¿Quieres completar proyectos con éxito? ¿A tiempo, dentro del presupuesto y con la participación de las personas adecuadas para garantizar la integración? Estos pasos de gestión de proyectos asegurarán que practique una gestión de proyectos eficaz.
Pasos en la gestión de proyectos
Seleccione el proyecto según las necesidades expresadas por su cliente, los objetivos actuales de su organización o las prioridades de su organización.
Reúna el equipo que debe ser dueño del proyecto para crear una implementación e integración positivas. Tenga en cuenta las diversas fortalezas y experiencia que necesita para producir el resultado deseado. Además, considere qué áreas de su organización necesitarán implementar e integrar las soluciones.
Defina los requisitos del cliente interno o externo a partir del resultado o salida del proyecto.
Definir el alcance del proyecto y el resultado deseado. Como parte de esta definición, determine dónde comienza y termina el proyecto. Cuál es el primer paso? ¿Cuál es el último?
Defina metas mensurables que le permitan saber que el proyecto se ha cumplido. Defina su presupuesto para el proyecto. Determine las personas y las horas necesarias para completar el proyecto.
Determine cómo comunicará el progreso y los logros en toda su organización y recopile opiniones de los miembros de la organización que no están en el equipo.
Diagrama de flujo del proceso actual. O, para un proyecto específico, enumere los pasos necesarios para realizar el proyecto.
Mida cómo se está desempeñando el proyecto actual en este momento si se trata de un proyecto en curso. Estudie los datos para ajustar sus metas y expectativas.
Determine si se necesita información, recursos o personas adicionales para completar el proyecto. Traiga a las personas y los recursos identificados al grupo. Tenga en cuenta que cada vez que agregue personas adicionales al equipo, el equipo volverá a ingresar a las cinco etapas del desarrollo del equipo , por lo tanto, agregue personas al principio del proyecto cuando sea posible.
Cree un plan de acción para completar los pasos del proyecto. Asigne a las personas adecuadas para completar cada paso. Establezca una fecha límite para completar cada paso. Asegúrese de que las personas tengan el tiempo necesario para dedicarlo al proyecto.
Determine un método continuo para rastrear si está cumpliendo los pasos según lo planeado. Celebre reuniones semanales, establezca un calendario de planificación ubicado en el centro, distribuya ampliamente las actas de las reuniones o enumere los pasos en una pizarra pública.
Implementa el plan de acción. Documente los métodos utilizados para realizar cada paso. Querrá poder compartir los pasos y metas y duplicar las acciones que el equipo tomó y que tuvieron éxito, si se trata de un proyecto en curso o que se repite periódicamente.
Determine cómo el equipo medirá, registrará y rastreará la efectividad del proceso de implementación y planificación del proyecto para el futuro.
Utilizando los datos recopilados, evalúe los resultados. ¿Cómo cumplió el proyecto las expectativas y satisfizo a los planificadores y participantes? ¿Si no, porque no? Documento para proyectos futuros.
Celebre los logros del equipo.
Determine cómo puede aplicar las lecciones aprendidas y los pasos experimentados durante este proyecto a sus proyectos futuros. Encuentre un método para integrar los pasos de mejores prácticas para la gestión de proyectos.
Consejos adicionales para garantizar el éxito del proyecto
Involucre a las personas apropiadas que son dueñas del proceso y pueden hacer o deshacer el éxito de su implementación e integración.
Documente sus pasos para que el equipo que sigue o implemente su proyecto el próximo año tenga la información adecuada que necesita para duplicar sus pasos exitosos y su proceso de planificación.
Guarde todos los formularios, folletos, anuncios, documentos de comunicación, actas del equipo y todos los demás datos relacionados con el proyecto en un archivo al que pueda acceder para la próxima planificación del proyecto.
Haga que las personas del equipo rindan cuentas. Los proyectos tienen una forma de saltarse los plazos y fracasar cuando los miembros del equipo no se hacen responsables de los compromisos y los resultados.
No actúes como si un equipo fuera una democracia donde todos tienen un voto par en cada componente del proyecto. No lo es y si te comportas de esa manera, tus esfuerzos fallarán. Recuerde que el líder marca el tono y el ritmo . El líder lidera las expectativas y las decisiones finales .
La toma de decisiones por consenso es una trampa. Hace que los grupos se hundan hasta el mínimo común denominador, no la mejor solución, en sus decisiones. A continuación se explica cómo estar en desacuerdo con éxito como líder o miembro de un equipo.
