Según BusinessInsider.com, el empleado promedio dedica alrededor del 25% de su día a revisar cientos de correos electrónicos. Si bien algunas personas necesitan un repaso de la etiqueta básica del correo electrónico , otras cometen errores simplemente porque están abrumadas por el gran volumen de comunicaciones.
Durante su búsqueda de empleo, es probable que envíe muchos, muchos correos electrónicos, incluidas cartas de presentación, notas de agradecimiento y mensajes a conexiones relacionadas con la búsqueda de empleo.
Tómese el tiempo para evitar cometer errores vergonzosos, como escribir mal el nombre de alguien, y asegúrese de escribir notas que obtengan una respuesta.
Comience con un saludo profesional
Esfuércese por la claridad en su línea de asunto. Elija algo directo que identifique el propósito de su correo electrónico, como «cambio de hora de reunión» o «consulta rápida sobre su propuesta».
Evite colgar una zanahoria con un adelanto como «Necesito informarle …» que intenta atraer la lectura para que abra el correo electrónico para entender su intención. Las personas a menudo deciden si abren un correo electrónico en función del asunto, así que elija uno que indique claramente su propósito.
Utilice un saludo profesional. Incluya un saludo apropiado para las circunstancias y el destinatario. Algunos saludos funcionan en un correo electrónico, pero no se utilizan en una carta normal, mientras que algunos saludos funcionan para ambos.
Elija un saludo basado en qué tan bien conoce a la persona a la que le está escribiendo y el tipo de mensaje que está enviando. Por ejemplo, si le escribe a alguien que conoce, «Hola Jim» es apropiado. «Estimado Sr. / Sra. Smith» sería apropiado cuando solicite un trabajo o escriba una carta comercial.
Evite abrir un correo electrónico con «hey», que suena muy informal y, por lo general, no se usa en el lugar de trabajo. Además, evite los «Hola amigos» o «Hola chicos», incluso si la naturaleza de su correo electrónico es relajada.
Ejemplos de saludo
- Estimado Nombre Apellido (esto funciona bien si no sabe el género de la persona a la que le está escribiendo)
- Estimado nombre (al enviar un correo electrónico a alguien que conoce)
- Hola, nombre (al enviar un correo electrónico a alguien que conoces)
- Estimado Sr. / Sra. Apellido
- Estimado Sr. / Sra. Nombre Apellido
- Estimado Dr. Apellido
- A quien le interese
- Estimado Gerente de Recursos Humanos
- Apreciado Director de Recursos Humanos
Utilice la puntuación adecuada después de su saludo. Para correos electrónicos más formales, use un punto y coma después del nombre. Para las personas que conoce o para la correspondencia más informal, use una coma después del nombre del saludo.
Evite errores comunes
Al escribir un correo electrónico, los siguientes errores ocurren a veces cuando las personas se apresuran a enviar un mensaje rápidamente. Tómese el tiempo para revisar su mensaje y siga los siguientes pasos.
- Agregue la dirección de correo electrónico en último lugar. Si no tiene la opción de anular el envío de un correo electrónico, agregue la dirección en último lugar si tiende a tener un dedo de activación rápido. Inserte el nombre del destinatario solo cuando esté seguro de que su correo electrónico está listo.
- Evite el antiguo error «responder a todos». Mire su dedo en el gatillo cuando presione «Responder a todos». Considere si todos los de la lista realmente necesitan leer lo que tiene que decir. Además, tenga en cuenta los correos electrónicos más antiguos de la cadena que es posible que no desee que vea alguien en la lista Responder a todos.
- Ten cuidado con el humor. El humor puede ser difícil de discernir en un correo electrónico, ya que su tono no necesariamente brillará. Sin el lenguaje corporal, la expresión facial o la cadencia, el humor puede fracasar o incluso insultar involuntariamente al lector. Vaya a lo seguro y déjelo afuera.
- Corregir. No cometa el error de pensar que la gente perdonará los errores tipográficos en los correos electrónicos informales o que los errores serán tolerados si está escribiendo en su teléfono. Es posible que lo juzguen duramente por los errores en su correo electrónico, especialmente si son desenfrenados. No confíe en un corrector ortográfico que a menudo puede elegir la palabra incorrecta para usted. Revise sus correos electrónicos como lo haría con cualquier documento importante. En particular, siempre verifique y vuelva a verificar que haya escrito correctamente los nombres de las personas.
- No uses emojis ni emoticonos. Cada vez más, los mensajes de correo electrónico han comenzado a parecerse a los mensajes de texto. Los mensajes en el lugar de trabajo ahora incluyen a veces emojis de «pulgar hacia arriba» o caras sonrientes. Aunque se están volviendo más comunes, evite los emojis y emoticonos en la correspondencia formal. Si su saludo por correo electrónico incluye el apellido de una persona, es una señal segura de que debe omitir los emojis y emoticonos.
- Recuerde que el correo electrónico dura para siempre. Piénselo dos veces antes de enviar algo personal o confidencial por correo electrónico, despedir a alguien por correo electrónico, menospreciar a alguien o responder con enojo. Incluso los correos electrónicos eliminados pueden recuperarse de las copias de seguridad de datos. Es mejor que ese tipo de interacciones se realicen en persona. Aplica la regla de las 24 horas. Si no está seguro de si debe enviar el mensaje, espere hasta el día siguiente para decidir. Otra buena regla general: no escriba nada en un correo electrónico que no estaría dispuesto a compartir públicamente, como en una declaración o en las redes sociales, por ejemplo.
