Los organigramas , o organigramas para abreviar, se utilizan para mostrar a las personas la estructura prevista de una organización. Se supone que esta organización «formal» refleja la estructura de poder de la empresa. A veces, los organigramas solo sirven para confundir a la gente en cuanto a cuál es realmente la estructura. Por lo general, esto no es intencional, sino que REFLEJA la confusión de las personas involucradas.
Sin embargo, también es posible utilizar un organigrama como herramienta de gestión para promover el logro de los objetivos de su organización. Examinaremos ejemplos típicos de organigramas «estándar». Veremos los organigramas confusos. Finalmente, discutiremos el uso del organigrama como herramienta de gestión.
Organigramas «estándar»
Los organigramas estándar se utilizan normalmente para mostrar a las personas la estructura prevista de la organización. Se supone que esta organización «formal» refleja la estructura de poder de la empresa. A menudo, solo refleja la estructura de responsabilidad. El poder real en la organización a menudo sigue líneas de comunicación en lugar de líneas en el organigrama.
Los gráficos suelen tener forma piramidal. Muestran a la persona a cargo en la parte superior. A continuación se muestran los subordinados agrupados, generalmente en cajas progresivamente más pequeñas. Por lo general, las personas que se muestran en el mismo nivel horizontal en el organigrama se perciben como «pares» dentro de la organización.
Este organigrama del Departamento de Computación (DOC) del Imperial College es típico del organigrama piramidal. El Jefe de Departamento tiene cinco directores que le reportan directamente, además de un Subdirector y un comité de búsqueda. Cada uno de los Directores tiene sus subordinados directos mostrados en los óvalos verdes debajo de sus comités.
Organigramas confusos
A veces, los organigramas pueden confundir a la gente en cuanto a cuál es realmente la estructura. Por lo general, esto no es intencional, sino que refleja la confusión de las personas involucradas. Si no está seguro de las relaciones funcionales del grupo, o si cambian con frecuencia, es prácticamente imposible diagramarlas con precisión.
Quizás el lugar más común para encontrar organigramas confusos es el gobierno federal de los EE. UU. El organigrama de la División de Ciencias de la Computación y Matemáticas del Laboratorio Nacional de Oak Ridge no transmite rápidamente una comprensión de la estructura de la Organización. Parece sugerir que once funciones dependen directamente del Director.
Si bien el alcance del control (el número de subordinados directos que un gerente puede supervisar de manera efectiva) varía considerablemente, nos cuesta creer que esta sea una organización que funcione de manera óptima. Es probable que algunos de los líderes de las funciones sean «más iguales». Si tuviéramos que trazar el flujo de comunicaciones dentro de esta organización y la cantidad de tiempo que cada subordinado pasó con el director, algunos de los subordinados directos probablemente tendrían que reclasificarse como subordinados de otras funciones.
Organigramas como herramienta de gestión
Los organigramas suelen ser un dispositivo reactivo, en lugar de proactivo. Hemos creado una organización o permitido que una evolucione, y ha crecido. Ya no está claro para las personas dentro de la organización, o para las personas con las que interactúan, quién es responsable de qué. Así que dibujamos un montón de recuadros y líneas para mostrar a todos quién hace qué. Luego agregamos líneas discontinuas y dispositivos artificiales similares para mostrar que lo que dibujamos primero no siempre es así.
Sin embargo, una mejor opción es crear un organigrama que refleje dónde desea que vaya la organización, en lugar de simplemente reflejar cómo es ahora. Si desea una organización plana y horizontal, dibuje el organigrama de esa manera. Muestre que seis u ocho (o incluso once, como vimos anteriormente) gerentes reportan al vicepresidente . Muestre que los diez programadores reportan directamente al Gerente de Proyecto .
Si su organización se basa en círculos de calidad o equipos de producción para cumplir su misión, debe mostrarlo en su organigrama. No se sienta obligado a ceñirse a agrupaciones horizontales y líneas verticales. Si sus empleados comprenderán más claramente sus roles al hacerlo, puede usar círculos, triángulos invertidos o cualquier otra cosa que necesite.
Hay muchos productos de software en el mercado que le ayudarán a mostrar cómo desea que funcione su organización. OrgPlus es un ejemplo de los tipos de herramientas que se pueden utilizar para aclarar muchos aspectos del negocio, incluidos los organigramas.
La forma en que debe hacerse
El siguiente ejemplo es una representación de un organigrama, que me impresionó mucho. Fue lanzado para marcar el comienzo de una nueva era para una empresa que requería acciones nuevas y creativas de todos sus empleados.
Muestra claramente la estructura plana y horizontal destinada a fomentar la comunicación y la innovación. Muestra claramente el equipo formado por los dos oficiales superiores, indicativo de lo que se espera que hagan los empleados. Sin embargo, conserva las líneas inequívocas de la responsabilidad final. El presidente claramente lidera la empresa, pero todos los demás saben que deben hacer su parte para tener éxito.
La forma en que debería ser un organigrama
Todavía es demasiado pronto para saber si este organigrama tendrá el efecto deseado. Ha estado en su lugar solo un par de semanas. Sin embargo, los funcionarios de la empresa lo han utilizado claramente como una herramienta de gestión eficaz para ayudar a impulsar a su organización hacia sus nuevos objetivos.
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