Todos hemos hecho listas de tareas pendientes. De alguna manera, nunca parece haber suficientes horas en el día para lograr todas las cosas en su lista de tareas pendientes. Este es un sistema que funciona, y también puede funcionar para usted.
Una lista no es suficiente
Hacer una «lista de cosas por hacer» no es suficiente. Tienes que clasificarlos. Tienes que saber qué tareas son más importantes para poder concentrarte en ellas. Luego, debe asignar recursos a esos elementos, medir su progreso y recompensarse por sus éxitos.
Clasificación
Enumere todas sus tareas pendientes en una hoja de cálculo, aunque también puede hacerlas en papel. También puede ponerlos en su computadora o teléfono inteligente, escribirlos en su calendario o ingresarlos en un software de administración del tiempo.
El primer paso es enumerar todo lo que tiene que hacer. Luego, asígneles un rango para que pueda concentrarse en los elementos importantes .
Utilice una clasificación A, B, C. La lista A son las cosas que tengo que hacer hoy antes de irme. La lista B son las cosas que debe hacer, pero no necesariamente hoy. Finalmente, la lista C es lo que necesita para encontrar tiempo para hacer pronto.
Puede descubrir con bastante rapidez que las cosas de la lista C, e incluso la lista B, nunca se terminan. En un puesto de Gerente de Operaciones hace varios años, me encontré cada vez más frustrado con mi lista A. No solo no lo estaba superando todos los días, como siempre lo había hecho antes, sino que la lista A siguió creciendo. Fue entonces cuando descubrí lo que tenía que hacer para que mi lista de tareas pendientes funcionara para mí, y desarrollé un sistema que sí funcionó.
Gestión del tiempo
No era suficiente saber qué era importante; lo que hizo la lista A. También necesitaba saber cuánto tardarían las cosas y cuánto tiempo tenía que dedicarles. Agregué una columna a mi lista de tareas pendientes con el tiempo estimado que debería tomar cada tarea y una columna adyacente con el total acumulado.
Luego hice un simple estudio de tiempos. A medida que hacía cada tarea, anotaba lo que hacía y las horas de inicio y finalización. Seguí la pista durante todo un día. Luego lo repetí un par de semanas después en un día diferente. No fue una encuesta exhaustiva de ninguna manera, pero me dio una idea. Como Gerente de Operaciones, gran parte de mi día lo ocupaban las interrupciones: lidiar con eventos que sucedieron, crisis que surgieron o problemas que debían resolverse. En promedio, estas interrupciones consumieron cuatro horas al día. Como normalmente trabajo diez horas al día, eso me deja seis horas al día para las cosas en mi lista de tareas pendientes.
Cada noche, antes de salir de la oficina, actualizaba mi lista de tareas pendientes. Eliminaría las cosas que había completado, delegado o degradado, agregaría las cosas nuevas que habían surgido, reorganizaría las prioridades para obtener las tareas más importantes en la parte superior y asignaría un tiempo estimado a cada una. Luego bajaba la lista hasta la marca de las seis horas y dibujaba una línea. Ese se convirtió en mi objetivo para el día siguiente.
Recompénsate
La mayoría de las veces, esa línea cae en algún lugar de mi lista A. Rara vez estaba cerca del fondo. Sin embargo, ese era mi objetivo. Si acertaba o pasaba la línea, me iba a casa sintiendo que había sido un día productivo y exitoso. En lugar de castigarme por las cosas a las que no había podido llegar, reconocí mi éxito por haber cumplido o superado mi objetivo. Al día siguiente, tuve que empezar de nuevo y alcanzar la nueva meta, pero lo hice desde la perspectiva de construir sobre el éxito anterior en lugar de la frustración de tener constantemente más que hacer de lo que tenía tiempo para lograr.
Necesitas un sistema
Para tener éxito, debe desarrollar un sistema para administrar su tiempo para que pueda hacer más en el tiempo que tiene. Si su línea objetivo en su lista de tareas siempre está cerca de la parte superior, su jefe comenzará a buscar a alguien más que pueda trabajar un poco más abajo en la lista todos los días. A continuación, consulte algunos recursos que lo ayudarán a administrar mejor el tiempo.
Gestionar este problema
Enumere las tareas que tiene que hacer. Priorice los que son importantes, no solo los urgentes. Tenga un plan de lo que debe lograr cada día. Trabaje hacia ese plan. Recompénsese cuando alcance o supere su objetivo.
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