organizaciones que sus empleados apoyan financieramente son dinamita.
Fomente las preguntas para iniciar el diálogo. Pida a las personas que escriban sus preguntas antes de la reunión y durante la reunión. Deje tiempo para las preguntas dirigidas a cada orador sobre la marcha. Si no puede responder la pregunta de manera inmediata y correcta, dígale a la gente que se comunicará con ellos cuando tenga la respuesta correcta. Si las preguntas exceden el tiempo, programe una reunión sobre el tema.
Una táctica de reunión exitosa que a menudo se pasa por alto, pero es crucial, es pedirle a cada orador que repita en voz alta todas las preguntas que se le hagan. La persona que hace la pregunta entonces sabe que el hablante entendió la pregunta. Otras personas que asisten a la reunión también pueden escuchar y conocer la pregunta, no solo conjeturarla quizá incorrectamente a partir de la respuesta del orador.
Establezca metas para su reunión periódica. No puede presentar todos los aspectos del negocio de la empresa en una reunión de una hora. Por lo tanto, decida los asuntos importantes y oportunos y dedique el tiempo de la reunión a ellos. Tenga en cuenta también los intereses de la mayoría de los asistentes. Recuerde, tiene otros métodos para comunicar información de la empresa que incluyen programas como Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, correo electrónico y mensajería instantánea. La comunicación de toda la información estratégica de la empresa no tiene que tener lugar en una reunión.
Formule su agenda con cuidado . Identificar las necesidades e intereses de la mayoría de los participantes. Comience con las buenas noticias que harán que los asistentes se sientan bien.
Varíe el orden de los ponentes en la agenda cada mes. No quieres que la gente se aburra de la igualdad. Distribuya los elementos comerciales necesarios en la agenda para que las personas no se desconecten del final de la reunión o piensen que los elementos finales son menos importantes. Un artículo en el «Wall Street Journal», hace varios años, declaró que los gerentes estadounidenses ahorrarían el 80 por ciento del tiempo que pierden en las reuniones si hicieran dos cosas correctamente. El primero fue siempre tener una agenda. El segundo fue comenzar a tiempo y terminar a tiempo. Agregaré que debe permitir a cada orador la cantidad de tiempo necesaria para cubrir su tema. Mantenlos en su límite de tiempo, muy bien.
Organizar el entorno físico para que las personas estén atentas al contenido de la reunión. Nadie debe sentarse detrás o al lado de sus parlantes. Asegúrese de que haya asientos para todos los asistentes y, si es necesario tomar notas, también de una superficie para escribir. Asegúrese de que las imágenes sean visibles y que la gente pueda oír. Puede que necesite utilizar un micrófono. Puede pasar accesorios o muestras por la sala para verlos. Si el tamaño de su reunión se ha vuelto demasiado grande para el entorno físico de su sala de reuniones, utilice la tecnología para transmitir la reunión en varias ubicaciones adicionales de la sala de conferencias. Si bien ciertamente podría transmitir la reunión a las computadoras portátiles de las personas, esto niega el impacto positivo de la formación de equipos que fomenta la asistencia con otros empleados en varias ubicaciones de salas de conferencias.
Nunca subestimes el poder de la comida en una reunión. La comida relaja la atmósfera, ayuda a que las personas se sientan cómodas, ayuda a las personas a mantener niveles de energía positivos y fomenta la camaradería del equipo. Asegúrese de satisfacer las diversas necesidades de su grupo con la comida que sirve. Por ejemplo, ofrezca frutas y yogur además de las donas. Ofrezca perros calientes vegetarianos y kosher con las salchichas regulares.
