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El reembolso a los empleados por usar su propio automóvil variará un poco según el empleador y el sector, pero la mayoría de las organizaciones compensan a los empleados a aproximadamente la Tasa de millaje estándar establecida por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) o la Tasa de Reembolso de Vehículos de Propiedad Privada. La tarifa es establecida cada año por la Administración de Servicios Generales (GSA) sobre la base de una investigación realizada por una empresa consultora independiente con respecto a los costos actuales de utilización de un vehículo.

Para 2021, la tarifa estándar por millaje se establece en 56 centavos por milla recorrida (en comparación con 57,5 ??centavos por milla para 2020). 1

Esta tarifa estándar fija incorpora el costo de seguro, registro, gas, petróleo y mantenimiento. Para alguien que conduce mucho por trabajo, esto puede resultar en una deducción significativa.

Tarifas de reembolso de millas de la empresa

La mayoría de los empleadores reembolsarán a la tasa del IRS o GSA, ya que pueden deducir hasta ese monto como gasto cuando presentan su declaración de impuestos corporativos, aunque existen otras fórmulas tributarias complejas que los empleadores pueden utilizar. Cuando es difícil encontrar trabajadores calificados durante las expansiones económicas, es más probable que los empleadores proporcionen tasas competitivas de reembolso.

El IRS requiere que los pagos de reembolso se realicen por separado del salario, sin impuestos retenidos. Por lo tanto, algunos empleadores procesarán los pagos de gastos a través del sistema de cuentas por pagar para mantenerlos separados de la nómina y cumplir con las leyes del IRS.

Reembolso de empleados gubernamentales

A los empleados del gobierno siempre se les reembolsará exactamente la tasa de GSA si se autoriza el uso de un automóvil de propiedad privada o cuando no hay ningún vehículo del gobierno disponible.

Requisitos de reembolso de gastos de automóvil

Deberá proporcionar un registro de kilometraje, recibos de gasolina y documentación de cualquier otro recibo de gastos permitido relacionado con su automóvil si necesita un reembolso de kilometraje . Sin registros detallados, su informe de gastos puede ser rechazado. O peor aún, su empleador podría tomar medidas disciplinarias si cree que su reclamo podría ser fraudulento.

Muchos empleadores exigen el mantenimiento de registros, al igual que el IRS. No intente calcular su millaje, ya que podría violar las políticas de su empleador.

Mantener un lápiz y papel en su automóvil es un método, aunque tedioso; una mejor opción es una aplicación de seguimiento de kilometraje que rastrea automáticamente sus viajes en un registro contemporáneo que puede imprimir o descargar. Es una forma eficiente de realizar un seguimiento del kilometraje, los puntos de inicio y finalización, y el propósito comercial del viaje para incluirlo en su  informe de gastos .

Otras formas en que los empleadores compensan a los empleados por los gastos del automóvil

Según la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos, existen alternativas comunes al reembolso de millas como formas para que los empleadores compensen a los empleados por los gastos de conducción comercial: 2?

Asignación de vagón plano. Los empleadores brindan a los empleados un subsidio por automóvil plano, como $ 400 por mes, para cubrir el costo del combustible, el desgaste, los neumáticos y más.

Programas FAVR. Los empleadores reembolsan a los empleados según un programa de reembolso de tasa fija y variable (FAVR), en el que se reembolsan a los empleados los costos fijos (como seguros, impuestos y tasas de registro) y los gastos variables del vehículo (como combustible y mantenimiento). Los reembolsos están libres de impuestos para los empleados si se cumplen ciertos requisitos de contabilidad de gastos.

Consecuencias fiscales por reembolsos de millas

Los reembolsos por millas se consideran desembolsos libres de impuestos por parte de los empleadores siempre que estén documentados y no excedan sus gastos reales. Sin embargo, su empleador no puede pagar directamente los costos operativos, como las reparaciones o el mantenimiento de su automóvil, sin consecuencias fiscales. Otros gastos, como los peajes, que están directamente relacionados con el transporte comercial pueden reembolsarse sin impuestos, siempre que tenga los recibos.

Algunos empleadores proporcionan una asignación mensual para los gastos de automóvil. Si se requiere que los empleados proporcionen registros de gastos , solo se les cobrará impuestos por cualquier monto recibido en exceso de los gastos registrados. Si los empleadores no requieren documentación, la asignación puede estar sujeta a impuestos.

Gastos de automóvil no reembolsados

A partir del año fiscal de 2018, con la implementación de la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos, los trabajadores ya no pueden deducir los gastos de automóvil no reembolsados ??en sus impuestos. 3  En 2017 y años anteriores, estos gastos eran deducibles en la medida en que superaban el 2% del ingreso bruto ajustado. Por lo tanto, los trabajadores que conducirán mucho como parte del desempeño de sus responsabilidades laborales deben evaluar cuidadosamente las políticas de reembolso de la empresa a medida que revisan las ofertas de trabajo.

Si un empleador generalmente no reembolsa los gastos del automóvil, entonces puede ofrecer reducir el salario a cambio del reembolso, ya que el reembolso estará protegido de los impuestos si los gastos se documentan adecuadamente. Alternativamente, puede negociar un salario más alto para tener en cuenta la carga fiscal adicional en virtud de la nueva ley fiscal.

Según el IRS, a pesar de la suspensión de las deducciones detalladas misceláneas, las deducciones por gastos que son deducibles para determinar el ingreso bruto ajustado no se suspenden. 4 Por ejemplo, los miembros de un componente de reserva de las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos (Fuerzas Armadas), los funcionarios del gobierno estatal o local a los que se les paga una tarifa, y ciertos artistas intérpretes o ejecutantes tienen derecho a deducir los gastos de viaje de los empleados no reembolsados ??como un ajuste al total ingresos y, por lo tanto, puede seguir utilizando la tarifa estándar por millaje para empresas. 5

La información contenida en este artículo no es un asesoramiento fiscal o legal y no sustituye a dicho asesoramiento. Las leyes estatales y federales cambian con frecuencia, y es posible que la información de este artículo no refleje las leyes de su propio estado o los cambios más recientes a la ley. Para obtener asesoramiento fiscal o legal actual, consulte con un  contador  o un abogado.