¿Qué hace un planificador de eventos?

Un planificador de eventos estructura un evento, coordina todas las partes móviles y se asegura de que todos se diviertan. También llamados planificadores de convenciones y reuniones, hacen todo lo necesario para asegurarse de que estos eventos se desarrollen sin problemas, incluida la elección de ubicaciones, la contratación de servicios de catering, el entretenimiento y otros proveedores. También pueden organizar el alojamiento y el transporte de los asistentes.

Las organizaciones, las empresas y las personas a menudo confían en los servicios de los planificadores de eventos para coordinar convenciones, reuniones de negocios, ferias comerciales y fiestas privadas. Aquellos cuya área de especialización es la planificación de bodas se denominan consultores de novias o planificadores de bodas .

Deberes y responsabilidades del organizador de eventos

Este trabajo requiere que los candidatos puedan realizar tareas que pueden incluir, entre otras, las siguientes:

Reúnase con las partes interesadas del evento para comprender el propósito y los objetivos del evento.
Describe el alcance del evento, incluida la hora, la fecha, la ubicación y el presupuesto.
Explorar e inspeccionar los lugares de eventos
Trabaje con los proveedores para obtener ofertas y determinar los mejores ajustes para el presupuesto y los objetivos del evento.
Negociar y gestionar contratos de proveedores.
Coordinar la logística y los servicios del evento, incluida la tecnología y el equipo necesarios para realizar el evento, alimentos, bebidas, transporte, alojamiento y más.
Administre el presupuesto y asegúrese de que el evento se mantenga dentro de las pautas; asegurarse de que se les pague a los proveedores

Los planificadores de eventos planifican y coordinan cada detalle de un evento para sus empleadores o clientes. Lo que eso incluye, exactamente, puede depender del tamaño y tipo de evento. Algunos planificadores de eventos pueden especializarse en ciertos tipos de eventos, como reuniones, convenciones y ferias comerciales, festivales, fiestas o bodas.

Salario del planificador de eventos

El salario de un planificador de eventos puede variar según una serie de factores, incluida la ubicación, la experiencia y si trabaja de forma independiente o para una empresa.

Salario medio anual: 49.370 dólares
Salario anual del 10% superior: más de $ 84,900
Salario anual inferior del 10%: menos de $ 27,560

Fuente: Oficina de Estadísticas Laborales de EE . UU. , 2018

Requisitos de educación y calificaciones

Los requisitos de educación y capacitación varían para los planificadores de eventos según el área de especialización, que puede incluir bodas y otros eventos personales, así como reuniones de negocios, convenciones y conferencias. Aunque es posible que pueda obtener un trabajo de planificación de eventos de nivel de entrada sin educación formal, podría limitar sus posibilidades de crecimiento profesional.

Educación: muchos planificadores de eventos obtienen al menos una licenciatura en administración hotelera o una especialización relacionada. Algunas personas que trabajan en este campo tienen títulos en relaciones públicas , marketing , comunicación y negocios .

Certificaciones: hay algunas certificaciones voluntarias diferentes que los organizadores de eventos pueden obtener para ayudar a mejorar sus habilidades y credibilidad. Uno común es el programa de credenciales Certified Meeting Professional (CMP) a través del Events Industry Council. Existen otras certificaciones opcionales en diferentes especialidades, incluida la designación de Profesional Certificado en Reuniones Gubernamentales (CGMP) a través de la Sociedad de Profesionales de Reuniones Gubernamentales, y algunos niveles diferentes de certificación ofrecidos por la Asociación Estadounidense de Organizadores de Bodas Certificados AACWP.

Experiencia: algunos planificadores de eventos adquieren experiencia a través de una pasantía o comienzan trabajando en puestos relacionados en la industria hotelera. También pueden adquirir experiencia desde el principio coordinando eventos universitarios y de voluntariado.

A medida que los organizadores de eventos adquieren experiencia, pueden tener la oportunidad de asumir más responsabilidades. Por ejemplo, eso podría significar pasar de ser un coordinador de conferencias a ser un coordinador de programas y luego a ser un administrador de reuniones. Con el tiempo, muchos organizadores de eventos también inician sus propios negocios.

Habilidades y competencias del organizador de eventos

Además de una comprensión de la gestión hotelera desde un aspecto comercial, aumentará sus posibilidades de éxito si tiene habilidades blandas bien desarrolladas, como las siguientes:

Habilidades de comunicación: las excelentes habilidades para escuchar , hablar y escribir facilitarán su capacidad para comunicarse con los proveedores, los asistentes al evento y el personal.
Atención al detalle: Tu habilidad para notar los detalles más minuciosos de un evento, desde el tipo de letra en las invitaciones hasta el tipo de ensalada que se servirá en la recepción, es esencial.
Coordinación: debe poder trabajar junto a otras personas y ajustar sus acciones a las de ellos.
Resolución de problemas : debe ser experto no solo en resolver problemas, sino también en mantener la compostura al hacerlo.
Habilidades interpersonales : la capacidad de establecer y mantener relaciones con los proveedores es esencial y le facilitará la vida a la hora de planificar eventos futuros.

Perspectiva laboral

Según la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., La perspectiva para los planificadores de eventos durante la próxima década en relación con otras ocupaciones e industrias está por encima del promedio de todas las ocupaciones, impulsada por una fuerte y continua demanda de eventos y reuniones organizados profesionalmente.

Se espera que el empleo crezca alrededor del 11 por ciento durante los próximos diez años, lo que es más rápido que el crecimiento promedio proyectado para todas las ocupaciones entre 2016 y 2026. Se proyecta que el crecimiento para otras ocupaciones similares, como especialistas en operaciones comerciales, será del 9 por ciento en los próximos diez años.

Los solicitantes pueden aumentar sus perspectivas laborales si tienen experiencia en hotelería y experiencia con medios de comunicación social y software para reuniones virtuales.

Los puestos de planificador de eventos a menudo fluctúan con la economía, y una recesión económica conduce a menos eventos y menos trabajos de planificación.

Ambiente de trabajo

Los planificadores de eventos pasan tiempo tanto dentro como fuera de sus oficinas. A menudo viajan regularmente a los sitios y lugares de eventos en el tiempo previo a los eventos y durante los eventos mismos. El trabajo puede ser rápido y exigente, ya que un planificador de eventos debe coordinar varios aspectos de un evento a la vez.

Horario de trabajo

Los trabajos de planificación de eventos suelen ser de tiempo completo y, a menudo, requieren horas adicionales en los días previos y durante los grandes eventos. El horario también puede incluir tardes y fines de semana.