El Formulario de Elegibilidad I-9 es requerido por la Ley de Reforma de Inmigración, verificando la identidad de un empleado y su elegibilidad para trabajar legalmente en los EE. UU. Si un empleador omite algún paso o se olvida de incluir los documentos adecuados , corre el riesgo de ser multado con posibles complicaciones legales bastante graves, por lo que es tan importante verificar todos los aspectos de la I-9 de un empleado.
Lista A: documentos que establecen tanto la identidad como la elegibilidad para el empleo
En la I-9, hay una lista de documentación requerida para probar la identidad. Estos documentos establecen la identidad y la elegibilidad para trabajar en los EE. UU. Y se consideran una prueba aceptable de ambos.
- Pasaporte de EE. UU. (Vigente o vencido)
- Certificado de ciudadanía estadounidense ( formularios N-560 o N-561 )
- Certificado de naturalización ( Formularios N-550 o N-570 )
- Pasaporte extranjero vigente con un Formulario I-94 adjunto que indica una autorización de empleo vigente
- Tarjeta de residente permanente o tarjeta de recibo de registro de extranjero con fotografía ( formulario I-551 )
- Tarjeta de residente temporal vigente ( formulario I-688 )
- Tarjeta de autorización de empleo vigente ( formulario I-688A )
- Permiso de reingreso no vencido ( formulario I-327 )
- Documento de viaje de refugiado vigente ( formulario 1-571 )
- Documento de autorización de empleo vigente emitido por el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) que contiene una fotografía ( formulario I-688B )
Lista B: documentos que establecen la identidad
En ausencia de cualquiera de los documentos anteriores, un empleado tendría que presentar otros dos, uno como prueba de identidad y el otro como prueba de elegibilidad para el empleo. Los siguientes documentos se pueden utilizar para establecer la identidad de un empleado:
- Licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por un estado o posesión periférica de los Estados Unidos, siempre que contenga una fotografía o información como nombre, fecha de nacimiento, sexo, altura, color de ojos y dirección.
- Tarjeta de identificación emitida por agencias o entidades gubernamentales federales, estatales o locales, siempre que contenga una fotografía o información como nombre, fecha de nacimiento, sexo, altura, color de ojos y dirección.
- Tarjeta de identificación escolar con fotografía
- Tarjeta de registro de votante
- Tarjeta militar de EE. UU. O registro de reclutamiento
- Tarjeta de identificación de dependiente militar
- Tarjeta de marino mercante de la Guardia Costera de EE. UU.
- Documento tribal nativo americano
- Licencia de conducir emitida por una autoridad gubernamental canadiense
Lista C: documentos que establecen la elegibilidad para el empleo
Uno de estos documentos debe presentarse además de un documento de la Lista B si un empleado no puede proporcionar un documento de la Lista A.
- Tarjeta del Seguro Social de EE. UU. Emitida por la Administración del Seguro Social, que no sea una tarjeta que indique que no es válida para el empleo
- Certificación de nacimiento en el extranjero emitida por el Departamento de Estado ( formulario FS-545 o formulario DS-1350 )
- Original o copia certificada de un acta de nacimiento emitida por un estado, condado, autoridad municipal o posesión periférica de los Estados Unidos que tenga un sello oficial.
- Documento tribal nativo americano.
- Tarjeta de identificación de ciudadano de EE. UU. ( Formulario I-197 )
- Tarjeta de identificación para uso de un ciudadano residente en los Estados Unidos ( formulario I-179 )
- Documento de autorización de empleo vigente emitido por DHS que no sean los enumerados en la Lista A
Lista especial para personas menores de edad
Los empleados que son menores de 18 años y que, por lo tanto, no pueden presentar ninguno de los documentos anteriores, pueden proporcionar documentos apropiados para su edad, que incluyen:
- Registro escolar o boleta de calificaciones
- Historial clínico, médico u hospitalario
- Registro de guardería o guardería
Responsabilidades adicionales del empleador del Formulario I-9
Asegúrese de que los formularios I-9 estén completados correctamente y de que usted y su empleado sigan las instrucciones exactamente. Debe mantener archivado el formulario I-9 de cada empleado durante al menos tres años o durante un año después de que finalice el empleo, lo que sea más largo.
Guarde y haga copias de los documentos originales proporcionados por sus empleados. Esto no es obligatorio, pero se recomienda. Conserve solo la cantidad mínima de documentos requeridos y almacene los formularios y las fotocopias de los documentos separados de los archivos de sus empleados .
Si se realizan cambios en el documento de archivo I-9, cámbielos en el formulario original y ponga sus iniciales y la fecha en los cambios. No llene un formulario nuevo. Vuelva a verificar las autorizaciones de trabajo que vencen y no permita que los empleados trabajen si su documentación ha vencido.
Asegúrese de responder de acuerdo con las instrucciones y pautas de tiempo si recibe una carta de no coincidencia de la Administración del Seguro Social que indique que un cierto número de sus empleados tiene números de Seguro Social no verificables .
Obtenga información actualizada sobre el formulario I-9 en el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU. (USCIS). Información adicional está disponible en la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos.
Requerimientos legales
El formulario I-9 debe completarse para cada nuevo empleado, independientemente de su origen nacional o si el empleado es ciudadano estadounidense. Un empleador ha violado la ley federal de inmigración si no verifica la identidad y la autorización de empleo de un nuevo empleado con un formulario I-9 . Las multas varían sustancialmente y se basan en un sistema de niveles, pero pueden llegar a casi $ 20,000. Las multas aumentan a partir de $ 548 por seguir empleando a sabiendas a personas que no envían los formularios I-9 con la verificación adecuada.
Descargo de responsabilidad: tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no garantiza su precisión y legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial y las leyes y regulaciones laborales varían de un estado a otro y de un país a otro. Busque asistencia legal o asistencia de recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales para asegurarse de que su interpretación legal y sus decisiones sean correctas para su ubicación.
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