Como sugiere la frase, los sistemas de informes de gestión capturan el tipo de datos que necesitan los gerentes de una empresa para administrar el negocio. Los tipos de datos financieros que se presentan en los informes anuales suelen ser el núcleo. Dicha información financiera detallada es compilada por cuentas, Contadores Públicos Certificados (CPA) y Contadores Públicos de Gestión Global (CGMA) .
Sin embargo, los sólidos sistemas de informes de gestión albergarán datos en niveles mucho más detallados que los que se presentan al público inversor. Por ejemplo, los resultados financieros generales de una empresa de servicios financieros pueden refundirse en estados de pérdidas y ganancias organizados por:
- Organización (como división, unidad de negocio o departamento)
- Región geográfica
- Producto
- Segmento de clientes
- Clientes específicos (tanto minoristas como institucionales)
- Asesor financiero
Mientras tanto, las métricas financieras, como los ingresos, los gastos y las ganancias, no son la única preocupación de los sistemas de informes de gestión. En las empresas mejor administradas, también se utilizan para rastrear una variedad de variables no financieras que son de interés para la administración, tales como:
- Recuento de empleados
- Clientes, hogares y / o cuentas
- Activos del cliente en custodia
- Dinero nuevo neto depositado o retirado por los clientes
- El rendimiento de la inversión de los activos de clientes bajo gestión.
Diseñadores y usuarios de estos sistemas
Los controladores y directores financieros (CFO) tienden a dedicar una cantidad significativa de su tiempo al diseño, implementación, mantenimiento y ajuste de los sistemas de informes de gestión, así como a monitorear y analizar sus resultados, y recomendar cursos de acción a la administración basados ??en tales análisis. Los miembros del personal de tecnología de la información y ciencias de la gestión a menudo son socios clave de los gerentes financieros y analistas financieros en el desarrollo y mantenimiento de los sistemas de informes de gestión.
Computadora de escritorio versus computadora central
En muchos casos, sin embargo, los sistemas de informes de gestión se construyen y mantienen estrictamente utilizando computación de escritorio, hojas de cálculo de Excel integradas y ejecutándose en computadoras personales, en lugar de programarse en entornos de mainframe. Tanto en las empresas grandes como en las pequeñas, las razones para utilizar la informática de escritorio (que a menudo requieren una gran cantidad de entrada de datos manual) generalmente son dobles.
Primero, los costos de desarrollo y mantenimiento tienden a ser mucho más bajos que con las aplicaciones de mainframe.
En segundo lugar, un entorno de computación de escritorio permite una flexibilidad mucho mayor en el cambio de algoritmos computacionales y formatos de informes que una aplicación típica basada en mainframe. Es una consideración vital en entornos comerciales dinámicos donde la estructura corporativa, las ofertas de productos, los procesos comerciales, los métodos analíticos y / o los requisitos de informes están en constante cambio, o donde la administración es propensa a hacer preguntas frecuentes no estándar o personalizadas a sus analistas financieros. .
Automatización versus procesos manuales
En muchas empresas, los denominados sistemas de informes de gestión a menudo dependen en gran medida de procesos manuales y están lejos de estar completamente (o incluso principalmente) automatizados. Por ejemplo, muchos de los informes que terminan en los escritorios de los ejecutivos en realidad pueden ser hojas de cálculo completadas manualmente con datos y formateadas por el personal. En este sentido, los sistemas de informes de gestión a menudo son, en un sentido más estricto, procesos más que sistemas de información, como se entiende generalmente esa frase.
Aplicaciones de los informes de gestión
Los sistemas de informes de gestión con frecuencia son herramientas críticas para evaluar el desempeño de las organizaciones y los gerentes y, a veces, también el de los empleados de nivel inferior. Los resultados pueden ser determinantes clave de la compensación, como el establecimiento de fondos de bonificación. Por ejemplo, el jefe y el personal de una unidad de negocios pueden ver sus bonificaciones deducidas de las ganancias que un sistema de informes de gestión atribuye a esa unidad. Lo mismo ocurre con un gerente de producto , si la empresa tiene un sistema de medición de la rentabilidad del producto bien desarrollado.También para un gerente de marketing para el desarrollo y la rentabilidad de un determinado segmento de clientes, si se mide el desempeño de ese segmento.
Obstáculos para el desarrollo de sistemas de informes de gestión
Un problema común con el desarrollo de esquemas de informes de gestión es que los datos necesarios para completar el informe anual de la empresa, el Formulario 10-K , el Formulario 10-Q, las declaraciones de impuestos corporativos y los informes a las agencias reguladoras (entre otros distritos electorales externos), pueden no ser lo suficientemente detallados. o en un formato adecuado para realizar los tipos de análisis (algunos de los mencionados anteriormente) que la gerencia pueda necesitar para evaluar la empresa y sus líneas de negocio constituyentes, y ajustar su dirección estratégica. La presentación de informes de la administración es un término general para este tipo de análisis que la administración utiliza internamente, en lugar de informar a entidades externas (como el público inversionista, las autoridades fiscales y los organismos reguladores).
Problemas analíticos clave
El desarrollo de sistemas de informes de gestión a menudo se enfrenta a obstáculos relacionados con cuestiones analíticas clave, tales como:
- Metodologías internas de precios de transferencia
- La atribución de gastos generales corporativos a productos o clientes individuales.
- Desagregar los cambios en los activos de los clientes en los impactos separados de los cambios en los precios de mercado (es decir, el desempeño de la inversión) y de los depósitos y retiros netos.
En la mayoría de los casos, estos desafíos analíticos son susceptibles de múltiples métodos, cada uno de los cuales tiene sus propios inconvenientes y no es demostrablemente superior en todas las situaciones.
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