Una junta de proyecto puede tener muchos otros nombres, como grupo directivo o comité directivo. Si es un director de proyecto , encontrará que puede proporcionar el apoyo de gestión para hacer el trabajo.
Quién está en el tablero
La junta del proyecto está presidida por el patrocinador del proyecto y, por lo general, incluye a otras partes interesadas de alto nivel, así como al gerente del proyecto. Estas son las personas clave que tienen la capacidad de hacer cosas en el proyecto. Su trabajo es supervisar el proyecto y mantenerlo avanzando en la dirección correcta.
Los tableros de proyectos se configuran al comienzo del ciclo de vida del proyecto y funcionan hasta que se completa. Tiene cuatro roles clave.
Gobernanza de la junta del proyecto
La junta del proyecto tiene la responsabilidad de supervisar el trabajo que está llevando a cabo el equipo del proyecto. Garantiza que se cumplan las políticas a nivel corporativo y de programa.
Los miembros de la junta son responsables de la ejecución exitosa del proyecto. Este rol de gobierno asegura que el equipo del proyecto esté actuando de manera ética y aceptable para la empresa.
Dirección del tablero
A menudo hay que tomar decisiones sobre un proyecto que quedan fuera del ámbito de competencia del director del proyecto. Esa decisión debe discutirse con varias partes interesadas. El problema irá a la junta del proyecto.
El papel de la junta en general aquí es mantener el proyecto en curso proporcionando la dirección adecuada para el equipo. Contribuyen a establecer la visión al inicio del proyecto y mantienen el proyecto encaminado durante todo el proceso.
El director del proyecto es la persona clave que proporciona la información necesaria. El resto de la junta está ahí para brindar ayuda y apoyo.
Toma de decisiones
La junta del proyecto es principalmente un órgano de toma de decisiones. Su función es hacer que el proyecto siga avanzando resolviendo problemas que pueden bloquear su progreso y ayudando al director del proyecto a ver una ruta clara hacia una finalización exitosa.
A lo largo de un proyecto, el director del proyecto puede presentar recomendaciones a la junta. Esto podría incluir pedirle que aborde:
- Riesgos y desafíos potenciales
- Problemas de recursos, como no tener disponibles los miembros adecuados del equipo
- Programar retrasos
- Exceso de presupuesto
La junta puede aceptar la recomendación del director del proyecto. O puede presentar otras sugerencias para seguir adelante. El valor de la junta es que sus miembros colectivamente tienen un panorama general.
Aprobación de gastos
La junta del proyecto aprueba el presupuesto general. Por lo general, no exige ver todas las facturas, pero monitorea el gasto continuo para asegurarse de que se mantenga en el camino correcto.
El director del proyecto acude a la junta cuando parece que es el momento de echar mano de los fondos de contingencia o las reservas de gestión. La junta puede autorizar gastos excesivos y acceder a fondos adicionales cuando se pueda justificar.
En general, la junta del proyecto proporciona una función de gobierno y dirección esencial para el equipo del proyecto. Su dirección y consejos ayudan al gerente de proyecto a mantener el proyecto en la dirección correcta, y está perfectamente ubicado para intervenir y ayudar si algo comienza a salir mal.
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